Dokümanistan

Veri Doğrulama

Excel’de Mantıksal (Formüllerle) Veri Doğrulama’ya Giriş

yazar

Excel’de Gelişmiş Veri Doğrulama Teknikleri

Excel eğitimlerimizin bu bölümünde, temel veri doğrulama özelliklerinden farklı olarak, gelişmiş ve kişiselleştirilmiş veri doğrulama tekniklerini ele alacağız. Bu yazıda, sadece Excel’in hazır seçenekleri dışına çıkarak Custom (Özel) formüllerle nasıl veri doğrulama yapılacağını anlatacağım.

Veri Doğrulama Nedir ve Neden Önemlidir?

Veri doğrulama, Excel’de kullanıcıların belirli kriterlere uyan veri girmesini zorunlu kılan bir özelliktir. Bu sayede yanlış veya hatalı veri girişlerinin önüne geçilir ve veri bütünlüğü sağlanır.

Excel’in standart veri doğrulama seçenekleri arasında “Whole Number” (Tam sayı), “List” (Liste), “Date” (Tarih), “Time” (Zaman) gibi hazır tipler bulunur. Ancak bu yazımızda, standartlara bağlı kalmayıp Custom (Özel) seçenekler üzerinden veri doğrulamanın nasıl yapılacağını göreceğiz.

Custom Veri Doğrulama Nedir?

Custom veri doğrulama, Excel formülleri kullanılarak kendimize özel kurallar oluşturduğumuz bir yöntemdir. Yani bir hücreye girilecek veriyi, kendiniz yazdığınız mantığa göre sınırlandırabilirsiniz.

Bu bölümde üç önemli örnek üzerinde ilerleyeceğiz:

  1. Mükerrer Kayıt Girişini Engelleme

  2. Tarih Alanına Sadece Gün/Ay/Yıl Formatında Değer Girişi

  3. Soyadı Hücresine Sadece BÜYÜK HARF İle Veri Girişi

1. Mükerrer Kayıt Girişini Engelleyen Formül

Excel listelerinizde, aynı verinin birden fazla kez girilmesini istemeyebilirsiniz. Bunun için custom veri doğrulama kısmına belirli bir formül yazılabilir.

Öncelikle, listedeki verileri kontrol eden ve yeni girilen değerin listede tekrar bulunup bulunmadığını hesaplayan bir formül hazırlanır. Bu formülü Veri Doğrulama > Custom alanına ekledikten sonra, tekrar eden girişlerde kullanıcı uyarılır.

2. Tarih Alanına Sadece Tarih Formatında Giriş Sağlama

Tarih sütunlarına sadece geçerli bir tarih formatında veri girilmesini sağlamak için gelişmiş bir custom formül kullanılır. Böylece, metinsel ya da sayısal farklı formatlarda veri girişlerinin önüne geçilir.

Bunun için, kullanıcıların sadece “gün/ay/yıl” formatında tarih girmeleri sağlanır ve aksi durumlarda hata mesajı gösterilir.

3. Sadece Büyük Harf Veri Girişi için Doğrulama

Bazı durumlarda, özellikle soyadı gibi kritik metin alanlarında kullanıcıların küçük harf girmesini engellemek gerekebilir. Bunu sağlamak için custom formüller ile sadece büyük harflerin kabul edilmesi sağlanır.

Aksi halde, sayısal veya küçük harf gibi hatalı girişler engellenerek, verilerin standart formatta alınması garantilenir.

Sonuç ve Ek İpuçları

  • Custom veri doğrulama formülleri, standart seçeneklerin ötesinde size esneklik sağlar.

  • Gelişmiş Excel kullanımı için özellikle veri bütünlüğünü sağlamak adına bu tekniklerden faydalanmak önemlidir.

  • Pratik örnekler üzerinde çalışarak, liste tekrarını engelleme, tarih doğrulama ve metin biçimlendirme gibi ihtiyaçlara kolayca çözüm bulabilirsiniz.

Excel’de veri doğrulama ile ilgili daha gelişmiş ve özel uygulamalar yapmak isterseniz, bu yöntemler başlangıç için oldukça faydalıdır.

Eğitimimize devam edeceğiz, başka Excel ipuçları için takipte kalın!

Veri Doğrulamada Tarih İşlemleri

yazar
Veri Doğrulama Tarih Fonksiyonu

Veri doğrulama serisinde tarih formülleri ile ilgili bir örnek vermek istiyorum. Excelde kullanıcılara istediğiniz tarih aralığında bir değer girmesini sağlayabilirsiniz. Yada geçmiş tarih girilmesi engelleyebilir. Bu işlem içinde veri doğrulama da =BUGÜN() fonksiyonundan yararlanacağız. Bu makale Veri doğrulama Tarih fonksiyonlarına bir örnek olacaktır. Sizde ihtiyacınıza göre örnekleri geliştirebilirsiniz.

Devamını oku

Başlangıç Değeri Veri Doğrulama ile Belirle

yazar

Excelde ürün kodu girerken Başlangıç Değeri ilk 3 karakteri istediğimiz kriterde olmasını ister misiniz. Bu örneğimizde hücreye girilen değer PR- şeklinde başlama şartını sağlayacağız. Eğer başlangıç PR- ile başlamazsa Veri Doğrulama hata verecek.

Devamını oku

Temel Veri Doğrulama İşlemleri

yazar
Temel Veri Doğrulama Yöntemleri

Bu makalemizde Temel Veri Doğrulama İşlemlerinden bahsedeceğiz. Veri Doğrulama Giriş makalesinin devamı niteliğindedir.

Veri Doğrulamada Metin İşlemleri

Metin Uzunluğunda Kontroller

Hücreye belirlediğiniz karakter sayısı kadar değer girilmesini istediğinizde Metin Uzunluğunu seçilir. Örneğin metin olarak 5 karakterden daha az değer girildiğinde hata versin istiyorsak Metin Uzunluğunu, Büyük ve Eşit seçerek 5 yazarız

Devamını oku

Temel Veri Doğrulamada Ortak Alanlar

yazar
Temel Verei Doğrulamada Ortak Alanlar

Daha önceki Veri Doğrulama Giriş makalemizde Veri Doğrulama nedir? Veri Doğrulamanın mantığından bahsetmiştik. Bu makalemizde bahsedeceğimiz kavramlarla Temel Veri Doğrulama kurallarını anlatmaya çalışacağım. Anlatacağım yer Ver Doğrulamada Ayarlar sekmesindeki İzin Verilen alan ve hemen altındaki Veri alanı olacaktır.

Devamını oku

Excel’de Hatalı Veri Girişine SON! (Sadece Büyük Harf ve Metin İzni) #u18

yazar

Excele veri girerken sadece Büyük Harf girmeye zorlayıp küçük harf girdiği zaman hata vermesini sağlayabiliriz.  Böylece küçük harf ve sayısal değer girildiğinde hata vermesini sağlayacağız. Bu işlem için Veri Doğrulama‘da VE, ÖZDEŞ, BÜYÜKHARF ve EMETİNSE Fonksiyonlarını kullanacağız.

Devamını oku

Excel’de Tarih Formatı Kontrolü Nasıl Yapılır? Basit Yöntem! #u17

yazar
Bu yazımda Excel’de tarih alanlarına sadece gün/ay/yıl formatında veri girişi yapılmasını sağlayan mantıksal veri doğrulama örneğini detaylı olarak inceleyeceğiz.

Problem: İşe Giriş Tarihinde Format Kontrolü

İşe giriş tarihi gibi kritik alanlarda sadece doğru tarih formatında (gün/ay/yıl) veri girişine izin vermek istiyoruz. Bu sayede:
  • Metinsel değer girişini engelleyeceğiz
  • Sadece ay/yıl girişini engelleyeceğiz
  • Tam tarih formatı dışındaki girişleri engelleyeceğiz

Excel’de Tarihlerin Sayısal Yapısı

Excel’de tarihler temelde sayısal değerlerdir. Önemli bir kural: 16.09.2024 tarihini yazdığınızda, bu hücreyi Home sekmesinden Clear Format dediğiniz anda tarih verisi sayısala dönüyor. Bu kuralı bilerek hareket edeceğiz.

İlk Kontrol: ISNUMBER Formülü

Başlangıçta basit bir kontrol yapalım: 
=ISNUMBER(I4)
Bu formül girilen değerin sayısal olup olmadığını kontrol eder. Ancak bu tek başına yeterli değil.

Tarih Format Kontrolü: CELL Formülü

Excel’de formatları kontrol etmek için CELL formülünü kullanabiliriz: 
=CELL("format",I4)

Format Kodları:

  • D1: Gün/Ay/Yıl formatı (16/8/24)
  • D2: Gün/Ay formatı (16/8)

Pratik Test:

  • 16/8/24 yazdığımızda: D1 formatı
  • 16/8 yazdığımızda: D2 formatı

Format Eşitlik Kontrolü

Sadece D1 formatında veri girişine izin vermek için: 
=CELL("format",I4)="D1"
Bu formül hücrenin D1 formatında olup olmadığını kontrol eder.

Tamamlanmış Mantıksal Formül

İki kontrolü birleştirerek final formülümüzü oluşturalım: 
=AND(CELL("format",I4)="D1",ISNUMBER(I4))

Formül Açıklaması:

  • CELL(“format”,I4)=”D1″: Hücrenin D1 formatında olup olmadığını kontrol eder
  • ISNUMBER(I4): Girilen değerin sayısal olup olmadığını kontrol eder
  • AND: İki koşulun da aynı anda sağlanmasını gerektirir

Uygulama Süreci

1. Formül Testi

Önce formülü test edelim:
  • 16/8/24 → TRUE döner (D1 formatı + sayısal)
  • 16/8 → FALSE döner (D2 formatı olduğu için)
  • Metin → FALSE döner (sayısal olmadığı için)

2. Veri Doğrulama Ayarları

  1. Kontrol edilecek hücre aralığını seçin (Ctrl+A ile tüm sütunu seçebilirsiniz)
  2. Data sekmesinden Data Validation‘a gidin
  3. Allow kısmından “Custom” seçin
  4. Formula kutusuna formülü yapıştırın
  5. Tamam’a basın

Test Senaryoları

Metinsel Değer Testi

Metinsel değer girmeye çalıştığımızda:
  • İki koşul da FALSE döner
  • Veri girişi engellenir

Sayısal Değer Testi (Eksik Format)

Sadece sayısal değer girdiğimizde:
  • ISNUMBER: TRUE
  • Format kontrolü: FALSE (D1 formatında değil)
  • Sonuç: Veri girişi engellenir

Kısmi Tarih Testi (16/8)

Sadece gün/ay girdiğimizde:
  • ISNUMBER: TRUE
  • Format: D2 (D1 değil)
  • Sonuç: FALSE, veri girişi engellenir

Doğru Format Testi (16/8/24)

Tam tarih formatı girdiğimizde:
  • ISNUMBER: TRUE
  • Format: D1
  • Sonuç: TRUE, veri girişine izin verilir

Farklı Tarih Format Girişleri

Formül şu girişlere izin verir:
  • 16/8/24
  • 22.09.2024
  • 15-10-2024
Çünkü Excel bu formatları otomatik olarak tanır ve D1 formatında saklar.

Mantıksal İşleyiş

Bu mantıksal veri doğrulamanın çalışma prensibi:
  1. TRUE + TRUE = TRUE: Veri girişine izin verilir
  2. TRUE + FALSE = FALSE: Veri girişi engellenir
  3. FALSE + TRUE = FALSE: Veri girişi engellenir
  4. FALSE + FALSE = FALSE: Veri girişi engellenir

Sonuç

Bu formülü kullanarak tarih alanlarınızda format tutarlılığını sağlayabilirsiniz: 
=AND(CELL("format",I4)="D1",ISNUMBER(I4))
Bu yaklaşım sayesinde:
  • Sadece tam tarih formatında giriş kabul edilir
  • Metinsel ve kısmi tarih girişleri engellenir
  • Veri kalitesi ve tutarlılığı sağlanır
Bu mantıksal veri doğrulama tekniği, özellikle tarih verilerinin kritik olduğu İK, muhasebe ve proje yönetimi uygulamalarında çok faydalıdır.
error: İçerik Kopyalamaya Karşı Korulamlıdır. !!