Dokümanistan Akademi

Veri Doğrulama

Excel’de Tarih Formatı Kontrolü: Doğru Veri Girişi İçin İpuçları

yazar

Excel’de tarih formatı ile çalışırken en sık karşılaşılan sorunlardan biri, kullanıcıların yanlış formatta veri girmesidir. Örneğin yalnızca gün ve ay yazılması, ya da sayısal bir değer girildiğinde Excel’in bunu otomatik olarak farklı bir formata dönüştürmesi gibi hatalar, raporlamalarda ciddi problemlere yol açabilir. Bu yazıda, Excel’de tarih formatı doğrulama yöntemlerini inceleyecek ve hangi formüller ile doğru veri girişini sağlayabileceğinizi göstereceğiz.

Tarih Formatı Neden Önemlidir?

Excel’de tarih ve zaman verileri aslında sayısal değerler olarak saklanır.
Örneğin, 16.09.2024 tarihini yazdığınızda Excel bunu otomatik olarak bir sayıya çevirir.
Eğer yalnızca gün-ay (16.09 gibi) girerseniz, Excel bunu farklı bir tarih biçimine dönüştürerek raporlarınızda hatalara sebep olabilir.

Bu nedenle, yalnızca gün/ay/yıl formatında giriş yapılmasını sağlamak veri doğruluğu için kritik önem taşır.

1. ISNUMBER Formülü ile Temel Kontrol

İlk kontrolümüzü ISNUMBER formülü ile yapabiliriz.

  • Hücreye girilen değerin sayısal olup olmadığını test eder.

  • Eğer sonuç FALSE dönerse, hücreye geçerli bir tarih girilmemiş demektir.

Bu basit yöntem, tarih formatı dışındaki girişleri hızlıca filtrelemenizi sağlar.

2. CELL Formülü ile Format Kontrolü

İkinci yöntem ise CELL formülünü kullanmaktır.

CELL(“format”, hücre_adresi) şeklinde yazıldığında, Excel size hücrenin formatını döndürür.
Örneğin:

  • G formatı → Tam gün/ay/yıl formatıdır.

  • D1, D2 gibi formatlar → Sadece gün/ay veya farklı kısaltılmış tarih formatlarını ifade eder.

Bu kontrol sayesinde, yalnızca istenen formatta tarih girişine izin verebilirsiniz.

3. Mantıksal Testler ile Doğru Formatı Zorunlu Kılmak

CELL formülünden elde edilen değeri, IF fonksiyonu veya diğer mantıksal testlerle birleştirerek yalnızca gg.aa.yyyy biçimindeki girişleri geçerli sayabilirsiniz.

Örneğin:

=IF(CELL("format";A1)="G";"Geçerli Tarih";"Yanlış Format")

Bu sayede kullanıcı yanlış tarih formatı girdiğinde uyarı mesajı alır.

Excel’de Tarih Doğrulaması ile Hataları Önleyin

Excel’de doğru veri girişini sağlamak için:

  • ISNUMBER ile sayısal kontrol yapın,

  • CELL ile formatı kontrol edin,

  • Mantıksal testlerle yalnızca doğru formatı kabul edin.

Bu yöntemler, raporlamalarda ve veri analizlerinde hataları en aza indirerek daha güvenilir sonuçlar elde etmenizi sağlar.

Sonuç

Excel’de tarih formatı kontrolü, özellikle büyük veri setleri üzerinde çalışırken oldukça kritik bir konudur. Yanlış tarih girişleri yalnızca tablolarınızı değil, bağlı grafik ve raporlarınızı da hatalı hale getirebilir.

Doğru formülleri kullanarak, kullanıcıların yalnızca gg.aa.yyyy formatında veri girmesini sağlayabilir ve veri bütünlüğünü koruyabilirsiniz.

Excel’de Mükerrer Kayıt Girişini Engelleme: Veri Doğrulamada COUNTIF Formülünün Kullanımı

yazar

Excel’de veri doğrulama ile listelerinizde aynı kaydın birden fazla kez girilmesini engellemek kolaydır. Bu yazıda, özellikle mükerrer kayıtların önüne geçmek için COUNTIF formulünün nasıl kullanıldığını örneklerle açıklayacağız.

Veri Doğrulamada COUNTIF Formülü Nedir?

COUNTIF fonksiyonu, belirli bir aralıktaki hücreler arasında, aranan değerin kaç kere geçtiğini sayar. Örneğin, B sütununda “10” sayısı iki kez var ise, COUNTIF bu değer için “2” sonucunu döndürür.

Bu fonksiyon, veri doğrulamanın içinde kullanılarak, eğer bir değer listede birden fazla görünüyorsa bunu tespit eder ve kullanıcıyı uyarır.

Mükerrer Kayıtları Engellemek İçin COUNTIF Kullanımı

Örnek senaryoda, B sütunundaki girişlerde tekrar eden kayıtların girilmesini istemiyoruz.

Adım Adım Formül Açıklaması:

  1. COUNTIF(B:B,B4) Formülü

    • B sütununun tamamını arar ve B4 hücresindeki değerin kaç kere olduğunu sayar.

  2. Mantıksal Kıyaslama ile Kontrol

    • Excel’e, eğer COUNTIF sonucu 1’i aşarsa (yani değer birden fazla varsa) veri girişine izin vermemesi için “TRUE” / “FALSE” mantığı kurarız.

  3. Veri Doğrulama Alanında Kullanımı

    • Bu formülü veri doğrulama > Custom alanına yapıştırarak aktif ederiz. Böylece kullanıcı, aynı değeri ikinci kez yazmak istediğinde hata mesajı alır.

Formülün Çalışma Prensibi ve Dinamikliği

Formülde:

text
=COUNTIF(B:B,B4)=1

  • “B:B” sütunu, tüm sütunu ifade eder.

  • “B4” ise aktif hücreyi gösterir.

  • Formül, her satır için kendi hücresiyle dinamik olarak çalışır, çünkü B4 hücresine sabitleme ($) uygulanmaz.

  • Böylece B5 hücresinde formül otomatik olarak COUNTIF(B:B,B5)=1 olur.

Bu yöntem sayesinde, her satırdaki veri aynı sütundaki diğer kayıtlarla dinamik olarak karşılaştırılır.

Uygulama ve Örnek Test

  • B4 hücresine “10” yazdığınızda, COUNTIF değeri “1” olur ve veri girişi kabul edilir.

  • Başka bir hücreye tekrar “10” yazarsanız, COUNTIF sonucu “2” olur ve veri doğrulama aktif edilerek hata mesajı verir.

  • “11”, “12” gibi farklı sayıları yazarak girişlerin sorunsuz yapılabildiği görülür.

Özet

  • COUNTIF fonksiyonu, veri doğrulamada mükerrer girişlerin önüne geçmek için güçlü bir araçtır.

  • Formülü veri doğrulama > Custom alanına yazarak, aynı kaydın tekrar yazılmasını engelleyebilirsiniz.

  • Formülde hücre adresinin sabit olmaması, formülün tüm satırlarda dinamik çalışmasını sağlar.

  • Veri doğrulama ile giriş hatalarını minimize ederek Excel listelerinizin verimliliğini artırabilirsiniz.

Excel’de Mantıksal (Formüllerle) Veri Doğrulama’ya Giriş

yazar

Excel’de Gelişmiş Veri Doğrulama Teknikleri

Excel eğitimlerimizin bu bölümünde, temel veri doğrulama özelliklerinden farklı olarak, gelişmiş ve kişiselleştirilmiş veri doğrulama tekniklerini ele alacağız. Bu yazıda, sadece Excel’in hazır seçenekleri dışına çıkarak Custom (Özel) formüllerle nasıl veri doğrulama yapılacağını anlatacağım.

Veri Doğrulama Nedir ve Neden Önemlidir?

Veri doğrulama, Excel’de kullanıcıların belirli kriterlere uyan veri girmesini zorunlu kılan bir özelliktir. Bu sayede yanlış veya hatalı veri girişlerinin önüne geçilir ve veri bütünlüğü sağlanır.

Excel’in standart veri doğrulama seçenekleri arasında “Whole Number” (Tam sayı), “List” (Liste), “Date” (Tarih), “Time” (Zaman) gibi hazır tipler bulunur. Ancak bu yazımızda, standartlara bağlı kalmayıp Custom (Özel) seçenekler üzerinden veri doğrulamanın nasıl yapılacağını göreceğiz.

Custom Veri Doğrulama Nedir?

Custom veri doğrulama, Excel formülleri kullanılarak kendimize özel kurallar oluşturduğumuz bir yöntemdir. Yani bir hücreye girilecek veriyi, kendiniz yazdığınız mantığa göre sınırlandırabilirsiniz.

Bu bölümde üç önemli örnek üzerinde ilerleyeceğiz:

  1. Mükerrer Kayıt Girişini Engelleme

  2. Tarih Alanına Sadece Gün/Ay/Yıl Formatında Değer Girişi

  3. Soyadı Hücresine Sadece BÜYÜK HARF İle Veri Girişi

1. Mükerrer Kayıt Girişini Engelleyen Formül

Excel listelerinizde, aynı verinin birden fazla kez girilmesini istemeyebilirsiniz. Bunun için custom veri doğrulama kısmına belirli bir formül yazılabilir.

Öncelikle, listedeki verileri kontrol eden ve yeni girilen değerin listede tekrar bulunup bulunmadığını hesaplayan bir formül hazırlanır. Bu formülü Veri Doğrulama > Custom alanına ekledikten sonra, tekrar eden girişlerde kullanıcı uyarılır.

2. Tarih Alanına Sadece Tarih Formatında Giriş Sağlama

Tarih sütunlarına sadece geçerli bir tarih formatında veri girilmesini sağlamak için gelişmiş bir custom formül kullanılır. Böylece, metinsel ya da sayısal farklı formatlarda veri girişlerinin önüne geçilir.

Bunun için, kullanıcıların sadece “gün/ay/yıl” formatında tarih girmeleri sağlanır ve aksi durumlarda hata mesajı gösterilir.

3. Sadece Büyük Harf Veri Girişi için Doğrulama

Bazı durumlarda, özellikle soyadı gibi kritik metin alanlarında kullanıcıların küçük harf girmesini engellemek gerekebilir. Bunu sağlamak için custom formüller ile sadece büyük harflerin kabul edilmesi sağlanır.

Aksi halde, sayısal veya küçük harf gibi hatalı girişler engellenerek, verilerin standart formatta alınması garantilenir.

Sonuç ve Ek İpuçları

  • Custom veri doğrulama formülleri, standart seçeneklerin ötesinde size esneklik sağlar.

  • Gelişmiş Excel kullanımı için özellikle veri bütünlüğünü sağlamak adına bu tekniklerden faydalanmak önemlidir.

  • Pratik örnekler üzerinde çalışarak, liste tekrarını engelleme, tarih doğrulama ve metin biçimlendirme gibi ihtiyaçlara kolayca çözüm bulabilirsiniz.

Excel’de veri doğrulama ile ilgili daha gelişmiş ve özel uygulamalar yapmak isterseniz, bu yöntemler başlangıç için oldukça faydalıdır.

Eğitimimize devam edeceğiz, başka Excel ipuçları için takipte kalın!

Excel’de Tarih Formatı Kontrolü Nasıl Yapılır? Basit Yöntem! #u17

yazar

Bu yazımda Excel’de tarih alanlarına sadece gün/ay/yıl formatında veri girişi yapılmasını sağlayan mantıksal veri doğrulama örneğini detaylı olarak inceleyeceğiz.

Problem: İşe Giriş Tarihinde Format Kontrolü

İşe giriş tarihi gibi kritik alanlarda sadece doğru tarih formatında (gün/ay/yıl) veri girişine izin vermek istiyoruz. Bu sayede:

  • Metinsel değer girişini engelleyeceğiz
  • Sadece ay/yıl girişini engelleyeceğiz
  • Tam tarih formatı dışındaki girişleri engelleyeceğiz

Excel’de Tarihlerin Sayısal Yapısı

Excel’de tarihler temelde sayısal değerlerdir. Önemli bir kural:

16.09.2024 tarihini yazdığınızda, bu hücreyi Home sekmesinden Clear Format dediğiniz anda tarih verisi sayısala dönüyor. Bu kuralı bilerek hareket edeceğiz.

İlk Kontrol: ISNUMBER Formülü

Başlangıçta basit bir kontrol yapalım:

=ISNUMBER(I4)

Bu formül girilen değerin sayısal olup olmadığını kontrol eder. Ancak bu tek başına yeterli değil.

Tarih Format Kontrolü: CELL Formülü

Excel’de formatları kontrol etmek için CELL formülünü kullanabiliriz:

=CELL("format",I4)

Format Kodları:

  • D1: Gün/Ay/Yıl formatı (16/8/24)
  • D2: Gün/Ay formatı (16/8)

Pratik Test:

  • 16/8/24 yazdığımızda: D1 formatı
  • 16/8 yazdığımızda: D2 formatı

Format Eşitlik Kontrolü

Sadece D1 formatında veri girişine izin vermek için:

=CELL("format",I4)="D1"

Bu formül hücrenin D1 formatında olup olmadığını kontrol eder.

Tamamlanmış Mantıksal Formül

İki kontrolü birleştirerek final formülümüzü oluşturalım:

=AND(CELL("format",I4)="D1",ISNUMBER(I4))

Formül Açıklaması:

  • CELL(“format”,I4)=”D1″: Hücrenin D1 formatında olup olmadığını kontrol eder
  • ISNUMBER(I4): Girilen değerin sayısal olup olmadığını kontrol eder
  • AND: İki koşulun da aynı anda sağlanmasını gerektirir

Uygulama Süreci

1. Formül Testi

Önce formülü test edelim:

  • 16/8/24 → TRUE döner (D1 formatı + sayısal)
  • 16/8 → FALSE döner (D2 formatı olduğu için)
  • Metin → FALSE döner (sayısal olmadığı için)

2. Veri Doğrulama Ayarları

  1. Kontrol edilecek hücre aralığını seçin (Ctrl+A ile tüm sütunu seçebilirsiniz)
  2. Data sekmesinden Data Validation‘a gidin
  3. Allow kısmından “Custom” seçin
  4. Formula kutusuna formülü yapıştırın
  5. Tamam’a basın

Test Senaryoları

Metinsel Değer Testi

Metinsel değer girmeye çalıştığımızda:

  • İki koşul da FALSE döner
  • Veri girişi engellenir

Sayısal Değer Testi (Eksik Format)

Sadece sayısal değer girdiğimizde:

  • ISNUMBER: TRUE
  • Format kontrolü: FALSE (D1 formatında değil)
  • Sonuç: Veri girişi engellenir

Kısmi Tarih Testi (16/8)

Sadece gün/ay girdiğimizde:

  • ISNUMBER: TRUE
  • Format: D2 (D1 değil)
  • Sonuç: FALSE, veri girişi engellenir

Doğru Format Testi (16/8/24)

Tam tarih formatı girdiğimizde:

  • ISNUMBER: TRUE
  • Format: D1
  • Sonuç: TRUE, veri girişine izin verilir

Farklı Tarih Format Girişleri

Formül şu girişlere izin verir:

  • 16/8/24
  • 22.09.2024
  • 15-10-2024

Çünkü Excel bu formatları otomatik olarak tanır ve D1 formatında saklar.

Mantıksal İşleyiş

Bu mantıksal veri doğrulamanın çalışma prensibi:

  1. TRUE + TRUE = TRUE: Veri girişine izin verilir
  2. TRUE + FALSE = FALSE: Veri girişi engellenir
  3. FALSE + TRUE = FALSE: Veri girişi engellenir
  4. FALSE + FALSE = FALSE: Veri girişi engellenir

Sonuç

Bu formülü kullanarak tarih alanlarınızda format tutarlılığını sağlayabilirsiniz:

=AND(CELL("format",I4)="D1",ISNUMBER(I4))

Bu yaklaşım sayesinde:

  • Sadece tam tarih formatında giriş kabul edilir
  • Metinsel ve kısmi tarih girişleri engellenir
  • Veri kalitesi ve tutarlılığı sağlanır

Bu mantıksal veri doğrulama tekniği, özellikle tarih verilerinin kritik olduğu İK, muhasebe ve proje yönetimi uygulamalarında çok faydalıdır.

Veri Doğrulama ile Mükerrer Kayıt Girişini Engelleme #u16

yazar

Excel’de Gelişmiş Veri Doğrulama: Mantıksal Formüllerle 3 Pratik Örnek

Merhaba! Bu yazımda Excel’de veri doğrulama konusunu ele alacağız. Ancak basit veri doğrulamalarla değil, daha gelişmiş mantıksal formüllerle yapılan veri doğrulama örnekleriyle ilgileneceğiz.

Basit Veri Doğrulamalar Nelerdir?

Excel’de Data sekmesinden Data Validation’a gittiğinizde şu seçenekleri görürsünüz:

  • Whole Number (Tam Sayı)
  • List (Liste)
  • Date (Tarih)
  • Time (Zaman)

Bu basit doğrulama türleri çoğu durumda yeterli olabilir, ancak daha karmaşık ihtiyaçlar için Custom seçeneğini kullanmamız gerekir.

Mantıksal Veri Doğrulama Nedir?

Custom kısmında Excel’deki formülleri kullanarak kişiselleştirilmiş veri doğrulama kuralları oluşturabiliriz. Bu mantıksal yaklaşım sayesinde çok daha esnek ve güçlü doğrulama sistemleri kurabilirsiniz.

Örnek 1: Mükerrer Kayıt Girişini Engelleme

İlk örneğimizde listemizde mükerrer kayıt girişini engelleyen bir formül yazacağız.

Formül:

=COUNTIF($A$2:$A$1000,A2)<=1

Formül Açıklaması:

  • COUNTIF fonksiyonu: Belirtilen aralıkta kritere uyan hücreleri sayar
  • $A$2:$A$1000: Kontrol edilecek tüm veri aralığı (mutlak referans)
  • A2: Mevcut hücreyi temsil eder
  • <=1: Bu değer sadece 1 kez veya hiç bulunmamalı

Nasıl Çalışır?

Bu formül, girilen değerin listede kaç kez geçtiğini sayar. Eğer 1’den fazla ise (yani mükerrer ise) FALSE döner ve veri girişi engellenir.

Örnek 2: Tarih Alanına Format Kontrolü

İkinci örneğimizde tarih alanına sadece gün/ay/yıl formatında değer girişi sağlayacağız.

Formül:

=AND(ISNUMBER(A2),A2=INT(A2),A2>0)

Formül Detayları:

  • ISNUMBER(A2): Girilen değerin sayısal olup olmadığını kontrol eder
  • A2=INT(A2): Girilen değerin tam sayı olup olmadığını kontrol eder (tarihler Excel’de tam sayı olarak saklanır)
  • A2>0: Pozitif değer olmasını sağlar
  • AND: Tüm koşulların aynı anda sağlanmasını gerektirir

Kontrol Kriterleri:

  • Sadece tarih formatında giriş kabul edilecek
  • Sayısal değer girişine izin verilmeyecek
  • Metinsel değer girişine izin verilmeyecek

Bu sayede tarih alanlarınızda format tutarlılığını sağlamış olacaksınız.

Örnek 3: Büyük Harf Zorunluluğu

Üçüncü ve son örneğimizde ad-soyad kısmına sadece büyük harf veri girişini sağlayacağız.

Formül:

=AND(ISTEXT(A2),EXACT(A2,UPPER(A2)),LEN(A2)>0)

Formül Bileşenleri:

  • ISTEXT(A2): Girilen değerin metin olup olmadığını kontrol eder
  • EXACT(A2,UPPER(A2)): Girilen metnin büyük harfe çevrilmiş hali ile birebir aynı olup olmadığını kontrol eder
  • UPPER(A2): Metni büyük harfe çevirir
  • LEN(A2)>0: Boş giriş yapılmasını engeller
  • AND: Tüm koşulları birleştirir

Engellenecek Durumlar:

  • Küçük harfli metinsel değer girişi engellenecek
  • Sayısal değer girişi engellenecek
  • Boş alan bırakılması engellenecek
  • Sadece büyük harf kombinasyonları kabul edilecek

Uygulama Süreci

Her üç örnek için de şu adımları takip edebilirsiniz:

1. Formül Hazırlığı

Önce formülü ekran üzerinde hazırlayın ve test edin.

2. Veri Doğrulama Ayarları

  • Data sekmesinden Data Validation’a gidin
  • Allow kısmından “Custom” seçeneğini seçin
  • Hazırladığınız formülü Formula alanına yapıştırın

3. Test Süreci

Çalışıp çalışmadığını farklı senaryolarla kontrol edin.

4. Hata Mesajları

Error Alert sekmesinden kullanıcılara gösterilecek uyarı mesajlarını özelleştirin.

Formüllerin Mantığı

Bu mantıksal veri doğrulama yaklaşımının temelinde TRUE/FALSE mantığı yatar:

  • Formül TRUE döndürürse: Veri girişine izin verilir
  • Formül FALSE döndürürse: Veri girişi engellenir ve hata mesajı gösterilir

Sonuç

Mantıksal veri doğrulama kullanarak Excel’de çok daha güçlü ve esnek doğrulama sistemleri kurabilirsiniz. Bu üç pratik örnek ve formülleri, günlük Excel kullanımınızda karşılaşabileceğiniz yaygın ihtiyaçları karşılamaktadır.

Bu teknikleri ve formülleri projelerinizde kullanarak veri kalitesini artırabilir ve hatalı veri girişlerini önleyebilirsiniz.

Excelde Büyük Harf Girmeye Zorla

yazar
Excelde Büyük Harf Girmeye Zorla

Excele veri girerken sadece Büyük Harf girmeye zorlayıp küçük harf girdiği zaman hata vermesini sağlayabiliriz.  Böylece küçük harf ve sayısal değer girildiğinde hata vermesini sağlayacağız. Bu işlem için Veri Doğrulama‘da VE, ÖZDEŞ, BÜYÜKHARF ve EMETİNSE Fonksiyonlarını kullanacağız.

Devamını oku

Başlangıç Değeri Veri Doğrulama ile Belirle

yazar

Excelde ürün kodu girerken Başlangıç Değeri ilk 3 karakteri istediğimiz kriterde olmasını ister misiniz. Bu örneğimizde hücreye girilen değer PR- şeklinde başlama şartını sağlayacağız. Eğer başlangıç PR- ile başlamazsa Veri Doğrulama hata verecek.

Devamını oku

Veri Doğrulamada Tarih İşlemleri

yazar
Veri Doğrulama Tarih Fonksiyonu

Veri doğrulama serisinde tarih formülleri ile ilgili bir örnek vermek istiyorum. Excelde kullanıcılara istediğiniz tarih aralığında bir değer girmesini sağlayabilirsiniz. Yada geçmiş tarih girilmesi engelleyebilir. Bu işlem içinde veri doğrulama da =BUGÜN() fonksiyonundan yararlanacağız. Bu makale Veri doğrulama Tarih fonksiyonlarına bir örnek olacaktır. Sizde ihtiyacınıza göre örnekleri geliştirebilirsiniz.

Devamını oku

error: İçerik Kopyalamaya Karşı Korulamlıdır. !!