Mustafa ÇETİN

Microsoft Access programında formül yazdığımızda eğer Office programı Türkçe ise TOPLA, SAY gibi fonksiyonları Türkçe olarak kullanırız. Ancak eski Office sürümlerde Office Türkçe olmasına rağmen İfade oluşturucusunda hazır formülleri Türkçe olarak seçmenize rağmen Sorguyu çalıştırdığımızda formül hatası veriyor. Access uygulamasında eski sürümlerde bir eksiklik yapılmış. Ekranda Türkçe seçmemize rağmen öyle bir fonksiyon yok diye hata veriyor. Bu makalemizde bu sorunu nasıl çözeceğimizi anlatmaya çalışacağım.

Office 365 veya Office 2019’da bu sorun çözüldü. Ancak eski sürümlerde bu sorun devam ediyor.

Access sorguda Toplama işlemi yapmak isterseniz Türkçe güncellemelerden kaynaklı “İfadede, tanımlanmamış ‘Topla’ İşlevi” Hatası vermektedir. Bu da Toplam alanında Türkçe yazmamıza rağmen ingilizce SUM değerini yazmanız gerekmektedir. Aksi takdirde Türk Topla işlevi yazarsanız böyle bir fonksiyon olmadığı için hata alırsınız.

Örneğin Grupla kısmını Topla olarak değiştirip çalıştırdığımda “İfadede, tanımlanmamış, ‘Topla’ İşlevi.” Hatası veriyor.

Access kendi hazırladığı seçeneklere kendi hata veriyor. Buradaki sorun Türkçe çevirmede bu özellikler unutulmuş sanırım.

Bu durumun çözümü için Topla’ya karşılık gelen SUM ifadesini kullanacağız. Bunun için Sorgu ekranında boş bir alanda sağ tuş SQL Görünümünde açıyoruz.

Bu kısım sorgumuzun aşağıdaki SQL halini göstermektedir.

SELECT Topla(URUN_LISTESI.Fiyat) AS ToplaFiyat FROM URUN_LISTESI;

Bu kod kısmında aşağıdaki gibi SELECT sonrasındaki Topla alanını silip yerine SUM yazıyoruz.

SELECT SUM(URUN_LISTESI.Fiyat) AS ToplaFiyat FROM URUN_LISTESI;

Sorguyu tekrar çalıştırdığımızda Fiyat alanının toplam alanı geldiğini göreceksiniz.

Diğer Türkçeye Çevrilmemiş Hataları da aşağıdaki şekilde Türkçe yerine İngilizcesi ile değiştirdiğinizde hata düzelecektir.

TÜRKÇE İFADELER	YERİNE DEĞİŞTİRİLECEK İFADE
Grupla	Hata Yok
Topla	SUM
Ortalama	AVG
Min	Hata Yok
En Çok	MAX
Say	COUNT
StDev	Hata Yok
Var	Hata Yok
İlk	FIRST
Son	LAST
İfade	Hata Yok
Koşul	Hata Yok

Konumuza geri dönecek olursak bir önceki örnekte fiyat alanının Ortalama değerini almıştık.

Ürün listesindeki Bölge alanında İller yer alıyor.

Sorumu şu şekilde genişletsek; Bölgelere göre fiyat ortalaması istersek, tek yapmamız gereken sorgu tasarımına gelerek aynı örneğe Bölge alanını da ilave etmek.

Not: Ortalama hatasından dolayı artık AVG kullanıyoruz.

 

HATADAN DOLAYI DÜZELTİLEN SORGU	HATA VERECEK AMA OLMASI GEREKEN SORGU

 

Bölge alanını ilave ettiğimizde Bölge Toplam Grupla ile Fiyat alanı sayısal alanda hesaplama yapacağından ortalama fonksiyonunu vermiş olduk. Sorguyu çalıştırdığımızda bir öncekinde genel toplamı verirken şimdi İllere göre dağılım yaparak İllerin Fiyat ortalamasını elde etmiş olduk.

Sorgumuzu sorgu_toplamlar olarak kaydedelim.

Rakamların daha düzgün görünmesi içinde yukarda bahsettiğim Para Birimine çevirirsek aşağıdaki gibi olacaktır.

Böylece Toplamlar ifadesi ile sayısal ifadelerde hesaplama metinsel ifadeler dede gruplama yaparak anlamlı bir veri elde etmiş oluyoruz.

Excelde EĞER Fonksiyonu gibi Access’de Eğer formülü IIF Komutu kullanılır. Sorgu Tasarımında boş bir alana sağ tuş – Oluştur seçiyoruz.

İfade Oluşturucu ekranında sırasıyla

İfade Öğeleri Alanında : Fonksiyonlar – Yerleşik İşlevler

İfade Kategorilerinde : Program Akışı seçiyoruz.

İfade Değerleri : IIF alanına çift tıklıyoruz.

Bize Eğer Fonksiyonunn formatını vermektedir. ifade kısmına koşul, eğer doğru ise ve yanlış ise ne yapılacağı yazacağımız format verilmektedir.

IIf(«ifade»; «doğrubölüm»; «yanlışbölüm»)

Bu değerleri aşağıdaki örneğimize göre değiştirebiliriz. Burada  «  » işaretleri içini silip değiştirmelisiniz. Onun dışındaki karakterleri değiştirmemeniz çok önemlidir.

IIF ile ilgili bir kaç örneği aşağıdaki şekilde görebilirsiniz.

IIf( [Fiyat] = 100; “EŞİT”; “EŞİT DEĞİL”)

IIf( [Fiyat] > 50; “Yüksek“; “Düşük“)

İfade Oluşturucusunu onaylatıp sorgu tasarımına geçtiğinizde aşağıdaki şekilde kod görülecektir.

İfade1: IIf([Fiyat]>50;”Yüksek”;”Düşük”)

İfade1: değeri iki nokta üst üste öncesinde karakteri ne yazarsanız sorguda tablo başlığı da o olacaktır.

 

---

Access’de makrolar yardımıyla bir dizi işlemleri ard arda yapmanızı sağlar. Genelde Makro ve Modül yazmak birbirleri ile karıştırılıyor. Makro kod yazmadan ekran üzerinden adım işlemleridir. Modül yazmak için Visual Basic Kodları ile Makro’ya alternatif kodla ayı işlemi yapmaktır.

Bu sebeple temelinde Visual Basic kodları vardır. Bu sebeple çalışma mantığı da kod gibi çalışır. Yani ilk verdiğiniz işlem yapılır ardından diğer verdiğiniz işleme geçer. Makro açmak için tıpkı raporlar formlar tablolar oluşturduğumuz gibi Oluştur Sekmesinden Makro butona basarak oluşturabilirsiniz.

Karşınıza aşağıdaki şekilde bir ekran gelecektir. Yeni Eylem Ekle kısmında aşağı doğru açtığınızda hazır birçok makro gelecektir. Bir veya birden fazla işlemi ard arda ekleyerek kullanabilirsiniz

Eylem Kataloğu bölümünde ise Kategori şeklinde makrolar görülmektedir. Örneğin excel’de kullandığımız Eğer fonksiyonunu Access’de bu bölümde kullanılabilir.

Makro oluşturduğumuzda aşağıdaki şekilde Tasarım Sekmesi açılacaktır.

Makroları hazırladıktan sonra Çalıştır dediğinizde makro çalışacaktır. Biz Makroları herhangi Access platformundaki olaylarda kullanabiliriz. Örneğin form açıldığında istediğimiz formun açılması gibi yetkiler verebiliriz. Ya da hazırladığımız makroyu bir butona bağlayabiliriz. Butona basıldığında çalıştırırız. İhtiyacınıza göre kullanabilirsiniz.

 

Access’deki Olay (Event) Nedir?

Peki Olaylardan bahsettik ama nedir bu Olay biraz ondan bahsetmek istiyorum. Yazılımla ilgilenen kişiler bu kavrama hakimdir. Çünkü programı hazırladığınızda amacınız programı kullanacak kişilerin programı kullanırken yapması muhtemel hareketleri yön vererek daha zahmetsiz kayıt rapor gibi işlemleri yapmasını sağlamaktır. Mesela Kullanıcı Mouse ile Form’a tıkladığında bir Olay’dır. Ne zaman kullanıcı Form’da Mouse Tıklarsa bu olay içerisine istediğiniz bir dizi kod yazabilirsiniz. Ya da Kaydet Butonuba basmak bir olaydır. Butona bastığı anda kayıtdaki belirlediğiniz zorunlu verileri girmezse hata uyarısı verdirebilirsiniz. Bunun gibi.

Olaylar ise (Yazılımdaki karşılığı Event olarak geçer) Form açılığında kapandığında gibi yapılan kullanıcının yaptığı her harekette makro veya kod yazmanızı sağlıyor. Böylece hazırladığınız programı istediğiniz gibi yönlendirebilirsiniz.

Access Programında olaylar kullanıcının sürekli kullandığı Formlar ve Raporlarda Özellik Sayfasında ayrıca Olay Sekmesi vardır. Kalan diğer Tablo, Sorgu, Makro gibi işlemlerde yoktur. Çünkü bu alanları son kullanıcılar kullanmazlar. Access programı yazanlar içindir.

Duruma göre Olaylar da aşağıdaki gibi kategori edebiliriz.

• Form Sayfasındaki olaylar
• Rapor Sayfasındaki Olaylar
• Denetimlerdeki Olaylar

 

Form Sayfası Olayları

Aşağıdaki olaylar sadece Access formları ile ilgilidir. Daha forma birçok tasarım yapacağız. Buton, textbox gibi işlemlerin olayları farklıdır.

·         Geçerli Olduğunda ·         Yüklendiğinde ·         Tıklandığında ·         Güncelleştirme sonrasında ·         Güncelleştirme Öncesinde ·         Ekleme Öncesinde ·         Ekleme Sonrasında ·         Silme Onayı Öncesinde ·         Silindiğinde ·         Silme Onayı Sonrasında ·         Kirlide ·         Odaklandığında ·         Çift Tıklandığında ·         Fare Tuşuna Basılırken ·         Fare Tuşu Bırakılırken ·         Fare Taşıdığında ·         Tuş Bırakılırken ·         Tuşa Basılırken ·         Tuşa Basıldığında

·         Geri Alındığında ·         Açıldığında ·         Kapandığında ·         Yeniden Boyutlandığında ·         Etkinleştiğinde ·         Devreden Çıkmada ·         Kaldırıldığında ·         Hata Durumunda ·         Fare Hareket Ettiğinde ·         Filtrede ·         Filtre Uygulandığında ·         Zaman Dolduğunda ·         Sür eölçer Aralığı ·         Seçim Değiştiğinde ·         Oluşturmadan Önce ·         Son oluşturucudan Sonra ·         Oluşturmadan Sonra ·         Düzenden Sonra ·         Bağlandığında

·         Bağlantı Kesildiğinde ·         Sorgudan Önce ·         Sorguda ·         Veri Değişiminde ·         Veri Kümesi Değişimde ·         Komut Yürütüldüğünde ·         Komut Yürütülmeden Önce ·         Komut Etkinleştirildiğinde ·         Komut İşaretlendiğinde ·         Görünüm Değişimde ·         PivotTable Değiştiğinde ·         Ekran İpuçundan Önce ·         Tuş Önzileme

 

Rapor Sayfası Olayları

·         Geçerli Olduğunda ·         Yüklendiğinde ·         Veri Yokken ·         Tıklandığında ·         Odaklandığında ·         Odaklanma Sonlandığında ·         Çift Tıklandığında ·         Fare Tuşu Basılırken ·         Fare Tuşu Bırakılırken

·         Fare Taşıdığında ·         Tuş Bırakılırken ·         Tuşa Basılırken ·         Tuşa Basıldığında ·         Açıldığında ·         Kapandığında ·         Yeniden Boyutlandığında ·         Etkinleştiğinde ·         Devreden Çıkmada

·         Kaldırıldığında ·         Hata Durumunda ·         Fare Hareket Ettiğinde ·         Filtrede ·         Filtre Uygulandığında ·         Zaman Dolduğunda ·         Süre ölçer Aralığı ·         Sayfaya Gelindiğinde ·         Tuş Önizle

Form ve Rapor Denetimlerdeki Olaylar

 

Formda ve Raporlarda aşağıdaki olaylar kullanılmaktadır. Tuşların özelliğine göre olaylar azalabilir.

·         Tıklandığında ·         Odaklandığında ·         Odaklanma Sonlandığında ·         Çift Tıklandığında ·         Fare Tuşuna Basılırken

·         Fare Tuşu Bırakılırken ·         Fare Taşınırken ·         Fare Taşındığında ·         Tuşa Basılırken ·         Tuş Bırakılırken

·         Tuşa Basıldığında ·         Girildiğinde ·         Çıkıldığında

Access Makro Örnekleri

Excelden de aşina olduğumuz makro kelimesi söylendiğinde Visual Basic ile kod yazmak aklına gelir. Ancak Access’de bu kod yazma işlemi Modül olarak bahsetmek daha doğru olur. Çünkü Access’de Makro dediğimizde Excel’deki fonksiyonlar gibi düşünebilirsiniz. En çok kullanılan veya diğer bir ifade ile Access’de ihtiyacımız olması muhtemel işlemleri kod ile hazırlanmış ve menülerle kullanılan bir araç olarak düşünmek daha doğru olacaktır.

Access’deki Makro işleminde kod bilmenize gerek yok. Sadece Access olayları iyi analiz edip Access Makroları neyi nerde kullanacağınızı bilmeniz yeterlidir.

Şimdiki bölümümüzde en çok kullanılan makrolardan bahsedeceğim. Bu örneklerle Access Makro kafanızda daha iyi oturacaktır.

Access Açıldığında Makro Oluşturmak

Yukarda bahsettiğimiz Formlar, Raporlar gibi Access nesneleri üzerindeki olaylardan bahsetmiştik. Bu örnek ise hazırlanan Accesss programı açılırken çalışan Olay’dan bahsedeceğim.

Access programı açıldığında daha önce hazırladığımız ANASAYFA formunu açalım.

Açılırken herhangi bir nesne açılmadığından bu işlemi makrolara vereceğimiz standart isimlerle belirleyeceğiz.  Verilecek Makro Adı Autoexec verildiğinde makroda yapacağınız işler Access açıldığında çalışacaktır.

Oluştur Sekmesinden Makro açıyoruz.

Yeni Eylem Ekle’den Form Aç Diyoruz.

Sonraki adımda Form Adını Sormaktadır. Açılışta açılacak olan FORM_TABLO_MUSTERIKARTI formu seçiyoruz.

İşin püf noktasına geldik.  Makroya kaydederken Autoexec olarak kaydediyoruz.

Makro bölümünüzde dosya oluştu.

Şimdi test ettiğimizde belirlediğimiz formun açıldığını göreceksiniz.

 

GeçiciDeğişkenBelirle Makrosu ile Formdan Rapora değer gönder.

Müşteri Kartından Rapor Al Adında bir düğme oluşturuyoruz.

Olay Kısmında Tıklandığında olayına seçiyoruz.

Makro Oluşturucusu Seçiyoruz.

Boş makro ekranı gelecektir.  Eylem Kataloğundan Makro Komutları altında GeçiciDeğişkenBelirle alanını çift tıklayarak makro kısmına getiriyoruz.

Vereceğimi değişkeni istediğimiz yerde kullanabiliriz. Ad kısmına tmpMusteriNo ismini veriyoruz.

İfade kısmına iste Müşteri Kartı formundaki hangi değeri almak istiyorsak o değeri giriyoruz.

Müşteri Numarasını almak istiyorum. FORM_MUSTERI’DEN Müşteri Numarası ID alanıı seçiyorum. Özellikler Sayfasındaki Ad alanında belirlediğimiz ismi txtMusteriNo kopyalıyoruz.

Makro’daki İfade kısmına [txtMusteriNo] şeklinde ekliyoruz.

Artık tmpMusteriNo alanını kullandığımız yerde formda açık olan müşteri ID alanını kullanana bileceğiz.

Makroda işlemimiz bitmedi. İlk işlem değişken belirlemesinden sonra Rapor Aç ekranı ile daha önce tasarladığımız Müşteri ve Satış tablosunun bağlı olduğu Rapor gelecek.

Bunun için Rapor Aç Makrosunu çağırıyorum.

Rapor Adına daha önce tasarladığım RAPOR_MUSTERI tablosunu seçiyorum.

Görünüm Rapor şeklinde açılsın istiyorum. Eğer bunu seçmezsem Tasarım görünümünde de seçiyorum.

Rapor Kısmı

Hazırladığımız RAPOR_MÜŞTERİ’de aşağıdaki şekildedir.

Raporun veri kaynağı SORGU_SATIS tablosudur.

Sorgu Kısmı

Sorgu Satış Tablosunu aşağıdaki şekilde MÜŞTERİ ve SATIŞ tabloları alanlarından Raporda göstereceğimiz alanları seçtim. En başta ID alanına belirlediğim değişkeni kullanarak sadece istediğim ID’li verileri getirmek istiyorum.

Bunun için Ölçüt Kısmına

[GeçiciDeğişkenler]![tmpMusteriNo]

şeklinde yazıyoruz.

Daha önce Formdan Geçici Değişkenle aldığımız Müşteri ID alanını Şimdi Sorgular Kısmında kullanmış oluyorum. Sorgu’da Raporlara bağlı olduğu için Rapor Al tuşuna bastığımda istediğim kaydı listelemiş olacağım.

 

Böylece 34 Makale ile Access Eğitimi tamamlamış olduk. Beni sabırla takip ettiğiniz için çok teşekkür ederim.

ACCESS EĞİTİMİ BİTTİ 🙂

Raporlar bölümünde farklı türde raporlamalar yaptık. Şimdide Raporlarda Etiket Yapımı bölümünü inceleyeceğiz.  Aslında bildiğimiz standart rapordur. Tek farklı belirlediğimiz ölçülere göre tasarımını kendi yapıyor. Etiket bölümüne bastığımızda aşağıda anlatacağımız şekilde sihirbaz gelecek ve tasarımları orada yapacağız.

Etiket Yapımı Nedir

Tablomuzdaki verileri piyasada satılan belirli ölçülerdeki yapışkanlı kâğıt diyebiliriz. Mesela etiketlerle Tablo listesindeki ürünleri yapışkanlı kâğıda çıktı olarak yapıştırabilirsiniz.

Bir kırtasiyeye gidip etiket istediğinizde size ölçülerini soracaktır. Alacağınız etiketin üzerinde hangi ölçülerde olduğu yazacaktır. Rapor Etiket sihirbazında bu ölçüleri vereceğiz.

Etiket Oluştururken kullanılan Bazı Kavramlar

Etiket Türü

İki türlü Etiket Yapımı vardır.

Sayfa Besleme

Aldığınız etiket A4 kağıdı gibi sayfa sayfa ise bu bölüm seçilir. Eğer tercihiniz A4 kağıdında bir etiket ise piyasada Tanex markasını vardır.

Sürekli

Eğer aldığınız etiket rulo şeklinde ise Sürekli alanı seçilir.

Boyutlar

mm cinsinden Etiketin ölçüleridir.

Etiket Sayısı

Yukardaki Tanex markasında görüldüğü gibi bir sayfada 27 tane etiket olduğu belirtmiş.

 

Etiket Raporu Oluşturmak

Aşağıdaki ürün listesi için Etiket Raporu oluşturalım.

Oluştur Sekmesindeki Raporlar bölümünden Etiketler kısmını seçiyorum.

Karşımıza Etiket Yapımı için Sihirbaz gelecektir.

Satılan Etiketlerin genelinde ürün numarası yazar. Eğer aldığınız etiketin ürün numarası burada varsa seçip devam edebilirsiniz.

Eğer ürün kodu yoksa veya Boyutlardan size uyan bir etiket yoksa Özelleştir alanından ölçüleri kendiniz vermelisiniz. Özelleştir seçiyorum. Etiket türünü ve Ölçü Birimini seçip Yeni seçiyorum.

Karşınıza aşağıdaki şekilde bir ekran gelecektir.

Elinize cetveli alıp üst boşluklar, Etiket yatay dikey boşlukları, etiket arası boşlukları mm cinsinden ölçüp değerlerini buraya yazıyoruz.

Birkaç çıktı aldıktan sonra kayan yerlerini de belirleyip kendinize özel etiket hazırlamış oluruz. Bu kısım Word programında da vardır. Aynı mantıkta çalışır

Biz seçim olarak C2180 ürün numaralı etiketi seçiyoruz.

Yazı tipi ve renk seçimi yapıyoruz. İleri diyoruz.

Bu kısım bir etikette tablonuzdaki hangi alanların olacağını belirlediğiniz alandır. İlaveten başlıklar da belirleyebilirsiniz.

Aşağıdaki şekilde tasarladım.  {} köşeli parantez içindeki kolon adlarıdır. Diğer alanlar ise etikette gelecek yazılardır.

Siz istediğiniz şekilde tasarlayabilirsiniz. Bir sonraki konumuz için Kimlik alanı en üstte ve tek olsun.

Etiket sıralaması neye göre olacağını belirliyoruz. Kimlik alanını seçiyorum. Her sıralama seçimimde sıralama düzeyi oluşur.

Son adımda Rapora isim vererek sonlandırıyoruz.

Raporu listelediğimizde aşağıdaki şekilde kağıt boyutuna göre boşlukları verilmiş etiket yapımı tamamlanmış olacaktır.

Rapor Etiketine Barkod Uygulamak

Etiket Yapımı tamam ancak bir şey eksiktir. Kimlik yerine barkod olsa daha kullanışlı olur. Seri numarasını yazmak yerine barkod okuyucusu daha kolay okuyabilirsiniz.

Barkod yapmak aslında sadece yazı fontu değişikliğinde ibarettir. Bunun için yazı fontunu Barkod fontuna değiştiren fonta ihtiyacımız var. Genelde kullanılan Free 3 of 9 Fontu ancak başka benzer fontlarda vardır.  Fontu buradan  indirebilirsiniz. Fontu açtıktan sonra Yükle seçip fontu bilgisayarınıza yükleyebilirsiniz. Dikkat ettiyseniz bu font sadece sayısal değerleri barkod fontuna çevirmektedir. Eğer metinsel değerlerden bir barkod fontu oluşturmak istiyorsanız Free 3 of 9 Extended fontunu kullanabilirsiniz. Metinsel Barkod Fontunu buradan indirebilirsiniz.

RAPOR_ETIKET raporunu tasarım görünümünde açıyoruz. Kimlik bölümünü aşağıya doğru açıyoruz.

Yazıyı indirdiğiniz yer kadar barkod fontun boyutunu büyütebilirsiniz. Barkod Fontu eklediğimizde aşağıdaki şekilde görülecektir.

Tasarımı gördüğünüz gibi etiket için hala boşluk var. İsterseniz tasarımı düzenleyerek etiket boşluklarını değerlendirebilirsiniz.

 

Raporu ön izlediğimizde aşağıdaki şekilde görülecektir.

Barkod küçük oldu. Bu da 1,2,3 rakamlarının barkod hali. O yüzden kısa görünüyor. Sayılar arttıkça barkodlarda uzun olacaktır.

Aşağıda uygulanmış halini görebilirsiniz

---

---

Eğitime Access Makro Kullanımı #35 makaleden devam edin.

Tablonuzda verisi olmadığı halde hesaplama yaparak yeni verileri raporunuzda gösterebilirsiniz. Bu örneğimizde Tarih alanındaki verilerden Ay isimleri çıkarmak istiyorum. Ay isimlerini bulduktan sonra da gruplayarak verilerin toplamını görmek istiyorum. Bu sebeple tarihten verileri alarak Ay Bazlı Rapor oluşturacağız.

Önce istediğimiz Rapor için bir sorgu oluşturalım.

Rapor için Ay bazlı Gruplanmış Rapor Oluşturma

Oluştur – Sorgu Tasarımı seçip URUN LISTESI alanını seçiyorum.

İlk kolonunuz Ayları belirleyeceğimiz Tarih alanı 2 defa ekliyoruz. Birisi Tarihin sayısal hali. Bu alan ile sıralama yapacağız, diğer alanda ise Ayın Metinsel halini listeleyeceğiz. Diğer alanlar ise gruplama diğer bir ifade ile hesaplama işlemi yapılacağından sayısal alanlar seçmeliyiz. Bu sebeple Adet, Fiyat ve Toplam alanlarını seçiyorum.

Tarih’den Ay Değerini Almak

İlk tarih alanı Sayısal tarih değerleri gelsin. Bunun için tarih verisi yerine AY_NO: Month([Tarih]) yazıyorum.

AY_NO : İki Nokta karakterinden önce yazılan değerler Kolon ismi olarak alınır.

Month :  Tarih alanındaki değerden sadece ay kısmını sayısal olarak alır. Örneğin Month(03.06.2005) formülü yazarsak formül bize 6 değerini verir.

Sırala : Artan

Ay isimleri Ocak, Şubat … şeklinde sıralanması olsun istiyorum. Ancak Metinsel Değerlerse sıralama harf sıralaması ile olacağından sayısal değeri de sorguya dahil ettim. Çıkan sayısal değerleri de Artan şekilde sıralıyorum.

Sayısal Ay Numarasından Metinsel Ay Değerini Almak

İkinci tarih alanı ise Metinsel olarak Ocak gibi değer gelmesini sağlayalım.  Bunun için ikinci tarih alanına AY_ADI: MonthName(Month([Tarih])) şekilde formül yazıyoruz.

AY_ADI : İki Nokta karakterinden önce yazılan değerler Kolon ismi olarak alınır.

MountName  : 1 ile 12 arasında sayısal olarak verilen değeri Ay ismine çevirir. Örneğin MountName(6) yazarsak Haziran Değerini verir.

Sorguyu çalıştırdığımda aşağıdaki şekilde veri elde etmiş olacağız.

Amacım her ay değerinden 1 tane olsun. Diğer Adet, Fiyat ve Toplam alanlarını da toplayarak ay bazlı toplam değerlerini vermesini istiyorum.  Exceldeki Özet Tablo gibi düşünebiliriz.

Bunun için Sorgu tasarımına tekrar dönüyoruz. Tasarım Sekmesindeki Toplamlar alanın seçiyorum.

Sorguya aşağıdaki gibi Toplam Satırı gelecektir.

Bu hali ile satır bazlı aynı satırdan birden fazla varsa o alanları gruplayacaktır. Bizim amacımız Ay’ları gruplasın ama diğer sayısal alanlarsa hesaplama işlemi yapsın istiyorum. Bunun için AY_NO ve AY_ADI kolonları Grupla olacak. Böylece tekrar etmeyecek, diğer alanları ise Topla olarak değiştiriyoruz.

Sorgu aşağıdaki şekilde olmalıdır.

Veriyi sorguladığımızda aşağıdaki şekilde görülecektir.

İstediğimiz gibi günlük tarih verilerinden ay bazlı veri çıkarmış olduk.

Sorguyu AYLAR olarak kaydediyorum. İşlemin birinci adımı tamam.

Metinsel olarak Ay bazlı Rapor Oluşturma

Şimdi Sorguda elde ettiğimiz verileri Raporlar kısmında göstereceğiz. İstersek sorguda yaptığımız MountName formülü burada da kullanabilirdik. Formüller Raporda, Formda, Sorguda her yerde çalışır. Ben sorguda kullandım.

Bunun için Boş Rapor açıyorum. Tasarım Görünümüne geçiyorum. Rapor Sayfa tasarımını aşağıdaki şekilde kısaltıyoruz.

Böylece alt alta tekrar işleminde tekrar dizayn ile uğraşmayacağım.

Sorguyu Rapora Bağla ve Alanları Rapora Ekle

İlk kural hangi tablo veya sorgu ile çalışacaksa onu Rapora bağlıyorum.

Bunun için Sağ Tuş Rapor Özellikleri Kayıt Kaynağında hazırladığımız AYLAR sorgusunu seçiyorum.

Böylece Sorguyu Rapora bağlamış olduk.

Tasarım Sekmesinden Var Olan Alanları Ekle seçiyoruz.

Sağ kısımda Alan Listesi görülecektir. Bu kısımda Sorguda belirlediğimiz alanlar görünmektedir.

İlk olarak AY_ADI kolonunu Sayfanın ayrıntı kısmına sürüklüyoruz.

Amacım Sayfa Üst Bilgisinde Başlıklar, Verinin geleceği tekrarlanan kısımda Ayrıntı alanında kalmasıdır. Bu işlemi Manuelde yapabiliriz. Ancak menülerden Düzenle alanından yapmanızı tavsiye ederim.

AY alanı seçiliyken Düzenle sekmesinden Sekmeli seçiyoruz.

Tasarım aşağıdaki şekilde olacaktır.

Şimdide diğer alanları istediğiniz sıralamaya göre yanına getiriyoruz. Bunun için AY alanı seçiliyken Alan Listesinden diğer alanları sürükleyip tam alanının biten kısmına getirip bırakıyoruz. Kolonun hizasında yapabileceğini turuncu çizgi belirecek

Bıraktığınızda aşağıdaki şekilde hizalı şekilde hemen yanında diğer kolon belirecektir. Diğer alanlarla birlikte aşağıdaki şekilde olacaktır.

Rapor neredeyse tamam. Rapor Görünümünde açıp verileri kontrol edelim.

Raporun Görsel Tasarımı

Raporda görüldüğü gibi veriler doğru şekilde gelmiş.

Kenardaki çizgilerini kaldırmak için Düzen görünümüne geçiyorum. Tüm alanları seçerek Sağ Tuş Özellikler seçiyorum.  Kenarlık Stilini Saydam olarak değiştiriyorum. Sayısal alanları da aynı yerdeki Biçim ve Ondalık Basamakları alanından aşağıda şekilde seçiyorum.

Tekrar Rapor bölümüne geçtiğimizde daha görsel verimiz oldu. Siz tasarımı farklı şekilde yapabilirsiniz.

Form Üzerinden Ay alanındaki Sayıları Metine Çevirme

Eğer form üzerinden Ay ismini değiştirmek isteseydim Rapor Tasarım bölümüne geliyoruz. Ayrıntı kısmında ki AY_NO alanını seçiyoruz ve Özellikler Sayfasındaki Denetim Kaynağına gidip … basıyoruz.

İfade Oluşturucusu açılacaktır.  Veri alanında AY_NO kolonu görülmektedir. Biz bu alanı hazır fonksiyonlarla Metin haline dönüştüreceğiz.

AY_NO yazısını siliyoruz. Aşağıdaki kategorilerden MonthName fonksiyonu çağırıyoruz.

İfade Öğelerinden Fonksiyonlar

• Yerleşik İşlevleri seçiyoruz.
• Tarih/Saat Seçiyoruz.
• MonthName alanını çift tıklıyoruz.

=MonthName([AY_NO]) formülünü yazıyoruz. [AY_NO] değeri daha önce yaptığımız gibi ayın sayısal karşılığını veriyordu. MounthName fonksiyonu ile de Metinsel değere çevirmiş oluyoruz.

Rapora Toplam Alanı Eklemek

Birde yıl bazlı Toplam değerini Raporun en altına ekleyelim.

Bunun için önce toplam işlem yapabilecek alan olan Rapor Altbilgisi alanını çağırmamız gerekiyor. Tasarım Sekmesinden Başlık alanını seçiyoruz. Sayfa başlığımız ve alt Kısımda Rapor Alt Bilgisi alanı gelmektedir. İşte ayrıntıda çıkan verilerin Toplam işlemini bu alanda yapacağız. Diğer alanlara ekleyeceğimiz formülü koyarsanız çalışmayacaktır.

Formda gerekli küçültmeleri yaptıktan sonra Rapor Alt Bilgisine boş bir Metin Kutusu ekleyelim. Toplam Alanının hizasına getirip Para birimi ve Ondalık basamakları önceki Toplam alanı gibi belirleyelim. Aradan çıksın.

Formülü =Topla([Toplam]) şekilde yazıyoruz. Aylar sorgusundaki Toplam alanındaki çıkan verileri Topla anlamına gelmektedir.

Rapor Görünümünde açtığımızda toplam alanını da aşağıdaki şekilde elde etmiş olduk.

 

---

---

Eğitime Access Raporlarda Barkod Etiket Yapımı #34 makaleden devam edin.

Daha önce bahsettiğimiz ilişkili tablolardaki birbirleri ile ilişkilerinden yararlanarak Rapor içinde rapor yani Alt Rapor oluşturabiliriz. Örnek olarak Projemizde kullanılan TABLO_SATIS ve TABLO_MUSTERI alanlarını Access dosyasına ilave ettim. Sizde yoksa aşağıda ekteki çözülmüş halindeki dosyadan alabilirsiniz.

Müşterilerin listesini Raporda görüp altında da yaptığı satışı listelemek istiyorum. MÜŞTERİ ve SATIŞ tablosundaki istediğim verilerin olduğu bir Sorgu oluşturuyorum.

Oluştur – Sorgu Tasarımı seçiyorum ve TABLO_MUSTERI ve TABLO_SATIS alanlarını sorguya ekliyorum.

Her iki tabloda da işime yarayacak alanları seçiyorum. SORGU_SATIS adı ile kaydediyorum.

Oluştur – Rapor Sihirbazı seçiyorum.

Aşağıdaki alanları seçiyorum. Böylece Alt Rapor Sihirbazına başlatmış oluyoruz.

Bu alanda Alt form ve Üst form alanlarını belirliyoruz. Raporda Üst kısımda Müşteri bilgileri, alt kısımda ise SATIŞ bilgileri yer alsın istiyorum. Zaten tablo yapımda buna göreydi.

Bu kısımda ekstra gruplandırma düzeyi eklemek istersek kullanıyoruz. Mevcut hali ile 2 düzeyde işimizi görecektir.

Sıralama işlemini sormaktadır. Ödeme Tarihini alanına göre sıralama yapmak istiyorum. Bu bölümde alt Rapordaki alanlara göre sıralama işlemi yapmaya izin verir.

Yerleşim alanını olduğu gibi bırakıyorum. İleri diyorum.

Son olarak aşağıdaki şekilde isimlendirip Son diyorum.

Rapor aşağıdaki şekilde görülecektir.

 

Daha önceki uygulamalarımızda Sihirbazı seçerek rapor oluşturmuştuk. Şimdiki bölümde ise her şeyi manuel yapmak için Boş Rapor açarak yapmak istiyorum. Böylece detaylarda kaçırdığımız bir nokta varsa  görmüş olacağız.

Bunun için Oluştur sekmesinden Rapor Tasarımını seçiyoruz.

Oluştur – Raporlar – Rapor Tasarımı seçiyoruz ve açılan raporun Tasarım Görünümüne geçiyoruz. RAPOR_URUN adında kaydediyoruz.

Aşağıdaki şekilde bir ekran görüntüsü gelecektir.  Boş Raporda üç adet alan görünmekte. Sayfa Üst Bilgisi, Ayrıntı ve Sayfa Alt Bilgisi göreceksiniz.

Sayfa Üst Bilgisi ve Sayfa alt Bilgisi alanları her sayfada görüntülenen alanlardır. Örneğin 1000 satırlık kaydınız olduğunu düşünün. Sayfa Üst bilgisine Başlık Sayfa Alt bilgisine de Tarih Sayfa numarası koyarsanız bu alanlar her sayfada görüntülenmektedir. Word’deki Alt Bilgisi Üst Bilgi ile aynı

İlk önce yapmamız gereken kayıtlarımız nerede listelenecek. Listelenecek yerler metin kutusu

Rapor Ön Tasarımı İlk Adım

Sayfa Üst Bilgisi alanına genellikle Raporun başlığı eklenir. Sağ kısma tarih eklenir isterseniz başlığın soluna da bir resim eklenebilir. Bu işlemler size kalmış. Bu anlattıklarım standart sabit üst alanlardır. Bir de sabit olarak istediğimiz kısım ayrıntı alanında alt alta listelenen tablodan çekeceğimiz alanların başlıklarını ekleyebiliriz. Bu kısım da sabit olmalı. Örneğimizde daha anlaşılır olacak.

Tasarım Sekmesinde – Denetimler Grubundaki Metin Kutusunu seçip Ayrıntı bölümüne bırakıyoruz.

Fark ettiyseniz iki tane denetim çıkıyor.  Metin yazan yer Başlıkta kullanacağımız kısım. İlişkisiz yazan yer ise alt alta gelecek listede kullanacağımız alan.

Elimizde Ürün Listesi Tablosu var.

Bu tabloda Tarih, Ürün Adı, Adet, Toplam alanlarını rapor kısmına ekleyelim. O zaman Rapor bölümüne 4 adet Metin Kutusu Ayrıntı Bölümüne ekleyelim.

Listeleri düzensiz ekledim. Çünkü bu listeleri otomatik olarak düzeltebiliyoruz.

Bunun için tüm alanları seçiyoruz. Düzenle Sekmesindeki Tablo grubundan Sekmeli alanını seçiyoruz.

Böylece Başlıklar Sayfa Üst Bilgisine Metin Kutuları da Ayrıntı kısmına gelmiş oldu. Aşağıdaki şekilde ayrıntı kısmında birbirine yapıştırın. Böylelikle başlık ile veri listesi arasında boşluk olmayacaktır.

 

Rapor Sayfa Üst bilgisi alanındaki Başlıkları Manuel Ekleme

Başlıkları Tablomuzdaki belirlediğimiz Tarih, Ürün Adı, Adet, Toplam sıralamaya göre manuel olarak Rapor Üst Bilgisi kısmına elle yazıyoruz.  Böylelikle kolonların sabit olan başlıklarını eklemiş olduk.

Şimdide Ayrıntı bölümündeki İlişkisiz yazan Metin Kutularını Tabloda başlığını belirlediğimiz alanlarla ilişkilendireceğiz.

Raporla Tabloyu İlişkilendirmek

Alanları ilişkilendirmeden önce Raporun hangi tabloyu kullanacağını belirlememiz gerekiyor. Aksi takdirde Metin Kutuları kısmında Alanlar gelmeyeceğinden ilişkilendirme yapamayız.

Bunun için Raporda boş olan gri bölgede sağ tuşa basarak Rapor Özelliklerini seçiyoruz.

Sağ kısımda Özellik Sayfası açılacaktır. İlk liste kısmında Rapor yazması gerekiyor. Böylece Rapor sayfa ile ilgili işlem yapacağım alan olduğunu anlıyorum.

Bu kısım önemli eğer Rapor değil de Metin Kutusunun özelliğini açmış olabilirsiniz. Bu da bir sonraki adımda tablo alanlarını eklemede listenin gelmeyecektir.

Rapor Özellik Sayfası bölümünden Veri Sekmesine gidiyoruz. Kayıt Kaynağı kısmında listeden ilişkilendireceğimiz tabloyu seçiyoruz.  İlişkilendireceğimiz tablo URUN_LISTESI olduğu için tabloyu seçiyoruz ve Rapor ile Tabloyu ilişkilendirmiş oluyoruz.

Rapor Ayrıntıda Metin Kutusu alanı ile tablo alanlarını İlişkilendirmek

Artık raporumuz URUN_LISTESI tablosu ile ilişkilendiğine göre artık Metin Kutularını ilişkilendirebiliriz.

İlk olarak Tarih işlemini yapalım. Diğer alanları da aynı şekilde yaparsınız.

Tarih alanın Ayrıntı bölümündeki İlişkisiz Metin Kutusunda sağ tuş yaparak Özellikleri seçiyoruz.

Özellik Sayfası gelecektir.

Metin Kutusunun ismi Metin0 olduğunu görüyoruz. Bu işleri ilerlettiğinizde hangi alanda çalıştığınızı kontrol edin. Aksi halde seçtim zannederek başka alanı ilişkilendirebiliriz. Çok başıma geldi.

Denetim Kaynağı kısmından açılır listeyi açtığımızda Daha önce raporla ilişkilendiğimiz URUN_LISTESI tablosunun alanları gelmektedir. Bu alanı ilk kolonumuz olan tarih alanını seçiyoruz.

Metin Kutusu Tablodaki alanın adı olan Tarih ilişkilendirmiş olduk.

Aynı işlemleri diğer alanları için de yapıyoruz.

Rapor Görünümü haline getirerek verilerimizi kontrol edelim.

Liste geldi. Ancak bu şekilde aralarında boşluklarla geldi.

Bunun sebebi ayrıntı bölümü ile Sayfa alt bilgisi alanında bırakılan boş kısımdır.

Ayrıntı alanını Metin Kutusu kadar yapmamız gerekiyor. Aşağıdaki şekilde alanı küçültebilirsiniz.

Aynı Şekilde Sayfa Üst Bilgisi alanında da Boşluklar olduğunu görüyorsunuz. Bu alanı da Etiket kadar sıkıştırıyoruz.

Rapor Görünümünde tekrar kontrol ettiğimizde verilerin düzenli ve alt alta geldiğiniz göreceksiniz.

Tasarım aşağıdaki şekilde olmalı.

Rapor Görünümde kontrol ettiğimizde aşağıdaki şekilde düzenli bir rapor göreceksiniz.

Rapor Bölümüne Başlık Ekleme

Raporumuzun Alan başlıkları ve listesi tamam. Şimdide Raporumuza Başlık ekleyelim.

Bunun için Tasarım Sekmesinden Üst Bilgi/Alt Bilgi kısmından Başlık butonuna tıklıyoruz.

Sayfa Üst Bilgisinin hemen üstüne Rapor Üst Bilgisi Alanı, en alt kısma da Rapor Alt Bilgisi alanı belirecektir. İlk olarak Başlık alanına belirlediğiniz başlığı yazıyoruz.

Peki bu yeni açıklan Rapor Üst Bilgisi Rapor alt bilgisi nedir Sayfa Üst Bilgisi ve Sayfa Alt Bilgisinden farkı nedir?

Rapor Alt Bilgisi ve Rapor Üst Bilgisi raporun ilk sayfasında görünmesi için kullanılır. Listelenen diğer sayfalarda Rapor Alt Bilgi ve Rapor Üst Bilgi görünmeyecektir. Ancak diğer sayfalarda Sayfa Üst Bilgisi ve Sayfa Alt Bilgisi tabi doğal olarak ta ayrıntılar alanı görünecektir.

 

Rapor Başlık Bölümüne Tarih ve Saat Ekleme

Her raporun ne zaman alındığını anlamak için sistemin Tarihini ve Saatini Rapor Üst Bilgisinde yani Raporun ilk sayfasında görüntüleyelim. Bunun için Tasarım Sekmesinden Üst Bilgi/Alt Bilgi grubundan Tarih ve Saat alanını seçiyorum.

Karşımıza hangi formatta seçeceğimizi gösteren alan gelecektir. Ben aşağıdaki formatta seçiyorum. Sebebi ise başlık bölümünde fazla yer kaplamamasıdır. Siz Ayrıntı bölümünde gösterdiğim gibi Rapor alanlarını stabil olarak kullanacak şekilde dizaynlarınızı yapabilirsiniz.

Gördüğünüz gibi Rapor Üst Bilgisi alanın Sağ kısmına =Date() ve =Time() şekilde fonksiyon eklendi.  Aynı fonksiyonu Sorgu bölümünde de kullanmıştık.

Böylece Rapor ne zaman sorgulandı ise o anın zamanını da gösterecektir. Özellikle çıktı alındığında çok yaralı bir özelliktir.

Raporlarda marj ayarları da yaptıktan sonra Rapor aşağıdaki şekilde görünecektir.

Rapora Sayfa Numarası Ekleme

Raporumuz toplamda kaç sayfa olduğunu ve açtığımız sayfa kaçıncı sayfa olduğunu gösteren bir format vardır. Örneğin Sayfa 5 / 100 gibi 100 sayfalık bir raporda 5. Sayfada olduğu gösterir. Bu işlem her sayfada görüntülenmesi gerektiği için Sayfa Alt bilgisi alanına eklememiz gerekiyor.  Eğer Rapor alt Bilgisine eklersem sadece 1. Sayfada görünecektir.

Bunun için Önce Sayfa Alt Bilgisi alanına bir kere tıklıyoruz. Böylece ekleteceğimiz objeye nereye konumlandıracağını belirliyoruz. Sonra Tasarım Sekmesinden Üst Bilgi/Alt Bilgi grubundan Sayfa Numaraları butonuna tıklıyoruz.

Seçimleri ben aşağıdaki gibi yapıyorum. Siz tercihinize göre seçebilirsiniz.

Sayfa N                :  Text olarak Sayfa yazar ve N ise Sayfa numarasıdır.

Sayfa N / M       : Text olarak Sayfa yazar ve N Sayfa numarası / M ise Toplam Sayfa numarasıdır.

Konum                 : Nerede Konumlanacağınızı belirlersiniz.

Hizalama            : Sayfa Numaralarının hangi hizada olacağını belirlersiniz.

Ayarlamaları yaptıktan sonra Tamam diyorum. Belirlediğimiz seçeneklere göre

=”Sayfa ” & [Page] & ” / ” & [Pages]

Şekilde formül Sayfa alt Bilgisi alanında belirmiş oldu.

Böylece Raporda kaçıncı sayfada ve Toplam kaç sayfa olduğunu görmüş oluyorum.

Raporda Sayısal Alanı Toplamak

Ürün Listesinin Toplam Alanını göstermek isteyebiliriz. Bunun için biraz formül kullanacağız.  Yapacağımız işlem URUN_LISTESI tablosundaki toplam alanı listenin sonuna eklemek. Bu sebeple her sayfada gösterilmeyecek. Sadece bir kere gösterileceğinden tıpkı başlık alanı gibi Rapor Altbilgisi alanına eklemeliyiz.

Rapor Alt Bilgisi alanına bir kere tıklıyoruz. Bir tane Metin Kutusu ekliyoruz. Etkilet kısmına açıklama yazabilirim. İsterseniz silebilirsiniz.

Metin Kutusunu seçiyoruz. Sağ tuş Özellikler seçiyoruz. Denetim Kaynağındaki … (Üç Nokta) basıyoruz.

Fonksiyonlar – Yerleşik Fonksiyonlar – SQL Topluluğu – Topla alanın Çift Tıklıyoruz.

«ifade» yazan kısma ise tablomuzdaki hangi alan ise o alanı yani Toplam alanını yerleştireceğiz.

Bunun için 6.RAPORLAR.accdb – Tablolar – URUN_LISTESI – Toplam Alanını ifade yerine yerleştiriyoruz. Böylece formül aşağıdaki şekilde olmalı.

=Topla([URUN_LISTESI]![Toplam])

Rapor Önizlemeden kontrol ettiğimizde

Gerekli marj düzenlemeleri ile Ürünlerin Toplam değerleri gelmiş oldu. İsterseniz toplam alanına ve Toplam Ürün listesine biçim de verelim.

Bunun için her iki (Toplam Ürün Listesi ve Toplam) Metin kutusunu da Özellik Sayfası Biçim kısmından Para Birimi seçiyoruz. Her iki Metin kutusunu Sağ’a yaslıyoruz.

Rapor aşağıdaki şekilde daha anlamlı görünmüş oldu.

Rapor Kısmında Sayfa Yapısı

Raporu çıktı alarak almak için rapor tasarım aşamasında nasıl bir sayfa yapısı olacağını belirlemeniz gerekiyor. Bunun için Rapor Tasarım bölümdeyken en son sekmesinde Rapor Tasarım sekmesi belirecektir. Bu alanda tıpkı Excel, Word programındaki gibi sayfa yapısını Sayfanın Yatay mı Dikey mi olacağını belirlemeniz gerekiyor.

Yanlızca Verileri Yazdır

Bu alan seçili olursa Baskı önizleme de Metin Kutularının kenar çizgileri görünmeyecektir.

 

Verileri kontrol ettikten sonra istediğiniz raporu yazdırabilirsiniz. Bu bölümde temel olarak raporlarla ilgili bilgileri anlatmış olduk. İstediğiniz veriyi sorgularla oluşturup raporlarla görüntüleyebilirsiniz.

 

---

---

Eğitime Access Alt Rapor Oluşturma #32 makaleden devam edin.