Dokümanistan

Mustafa ÇETİN

Verinin Sahne Arkası: SQL Server’i İlk Kez Gerçekten Tanıyorsunuz #q06

yazar

SQL yazmak basit ama SQL Server Management Studio’yu gerçekten anlamak? İşte o seni usta yapar.

Bugün, SQL Server Management Studio’yu- yani SSMS’i – ilk kez tüm detaylarıyla tanıyacaksın.
Burada yazdığınız her satırın, veriyi nasıl harekete geçirdiğini birlikte göreceğiz.

Artık sıra, veritabanı dünyasında en çok zaman geçireceğimiz aracı keşfetmeye geldi.

SSMS’i anlamak, SQL öğrenmenin yarısıdır.
Çünkü burada attığınız her adım, yazacağınız her sorgu ve yöneteceğiniz her tablo bu ekranın içinden geçecek.

🧭 Object Explorer – “Verinin Haritası”

Bakın, hemen sol tarafta duran bölüm Object Explorer.
Burası, verinin tüm mimarisini önünüze seren bir harita gibi.
Veritabanlarını, tabloları, prosedürleri, kolonları… hepsini buradan yönetiyorsunuz.
Sanki bir şehrin sokaklarında dolaşıyor gibi, veri yapılarının arasında geziniyorsunuz.

✍️ New Query – Hikâyenin Başladığı Sayfa

“Yeni bir sorgu yazmak istediğimizde ‘New Query’ butonuna tıklarsın. Açılan boş sayfa… aslında bizim hikâyemizin ilk satırı. Buraya yazılan her komut, SQL Server’a bir talimat veriyor. Ve o talimatın sonucu, veritabanındaki milyonlarca veriyi etkileyebiliyor.

 

🤖 Otomatik Tamamlama – Arka Planda Çalışan Asistan

Bir tablo adını yazmaya başladığınız anda SSMS size yardımcı olur. Otomatik tamamlama devreye girer, ihtiyacınız olan komutları karşınıza çıkarır. Bu özellik, kod yazmanıza hız katar… ama aynı zamanda hata yapmanızı da engeller.

🚀 Execute & F5 – Komutu Hayata Geçirme Anı

Kod hazır olduğunda o meşhur an gelir:
F5 tuşuna bastığınız anda komutunuz çalıştır.
İşte bu yüzden SSMS bir editör gibi düşünmeyin, bir kontrol panelidir.

 

Şimdi biraz daha derine inelim.Bir geliştirici sadece kod yazmaz; kodunu yönetir, yorumlar ekler, düzenler ve gerektiğinde karışık bir yapıyı akıcı hale getirir. Bu yüzden birazdan göreceğiniz özellikler, SQL yazarken gerçekten akışta kalmanızı sağlayacak.

📐 SQL Yazım Kuralları – Okunabilir Kodun İnşası

SQL kısa ve net bir dil gibi görünür… ama iş büyüdüğünde kod karmaşıklaşır.
Bu yüzden kodunuzu yapılandırmak, uzun vadede size zaman kazandırır.

Profesyoneller SQL’i şu akışla yazar:

  • İlk satırda SELECT
  • Hemen altında FROM
  • Altında varsa WHERE
  • Sonra GROUP BY
  • En altta ORDER BY

Bu düzen, karmaşık sorguları bile saniyeler içinde anlamanızı sağlar.
Bir mimarın plan okuması gibi… gözünüz nereye bakacağını bilir.

Örnek yazdığım kodlar aşağıdadır.

Alias Kullanımı – Kolonlara Farklı isimler Vermek

Bir kolon adını daha açıklayıcı yapmak istediğinizde alias kullanırız.
AS ile tamamen kendinize ait başlıklar oluşturabilirsiniz.
Bu hem raporlamayı güzelleştirir… hem de kodu daha okunabilir hale getirir.

Kolonları bunun yerine kendi belirlediğiniz şekilde hatta Türkçe karakter dahi yazabilirsiniz.

Bunu yapmak için kolon adından hemen sonra AS kullanırız. Boşluksuz kullanacaksınız direk yazabilirsiniz. Ancak boşluklu yazacaksanız Tek Tırnak içinde veya [ Köşeli Parantez] içinde yazabilirsiniz.

 

 

SQL Kodlarına Yorum Satırı, Açıklama Ekleme

— (iki tire) ile Comment yapmış oluyoruz.  SQL kodlarınıza açıklama ekleyebilirsiniz. SQL’i anlamak için açıklama çok kullanacağız. Ayrıca çalışmasını istemediğiniz komutları da bu şekilde pasif edebilirsiniz.

 

Birden Fazla Satıra Açıklama Ekleme veya Pasif Etme

Eğer birden fazla satırda açıklama yapmak istiyorsanız her satıra tek tek tire tire koymak zahmetli olur onun yerine açıklama’nın başlayacağı yere /* yapıp bitiş satırına da */ yaparak birden çok alanı pasif edebilir veya açıklamalarınızı yazabilirsiniz.

 

Kodları Seçerek belirli bir SQL Kodunu çalıştırma

Daha önce söylemiştim. F5 tuşu ile SQL kodlarımızı çalıştırırız. Ancak bir dosya da birden fazla SQL kodu varsa ve hepsini çalıştırmak istemiyorsanız sadece o SQL komutunu Shift ile seçerek sadece seçilen kodu çalıştırabilirsiniz. Eğer seçim yapmadan F5 tuşuna basarsanız sayfadaki tüm SQL kodları çalışır.

Eğitim boyunca tek bir dosyada SQL Kodu yazarak anlatacağım. Dolayısıyla hep sorgularımızı Shift ile ya da Mouse ile seçerek ondan sonra F5 tuşuna basıp sorguyu çalıştıracağız.

 

Sorgu Grid Ekranını Kaldırma / Getirme Ctrl + R

F5 ile sorgunun sonucunu gördüğünüz grid ekranı kod ile yoğunlaştığınızda bazen geçici olarak kaldırmak isteyebilirsiniz. Bunun için Ctrl + R tuşuna basmanız yeterli. Tekrar Ctrl + R yaptığınızda kaybolan grid ekranı tekrar gelecektir.

 

Shift  + Mouse Tekerleği ile SQL görünüm Ayarları Yakınlaştır Uzaklaştır

 

Tablo veya Sütunları Kod Ekranına Sürükleme

Query Ekranında kodları manuel yazıyoruz. Ama Kolaylık olması için Tablo adları veya kolon adlarını Object Explorer ekranından açıp kod satırına sürükleyebilirsiniz.

Aşağıdaki Tablonun ismini sürükledim. Normalde elle yazsaydık

Select * From Personel yazardık. Ancak Sürüklediğimizde [dbo]. Geliyor. Bu kısım Database Şemasıdır. Her ne kadar şema belirlemesek de SQL varsayılan olarak dbo şemasını atar.

 

Şema Nedir?

Şema ne için kullanılır derseniz tek bir database’de hem finans, hem insankaynakları gibi birçok farklı kategori aynı database de tutmak istediğimizde tablolar hangi bölümün ayırt etmek için şema kullanırız.

 

Neden Köşeli Parantez Koydu

Bazı tablolarda boşluk koyulmuş olabiliriz. Bu düşünce ile SQL her sürüklemede köşeli parantez koyarak veriyi sürükler. Her iki kodda çalışır.

Tablo Sütunlarını Sorgu Ekranına Sürükleme

Bir de personel tablosunun kolonlarını sürükleyerek çağırmak istediğimizde  aşağıdaki gibi tüm kolonları getirmiş olur. Bunun için Object Explorer’da ilgili tabloda iken Artıya basıp Columns klasörünü olduğu gibi kod ekranına sürükleyebilirsiniz. Ya da Colunms ekranını açıp belirli kolonları da sürükleyebilirsiniz. Yazmak veya sürüklemek hangisi kolayınıza giderse onu yapabilirsiniz.

SELECT id, sicil, ad, soyad, cinsiyet, unvan, telNo, birim, sehir, maas, tarih, fazlaMesai, prim, mailAdresi, Yıl, Yıldan Kalan Ay, Aydan Kalan Gün FROM [dbo].[personel]

 

Select’den sonraki yıldız karakterinin üzerine geldiğinizde tüm kolonları görmebilirsin

Select’den sonra yazdığımız Yıldız üzerine geldiğimiz de tüm kolonların ismini görebilirsiniz.

 

SQL Sorgu Sonucunu Grid’den Excel’e Kopyala

Bazen sorguladığımız sonuçları Excel’e veya başka bir yere kopyalamak isteriz. Bu durumda grid üzerinde tablo köşesinden seçip Ctrl + C yapabilir veya sağ tuş yapıp Copy ile tüm verileri Excel’e yapıştırabilirsiniz.

Ancak başlıklarını bu şekilde almayacaktır.

Bunun Yerine Grid tamamını seçtikten sonra  “Copy Width Headers” seçerseniz

Veriler başlıkları ile Excel veya başka platformları yapıştırabilirsiniz.

Kapanış

İlk adımı attınız. Şimdi gerçek SQL hikayesi başlıyor

Gördüğünüz gibi SSMS, sadece bir pencere değil; veriyi yönetmek için elinizdeki en güçlü araç.
Artık komutları nerede yazacağınızı, nasıl çalıştıracağınızı, kodları nasıl açıklayacağınızı ve ekrana tamamen hâkim olmayı biliyorsunuz.

Bu temel, ileride yazacağınız her sorgunun omurgası olacak.
Ve şimdi… bir sonraki adımda veriyi sadece okumayacağız; kendi tablolarımızı oluşturup veri girmeye başlayacağız.

Yani birazdan… verinin mimarı olmaya hazırlanıyoruz.Formun Üstü

SQL Kullanmadan Önce Tavsiye Edilen Ayarlar #q05

yazar

SQL Sorgu Çıktılarının Grid Boyunu Büyültme

Tools – Options – Font and Colors – Show Settings for : Grid Results Seçiyoruz ve Size Kısmını 9 yapıyoruz.

MSSQL Kod Ekranında Satır Numarasını Aktif Etme

Sorgu yazarken hatalar vermeye başlayacak. Hata mesajı almaya başladığımızda bize hatanın satır numarasını verecek ancak ekranımızda satır numarası olmadığından aktif etmeliyiz. Değilse tek tek satırları saymamız gerekir.

Tools – Options – Text Editör – All Languages – Line numbers aktif edebilirsiniz.

Kod satıra sığmazsa aşağı satıra insin (Word Wrap)

Yazdığınız SQL Kodu ekrana sığmazsa varsayılan modda ekranın sağına doğru devam eder. Kodu incelemek istediğinizde sağa doğru kaydırmanız gerekecek. Bunun için

Tools – Options – Text Editör – All Languages – Word wrap

aktif edebilirsiniz. Ancak Eğitim içerisinde SQL’i daha iyi anlamak için tavsiye edeceğim SQL yazım düzenine göre kullanırsanız bu ayara ihtiyaç duymayacaksınız.

SQL kodun altı Kırmızı ise Kodu Tanımıyor demektir

Eğer Query alanında altı kırmızı çizgili bir kod görürseniz SQL’in bunu tanımadığı anlamına gelir. Bu örneğimizde Execute’ın hemen solunda Master göreceksiniz. SQL Server Management Studio açtığınızda varsayılan olarak master (Sistem) database’i açılır.

Bu sebeple master database’ini buradan kendi database seçtiğinizde ve o database’de personel tablosu varsa hata gidecektir.

MSSQL her açtığında master database yerine kendi database ile açılsın

Her SQL’i açtığınızda sistem verilerinin tutulduğu master database varsayılan olarak açılır. Her açılışta master database’ini değiştirmek zahmetli bir durumdur. Eğer tek bir database’de çalışıyorsanız her SSMS’i açtığınızda varsayılan olarak kendi veritabanınız gelmesi için ilk SSMS’i açtığınızda gelen sa ve şifre yazdığınız alan

Connect to Server penceresinde Conncection Properties Sekmesine geçin

Connect to database : [Kendi Database’ini seçin]

Veritabanı kullanımlarını renklere göre ayırma yöntemi

Yanlış sunucuya sorgu atma riskini azaltır. Örneğin bir canlı database var birde test database’i var. Tablolar ve sorgular hepsi aynı. Yanlışlıkla canlı ortamda sorgu yapıp canlı database’in performansını düşürebilirsiniz. Bu ayar sayesinde Hangi sunucuya bağlanıyorsanız bir defa renk ataması yaparsınız. Ardından hatalı sorgu çalıştırmazsınız.

Örneğin CanlıDB = Kırmızı, TestDB =Yeşil yapabilirsiniz.

Bu ayarı yaparak sorgu ekranının altında test ortamında çalıştığınızı bileceksiniz.

Altta kırmızı bar olduğunda canlı DB’de çalıştığınızı anlayacaksınız.

Çok faydalı bir yöntemdir.

Sorgu Sonucunu Excel’e Kaydederken Başlıklar Kaybolmasın

Sorgu sonucu çıktıktan “Save Results As” seçip csv kaydettiğinizde Başlıklar çıkmaz.

Eğer Export dosyasında başlıklarında çıkmasını istiyorsanız

Tools- Options – Query Results – SQL Server – Result to Grid seçeneğine gelin ve aşağıdaki alandan  “Include column headers when copying or saving results” seçeneğini işaretleyin. SQL Server’ı kapatıp açın.

Artık “Save Results As” yapıp CSV kaydettiğinizde başlıkları ile gelecektir.

Yazdığınız Kodlar Elektrik Kesintisiyle Kaybolmasın – Otomatik kurtarmayı Aktif Et (AutoRecover)

Tools- Options – Environment – AutoRecover Alanı aktif değilse aktif edin ve 5 değerini 1 yapın. Böyleye yazdığınız veriler ola ki ani bir elektrik kesintisinde bir dakika öncesindeki sorgularınızı otomatik kaydetsin.  Bu süre varsayılan olarak 5 dakika tavsiyem 1 veya 2 dakika kalsın.

Ani bir kesinti sonrası SMSS açtığınızda gelen pencere’de kurtarılacak dosya olduğunu göster

 

Sizde denemek isterseniz 1 dakikaya alın. Sonra kaydetmeden 1 dk bekleyin.  Ctrl + Shift + ESC tuşlarına basın Görev yöneticisisi açılacaktır. SMSS’i bulun ve sağ tuş – Görevi Sonlandır diyin

Sonra SSMS’i tekrar açın. Karşınıza bu şekilde ekran gelecektir. Recovery Select Files seçerek kaydetmediğiniz dosyayı otomatik kaydettiğinizi görecektir.

MSSQL’de Tarih verilerini Türkçe Göstermek için bu kodu çalıştırın

SQL’de her ne kadar veritabanına Türkçe formatta yükleseniz de sorguladığınızda bu şekilde Hafta Günü Ay gibi alanlar İngilizce görürsünüz.

“SET LANGUAGE Turkish” Kodunu bir kez çalıştırsanız, Dil ayarlarınız Artık Türkçe olacaktır.

Aynı sorguyu tekrar çalıştırdığınızda Türkçe Tarih bilgileri görebilirsiniz. Eski Haline getirmek isterseniz’de “SET LANGUAGE English” yapabilirsiniz. Bu veride bir değişiklik yapmaz.

Kapanış

Evet, SSMS ekranını kullanmak için tavsiye ettiğim ayarları yapmış olduk. Bir sonraki videoda SQL ekranını tanıyım anlamaya çalışacağız.

Bir sonraki eğitimde görüşmek üzere…

Excel’de Mantıksal Kavramlar ve Gelişmiş Kullanımı

yazar

Excel eğitiminin bu bölümünde, mantıksal kavramlar üzerine odaklanıyoruz. Mantıksal ifadeler, Excel’de basit işlemlerden çok daha fazlasını yapabilmemizi sağlar ve algoritmik düşünmeye giriş için önemli bir adımdır.

Mantıksal Kavram Nedir?

Mantıksal kavram, Excel’de işlemlerin doğru (TRUE) veya yanlış (FALSE) olarak sonuçlanmasını sağlar. Bu yapı, programlama dillerindeki (C#, Python, vb.) boolean mantığına benzer.

Örneğin; Excel’de yazdığınız:

text
=1=1

formülü, “1” sayısının “1” sayısına eşit olup olmadığını sorgular ve sonuç olarak TRUE (doğru) döner. Eğer:

text
=1=2

yazarsanız, sonuç FALSE (yanlış) olur.

Excel’de Kullanılan Temel Mantıksal Operatörler

Mantıksal ifadelerde kullanılan temel operatörler şunlardır:

  • Büyüktür (>)

  • Küçüktür (<)

  • Büyük eşittir (≥)

  • Küçük eşittir (≤)

  • Eşittir (=)

  • Eşit değildir (≠)

Bu araçlarla Excel’e dilediğiniz soruyu sorabilir, sonuca göre işlem yapabilirsiniz.

Mantıksal Fonksiyonlar ve Kavramların Gelişmiş Kullanımı

Excel’de sadece karşılaştırma yapmak değil, aynı zamanda aşağıdaki gibi mantıksal fonksiyonları da kullanabilirsiniz:

  • EĞER (IF)

  • VE (AND)

  • VEYA (OR)

  • DEĞİL (NOT)

Ayrıca, veri tipi kontrolü için:

  • Metin mi? (ISTEXT)

  • Sayı mı? (ISNUMBER)

  • Hatalı değer mi? (ISERROR)

gibi formüller de vardır. Bunları ilerleyen derslerde detaylı işlenecektir.

Mantıksal Kavramların Excel’de Sağladığı Avantajlar

Mantıksal formüllerle iş yapmanın en büyük avantajı, işlemlerin esnekliği ve işlerin otomatikleştirilmesidir.

Koşullu biçimlendirme, gelişmiş filtrelemeler ve veri doğrulamada kullanılan mantıksal yapılar sayesinde çok daha etkili ve doğru sonuçlar elde edilir.

Örneğin; koşullu biçimlendirmede sadece “basit renk değişimi” değil, karmaşık karşılaştırmalar ve birden fazla koşulun bir arada kontrolü mümkündür.

Algoritma Mantığını Excel’de Kavramak

Mantıksal işlemler, bir anlamda Excel’de kod yazmak gibidir. Algoritma mantığını kavrayarak, verileriniz üzerinde karmaşık sorgular hazırlayabilir, modüler ve analitik yaklaşımlarla çözümler üretebilirsiniz.

Eğitimin bu aşaması, programlamaya veya ileri Excel kullanımlarına giriş niteliğindedir.

Gelecek Konular: Gelişmiş Mantıksal Fonksiyonlar ve Denetim Fonksiyonları

Önümüzdeki derslerde;

  • Mantıksal filtreler,

  • Gelişmiş koşullu biçimlendirme,

  • EĞER formülüne derin giriş,

  • Analitik ve modüler yazım teknikleri,

  • Denetim fonksiyonları (bilgi grubundan),

gibi konuları detaylandıracağız.

Sonuç

Excel’de mantıksal kavramlar, sadece basit doğru-yanlış sonuçlarından ibaret değildir. Bu yapılar ile veri analizi, koşullu işlem, filtreleme gibi bir dizi gelişmiş fonksiyon hayata geçirilir. Mantıksal kavramları öğrenmek, Excel’de yeteneklerinizi çok üst seviyelere taşımanın anahtarıdır.

Bir sonraki eğitimde görüşmek üzere!

Excel’de Tarih Formatı Kontrolü: Doğru Veri Girişi İçin İpuçları

yazar

Excel’de tarih formatı ile çalışırken en sık karşılaşılan sorunlardan biri, kullanıcıların yanlış formatta veri girmesidir. Örneğin yalnızca gün ve ay yazılması, ya da sayısal bir değer girildiğinde Excel’in bunu otomatik olarak farklı bir formata dönüştürmesi gibi hatalar, raporlamalarda ciddi problemlere yol açabilir. Bu yazıda, Excel’de tarih formatı doğrulama yöntemlerini inceleyecek ve hangi formüller ile doğru veri girişini sağlayabileceğinizi göstereceğiz.

Tarih Formatı Neden Önemlidir?

Excel’de tarih ve zaman verileri aslında sayısal değerler olarak saklanır.
Örneğin, 16.09.2024 tarihini yazdığınızda Excel bunu otomatik olarak bir sayıya çevirir.
Eğer yalnızca gün-ay (16.09 gibi) girerseniz, Excel bunu farklı bir tarih biçimine dönüştürerek raporlarınızda hatalara sebep olabilir.

Bu nedenle, yalnızca gün/ay/yıl formatında giriş yapılmasını sağlamak veri doğruluğu için kritik önem taşır.

1. ISNUMBER Formülü ile Temel Kontrol

İlk kontrolümüzü ISNUMBER formülü ile yapabiliriz.

  • Hücreye girilen değerin sayısal olup olmadığını test eder.

  • Eğer sonuç FALSE dönerse, hücreye geçerli bir tarih girilmemiş demektir.

Bu basit yöntem, tarih formatı dışındaki girişleri hızlıca filtrelemenizi sağlar.

2. CELL Formülü ile Format Kontrolü

İkinci yöntem ise CELL formülünü kullanmaktır.

CELL(“format”, hücre_adresi) şeklinde yazıldığında, Excel size hücrenin formatını döndürür.
Örneğin:

  • G formatı → Tam gün/ay/yıl formatıdır.

  • D1, D2 gibi formatlar → Sadece gün/ay veya farklı kısaltılmış tarih formatlarını ifade eder.

Bu kontrol sayesinde, yalnızca istenen formatta tarih girişine izin verebilirsiniz.

3. Mantıksal Testler ile Doğru Formatı Zorunlu Kılmak

CELL formülünden elde edilen değeri, IF fonksiyonu veya diğer mantıksal testlerle birleştirerek yalnızca gg.aa.yyyy biçimindeki girişleri geçerli sayabilirsiniz.

Örneğin:

=IF(CELL("format";A1)="G";"Geçerli Tarih";"Yanlış Format")

Bu sayede kullanıcı yanlış tarih formatı girdiğinde uyarı mesajı alır.

Excel’de Tarih Doğrulaması ile Hataları Önleyin

Excel’de doğru veri girişini sağlamak için:

  • ISNUMBER ile sayısal kontrol yapın,

  • CELL ile formatı kontrol edin,

  • Mantıksal testlerle yalnızca doğru formatı kabul edin.

Bu yöntemler, raporlamalarda ve veri analizlerinde hataları en aza indirerek daha güvenilir sonuçlar elde etmenizi sağlar.

Sonuç

Excel’de tarih formatı kontrolü, özellikle büyük veri setleri üzerinde çalışırken oldukça kritik bir konudur. Yanlış tarih girişleri yalnızca tablolarınızı değil, bağlı grafik ve raporlarınızı da hatalı hale getirebilir.

Doğru formülleri kullanarak, kullanıcıların yalnızca gg.aa.yyyy formatında veri girmesini sağlayabilir ve veri bütünlüğünü koruyabilirsiniz.

Excel’de Mükerrer Kayıt Girişini Engelleme: Veri Doğrulamada COUNTIF Formülünün Kullanımı

yazar

Excel’de veri doğrulama ile listelerinizde aynı kaydın birden fazla kez girilmesini engellemek kolaydır. Bu yazıda, özellikle mükerrer kayıtların önüne geçmek için COUNTIF formulünün nasıl kullanıldığını örneklerle açıklayacağız.

Veri Doğrulamada COUNTIF Formülü Nedir?

COUNTIF fonksiyonu, belirli bir aralıktaki hücreler arasında, aranan değerin kaç kere geçtiğini sayar. Örneğin, B sütununda “10” sayısı iki kez var ise, COUNTIF bu değer için “2” sonucunu döndürür.

Bu fonksiyon, veri doğrulamanın içinde kullanılarak, eğer bir değer listede birden fazla görünüyorsa bunu tespit eder ve kullanıcıyı uyarır.

Mükerrer Kayıtları Engellemek İçin COUNTIF Kullanımı

Örnek senaryoda, B sütunundaki girişlerde tekrar eden kayıtların girilmesini istemiyoruz.

Adım Adım Formül Açıklaması:

  1. COUNTIF(B:B,B4) Formülü

    • B sütununun tamamını arar ve B4 hücresindeki değerin kaç kere olduğunu sayar.

  2. Mantıksal Kıyaslama ile Kontrol

    • Excel’e, eğer COUNTIF sonucu 1’i aşarsa (yani değer birden fazla varsa) veri girişine izin vermemesi için “TRUE” / “FALSE” mantığı kurarız.

  3. Veri Doğrulama Alanında Kullanımı

    • Bu formülü veri doğrulama > Custom alanına yapıştırarak aktif ederiz. Böylece kullanıcı, aynı değeri ikinci kez yazmak istediğinde hata mesajı alır.

Formülün Çalışma Prensibi ve Dinamikliği

Formülde:

text
=COUNTIF(B:B,B4)=1

  • “B:B” sütunu, tüm sütunu ifade eder.

  • “B4” ise aktif hücreyi gösterir.

  • Formül, her satır için kendi hücresiyle dinamik olarak çalışır, çünkü B4 hücresine sabitleme ($) uygulanmaz.

  • Böylece B5 hücresinde formül otomatik olarak COUNTIF(B:B,B5)=1 olur.

Bu yöntem sayesinde, her satırdaki veri aynı sütundaki diğer kayıtlarla dinamik olarak karşılaştırılır.

Uygulama ve Örnek Test

  • B4 hücresine “10” yazdığınızda, COUNTIF değeri “1” olur ve veri girişi kabul edilir.

  • Başka bir hücreye tekrar “10” yazarsanız, COUNTIF sonucu “2” olur ve veri doğrulama aktif edilerek hata mesajı verir.

  • “11”, “12” gibi farklı sayıları yazarak girişlerin sorunsuz yapılabildiği görülür.

Özet

  • COUNTIF fonksiyonu, veri doğrulamada mükerrer girişlerin önüne geçmek için güçlü bir araçtır.

  • Formülü veri doğrulama > Custom alanına yazarak, aynı kaydın tekrar yazılmasını engelleyebilirsiniz.

  • Formülde hücre adresinin sabit olmaması, formülün tüm satırlarda dinamik çalışmasını sağlar.

  • Veri doğrulama ile giriş hatalarını minimize ederek Excel listelerinizin verimliliğini artırabilirsiniz.

Excel’de Mantıksal (Formüllerle) Veri Doğrulama’ya Giriş

yazar

Excel’de Gelişmiş Veri Doğrulama Teknikleri

Excel eğitimlerimizin bu bölümünde, temel veri doğrulama özelliklerinden farklı olarak, gelişmiş ve kişiselleştirilmiş veri doğrulama tekniklerini ele alacağız. Bu yazıda, sadece Excel’in hazır seçenekleri dışına çıkarak Custom (Özel) formüllerle nasıl veri doğrulama yapılacağını anlatacağım.

Veri Doğrulama Nedir ve Neden Önemlidir?

Veri doğrulama, Excel’de kullanıcıların belirli kriterlere uyan veri girmesini zorunlu kılan bir özelliktir. Bu sayede yanlış veya hatalı veri girişlerinin önüne geçilir ve veri bütünlüğü sağlanır.

Excel’in standart veri doğrulama seçenekleri arasında “Whole Number” (Tam sayı), “List” (Liste), “Date” (Tarih), “Time” (Zaman) gibi hazır tipler bulunur. Ancak bu yazımızda, standartlara bağlı kalmayıp Custom (Özel) seçenekler üzerinden veri doğrulamanın nasıl yapılacağını göreceğiz.

Custom Veri Doğrulama Nedir?

Custom veri doğrulama, Excel formülleri kullanılarak kendimize özel kurallar oluşturduğumuz bir yöntemdir. Yani bir hücreye girilecek veriyi, kendiniz yazdığınız mantığa göre sınırlandırabilirsiniz.

Bu bölümde üç önemli örnek üzerinde ilerleyeceğiz:

  1. Mükerrer Kayıt Girişini Engelleme

  2. Tarih Alanına Sadece Gün/Ay/Yıl Formatında Değer Girişi

  3. Soyadı Hücresine Sadece BÜYÜK HARF İle Veri Girişi

1. Mükerrer Kayıt Girişini Engelleyen Formül

Excel listelerinizde, aynı verinin birden fazla kez girilmesini istemeyebilirsiniz. Bunun için custom veri doğrulama kısmına belirli bir formül yazılabilir.

Öncelikle, listedeki verileri kontrol eden ve yeni girilen değerin listede tekrar bulunup bulunmadığını hesaplayan bir formül hazırlanır. Bu formülü Veri Doğrulama > Custom alanına ekledikten sonra, tekrar eden girişlerde kullanıcı uyarılır.

2. Tarih Alanına Sadece Tarih Formatında Giriş Sağlama

Tarih sütunlarına sadece geçerli bir tarih formatında veri girilmesini sağlamak için gelişmiş bir custom formül kullanılır. Böylece, metinsel ya da sayısal farklı formatlarda veri girişlerinin önüne geçilir.

Bunun için, kullanıcıların sadece “gün/ay/yıl” formatında tarih girmeleri sağlanır ve aksi durumlarda hata mesajı gösterilir.

3. Sadece Büyük Harf Veri Girişi için Doğrulama

Bazı durumlarda, özellikle soyadı gibi kritik metin alanlarında kullanıcıların küçük harf girmesini engellemek gerekebilir. Bunu sağlamak için custom formüller ile sadece büyük harflerin kabul edilmesi sağlanır.

Aksi halde, sayısal veya küçük harf gibi hatalı girişler engellenerek, verilerin standart formatta alınması garantilenir.

Sonuç ve Ek İpuçları

  • Custom veri doğrulama formülleri, standart seçeneklerin ötesinde size esneklik sağlar.

  • Gelişmiş Excel kullanımı için özellikle veri bütünlüğünü sağlamak adına bu tekniklerden faydalanmak önemlidir.

  • Pratik örnekler üzerinde çalışarak, liste tekrarını engelleme, tarih doğrulama ve metin biçimlendirme gibi ihtiyaçlara kolayca çözüm bulabilirsiniz.

Excel’de veri doğrulama ile ilgili daha gelişmiş ve özel uygulamalar yapmak isterseniz, bu yöntemler başlangıç için oldukça faydalıdır.

Eğitimimize devam edeceğiz, başka Excel ipuçları için takipte kalın!

Hücre Biçimlendirme’de Sayısal ve Metinsel Yer Tutucuların Önemi

yazar

Excel Hücre Biçimlendirmede Yıldız ve Et İşaretlerinin Kullanımı

Excel’de hücre biçimlendirme formüllerini öğrenmek, özellikle sayı ve metinlerin nasıl görüneceğini ayarlamak için çok önemlidir. Bu yazıda, hücre biçimlendirmede yıldız (*) ve et (&) işaretlerinin kullanımı üzerine detaylı bir açıklama ve örnekler paylaşacağım.

Hücre Biçimlendirmedeki Sayısal Yer Tutucuları: “0” ve “#”

Excel’de hücre biçimlendirmede “0” ve “#” karakterleri sayısal yer tutucu olarak kullanılır. “0” ifadesi, sayı olarak gelmesi gereken yerin kesinlikle dolmasını sağlar. “#” ise isteğe bağlıdır, yani sayısal ifade olmadığında boş kalabilir.

Bu sayısal yer tutucular, sayıların nasıl gösterileceğini özelleştirmede temel taşlardır.

Yıldız (*) İşaretinin Anlamı ve Kullanımı

Yıldız işareti (*) hücre biçimlendirmede oldukça dikkat çekici bir rol oynar. Temel işlevi, sonradan yazılacak karakterin, hücrenin genişliği boyunca tekrar edilmesini sağlamaktır.

Örnek Uygulama:

Eğer biçimlendirme koduna “0*x” yazarsanız:

  • 0: Sayısal bir ifade yer tutucusu

  • *x: Hücre sonuna kadar ‘x’ karakterini tekrarlama

Bu durumda, hücreye “123” yazdığınızda, sayıdan sonra hücre boyutuna göre “x” işaretleri otomatik olarak eklenir. Hücre genişletildikçe tekrarlanan “x” sayısı artar, daraltıldıkça azalır.

Metin Yer Tutucusu: Et (&) İşaretinin Kullanımı

Metin için yer tutucu olarak “&” işareti kullanılır. Bu işaret, hücreye girilen metni temsil eder.

Örnek Kullanım:

Bir hücrede “Sayın & Öğrencisi” biçimlendirmesi varsa ve hücreye “Mustafa” yazılırsa, sonuç “Sayın Mustafa Öğrencisi” şeklinde görünür.

Bu yöntem özellikle sabit metinle birlikte dinamik metin gösterimi yaparken çok kullanışlıdır.

Hücre Biçimlendirmede Yıldız ve Et İşaretlerinin Birlikte Kullanımı

Bu iki işaretin özellikleri birleştirilerek daha gelişmiş biçimlendirme çözümleri oluşturulabilir. Örneğin:

  • Hücrenin sonuna kadar belirli bir karakter (boşluk gibi) yıldız ile tamamlanır.

  • Ardından sabit bir metin eklenir (örneğin iki nokta üst üste “:” gibi).

Bu sayede hem hücre genişliği dinamik olarak doldurulur, hem de sonuna sabit metin eklenir.

Uygulama Örneği:

Biçimlendirme kodu:

text
&* " :"

Bu kod, hücredeki metni sonuna kadar boşlukla doldurur ve hücrenin sonunda sabit olarak iki nokta üst üste “:” gösterir. Hücre genişliği değiştikçe boşluk sayısı ayarlanır, ancak iki nokta üst üste sabit kalır.

Özet ve Sonuç

  • “0” ve “#” sayısal veri yer tutuculardır; “0” kesin sayı, “#” ise isteğe bağlı sayı gösterir.

  • Yıldız (*) işareti, karakterleri hücre genişliği boyunca tekrar ettirir.

  • Et (&) işareti, metin yer tutucusu olarak dinamik metin yerleştirir.

  • Bu işaretler birlikte kullanılarak, hem sayısal hem metin verilerinin hücrede özel ve estetik görünümlerle gösterilmesi sağlanabilir.

Excel biçimlendirmede bu pratik yöntemleri kullanarak, daha düzenli ve okunabilir tablolar oluşturmak mümkündür.

Excel Hücre Biçimlendirme Örneği ve Uygulama İpuçları

  • Sayısal veri sonuna ‘x’ karakterini tekrar ettirmek için: Hücre biçimlendirme:

    text
    0*x

  • Metin sonuna boşluklarla birlikte sabit ‘:’ eklemek için: Hücre biçimlendirme:

    text
    &* " :"

  • Sabit metin eklerken metin ve sayı kombinasyonları oluşturulabilir.

  • Hücre genişliği değiştirilince yıldız işaretinden sonra gelen karakter sayısı otomatik ayarlanır.

Başarılarınızın devamı için Excel hücre biçimlendirme özelliklerini daha iyi kavrayarak tablolarınızda stil ve düzen yaratabilirsiniz.

Excel’de Tarih Formatı Kontrolü Nasıl Yapılır? Basit Yöntem! #u17

yazar

Bu yazımda Excel’de tarih alanlarına sadece gün/ay/yıl formatında veri girişi yapılmasını sağlayan mantıksal veri doğrulama örneğini detaylı olarak inceleyeceğiz.

Problem: İşe Giriş Tarihinde Format Kontrolü

İşe giriş tarihi gibi kritik alanlarda sadece doğru tarih formatında (gün/ay/yıl) veri girişine izin vermek istiyoruz. Bu sayede:

  • Metinsel değer girişini engelleyeceğiz
  • Sadece ay/yıl girişini engelleyeceğiz
  • Tam tarih formatı dışındaki girişleri engelleyeceğiz

Excel’de Tarihlerin Sayısal Yapısı

Excel’de tarihler temelde sayısal değerlerdir. Önemli bir kural:

16.09.2024 tarihini yazdığınızda, bu hücreyi Home sekmesinden Clear Format dediğiniz anda tarih verisi sayısala dönüyor. Bu kuralı bilerek hareket edeceğiz.

İlk Kontrol: ISNUMBER Formülü

Başlangıçta basit bir kontrol yapalım:

=ISNUMBER(I4)

Bu formül girilen değerin sayısal olup olmadığını kontrol eder. Ancak bu tek başına yeterli değil.

Tarih Format Kontrolü: CELL Formülü

Excel’de formatları kontrol etmek için CELL formülünü kullanabiliriz:

=CELL("format",I4)

Format Kodları:

  • D1: Gün/Ay/Yıl formatı (16/8/24)
  • D2: Gün/Ay formatı (16/8)

Pratik Test:

  • 16/8/24 yazdığımızda: D1 formatı
  • 16/8 yazdığımızda: D2 formatı

Format Eşitlik Kontrolü

Sadece D1 formatında veri girişine izin vermek için:

=CELL("format",I4)="D1"

Bu formül hücrenin D1 formatında olup olmadığını kontrol eder.

Tamamlanmış Mantıksal Formül

İki kontrolü birleştirerek final formülümüzü oluşturalım:

=AND(CELL("format",I4)="D1",ISNUMBER(I4))

Formül Açıklaması:

  • CELL(“format”,I4)=”D1″: Hücrenin D1 formatında olup olmadığını kontrol eder
  • ISNUMBER(I4): Girilen değerin sayısal olup olmadığını kontrol eder
  • AND: İki koşulun da aynı anda sağlanmasını gerektirir

Uygulama Süreci

1. Formül Testi

Önce formülü test edelim:

  • 16/8/24 → TRUE döner (D1 formatı + sayısal)
  • 16/8 → FALSE döner (D2 formatı olduğu için)
  • Metin → FALSE döner (sayısal olmadığı için)

2. Veri Doğrulama Ayarları

  1. Kontrol edilecek hücre aralığını seçin (Ctrl+A ile tüm sütunu seçebilirsiniz)
  2. Data sekmesinden Data Validation‘a gidin
  3. Allow kısmından “Custom” seçin
  4. Formula kutusuna formülü yapıştırın
  5. Tamam’a basın

Test Senaryoları

Metinsel Değer Testi

Metinsel değer girmeye çalıştığımızda:

  • İki koşul da FALSE döner
  • Veri girişi engellenir

Sayısal Değer Testi (Eksik Format)

Sadece sayısal değer girdiğimizde:

  • ISNUMBER: TRUE
  • Format kontrolü: FALSE (D1 formatında değil)
  • Sonuç: Veri girişi engellenir

Kısmi Tarih Testi (16/8)

Sadece gün/ay girdiğimizde:

  • ISNUMBER: TRUE
  • Format: D2 (D1 değil)
  • Sonuç: FALSE, veri girişi engellenir

Doğru Format Testi (16/8/24)

Tam tarih formatı girdiğimizde:

  • ISNUMBER: TRUE
  • Format: D1
  • Sonuç: TRUE, veri girişine izin verilir

Farklı Tarih Format Girişleri

Formül şu girişlere izin verir:

  • 16/8/24
  • 22.09.2024
  • 15-10-2024

Çünkü Excel bu formatları otomatik olarak tanır ve D1 formatında saklar.

Mantıksal İşleyiş

Bu mantıksal veri doğrulamanın çalışma prensibi:

  1. TRUE + TRUE = TRUE: Veri girişine izin verilir
  2. TRUE + FALSE = FALSE: Veri girişi engellenir
  3. FALSE + TRUE = FALSE: Veri girişi engellenir
  4. FALSE + FALSE = FALSE: Veri girişi engellenir

Sonuç

Bu formülü kullanarak tarih alanlarınızda format tutarlılığını sağlayabilirsiniz:

=AND(CELL("format",I4)="D1",ISNUMBER(I4))

Bu yaklaşım sayesinde:

  • Sadece tam tarih formatında giriş kabul edilir
  • Metinsel ve kısmi tarih girişleri engellenir
  • Veri kalitesi ve tutarlılığı sağlanır

Bu mantıksal veri doğrulama tekniği, özellikle tarih verilerinin kritik olduğu İK, muhasebe ve proje yönetimi uygulamalarında çok faydalıdır.

Veri Doğrulama ile Mükerrer Kayıt Girişini Engelleme #u16

yazar

Excel’de Gelişmiş Veri Doğrulama: Mantıksal Formüllerle 3 Pratik Örnek

Merhaba! Bu yazımda Excel’de veri doğrulama konusunu ele alacağız. Ancak basit veri doğrulamalarla değil, daha gelişmiş mantıksal formüllerle yapılan veri doğrulama örnekleriyle ilgileneceğiz.

Basit Veri Doğrulamalar Nelerdir?

Excel’de Data sekmesinden Data Validation’a gittiğinizde şu seçenekleri görürsünüz:

  • Whole Number (Tam Sayı)
  • List (Liste)
  • Date (Tarih)
  • Time (Zaman)

Bu basit doğrulama türleri çoğu durumda yeterli olabilir, ancak daha karmaşık ihtiyaçlar için Custom seçeneğini kullanmamız gerekir.

Mantıksal Veri Doğrulama Nedir?

Custom kısmında Excel’deki formülleri kullanarak kişiselleştirilmiş veri doğrulama kuralları oluşturabiliriz. Bu mantıksal yaklaşım sayesinde çok daha esnek ve güçlü doğrulama sistemleri kurabilirsiniz.

Örnek 1: Mükerrer Kayıt Girişini Engelleme

İlk örneğimizde listemizde mükerrer kayıt girişini engelleyen bir formül yazacağız.

Formül:

=COUNTIF($A$2:$A$1000,A2)<=1

Formül Açıklaması:

  • COUNTIF fonksiyonu: Belirtilen aralıkta kritere uyan hücreleri sayar
  • $A$2:$A$1000: Kontrol edilecek tüm veri aralığı (mutlak referans)
  • A2: Mevcut hücreyi temsil eder
  • <=1: Bu değer sadece 1 kez veya hiç bulunmamalı

Nasıl Çalışır?

Bu formül, girilen değerin listede kaç kez geçtiğini sayar. Eğer 1’den fazla ise (yani mükerrer ise) FALSE döner ve veri girişi engellenir.

Örnek 2: Tarih Alanına Format Kontrolü

İkinci örneğimizde tarih alanına sadece gün/ay/yıl formatında değer girişi sağlayacağız.

Formül:

=AND(ISNUMBER(A2),A2=INT(A2),A2>0)

Formül Detayları:

  • ISNUMBER(A2): Girilen değerin sayısal olup olmadığını kontrol eder
  • A2=INT(A2): Girilen değerin tam sayı olup olmadığını kontrol eder (tarihler Excel’de tam sayı olarak saklanır)
  • A2>0: Pozitif değer olmasını sağlar
  • AND: Tüm koşulların aynı anda sağlanmasını gerektirir

Kontrol Kriterleri:

  • Sadece tarih formatında giriş kabul edilecek
  • Sayısal değer girişine izin verilmeyecek
  • Metinsel değer girişine izin verilmeyecek

Bu sayede tarih alanlarınızda format tutarlılığını sağlamış olacaksınız.

Örnek 3: Büyük Harf Zorunluluğu

Üçüncü ve son örneğimizde ad-soyad kısmına sadece büyük harf veri girişini sağlayacağız.

Formül:

=AND(ISTEXT(A2),EXACT(A2,UPPER(A2)),LEN(A2)>0)

Formül Bileşenleri:

  • ISTEXT(A2): Girilen değerin metin olup olmadığını kontrol eder
  • EXACT(A2,UPPER(A2)): Girilen metnin büyük harfe çevrilmiş hali ile birebir aynı olup olmadığını kontrol eder
  • UPPER(A2): Metni büyük harfe çevirir
  • LEN(A2)>0: Boş giriş yapılmasını engeller
  • AND: Tüm koşulları birleştirir

Engellenecek Durumlar:

  • Küçük harfli metinsel değer girişi engellenecek
  • Sayısal değer girişi engellenecek
  • Boş alan bırakılması engellenecek
  • Sadece büyük harf kombinasyonları kabul edilecek

Uygulama Süreci

Her üç örnek için de şu adımları takip edebilirsiniz:

1. Formül Hazırlığı

Önce formülü ekran üzerinde hazırlayın ve test edin.

2. Veri Doğrulama Ayarları

  • Data sekmesinden Data Validation’a gidin
  • Allow kısmından “Custom” seçeneğini seçin
  • Hazırladığınız formülü Formula alanına yapıştırın

3. Test Süreci

Çalışıp çalışmadığını farklı senaryolarla kontrol edin.

4. Hata Mesajları

Error Alert sekmesinden kullanıcılara gösterilecek uyarı mesajlarını özelleştirin.

Formüllerin Mantığı

Bu mantıksal veri doğrulama yaklaşımının temelinde TRUE/FALSE mantığı yatar:

  • Formül TRUE döndürürse: Veri girişine izin verilir
  • Formül FALSE döndürürse: Veri girişi engellenir ve hata mesajı gösterilir

Sonuç

Mantıksal veri doğrulama kullanarak Excel’de çok daha güçlü ve esnek doğrulama sistemleri kurabilirsiniz. Bu üç pratik örnek ve formülleri, günlük Excel kullanımınızda karşılaşabileceğiniz yaygın ihtiyaçları karşılamaktadır.

Bu teknikleri ve formülleri projelerinizde kullanarak veri kalitesini artırabilir ve hatalı veri girişlerini önleyebilirsiniz.

Excel’de Dinamik Sayı Gösterimi: K, M ve Milyar Formatları Nasıl Kullanılır? #u10

yazar

 

Giriş: Büyük Sayıları Anlamlı Kılmak

Verilerinizi daha net ve anlaşılır hale getirmek için Excel’in güçlü biçimlendirme özelliklerini kullanmaya hazır mısınız? Bu rehberde, karmaşık sayıları basit ve profesyonel şekilde göstermenin sırlarını paylaşacağız.

Dinamik Sayı Gösterimi: Detaylı Kılavuz

1. Binli Değerler (1 Milyondan Küçük)

Nasıl Çalışır?

  • 1 milyondan küçük tüm değerler “K” (bin) formatında gösterilir
  • Örnek: 50.000 → 50K
  • Formül: 6 basamağa kadar olan sayıları bin cinsinden gösterir

Pratik Örnek

500 → 0.5K
5.000 → 5K
50.000 → 50K
999.999 → 999.99K

 

2. Milyon Değerleri (1 Milyardan Küçük)

Dönüşüm Mantığı

  • 1 milyardan küçük değerler “M” (milyon) olarak formatlanır
  • Örnek: 1.500.000 → 1.5M
  • İki nokta kullanılarak milyon bölme işlemi yapılır

Uygulama Detayları

1.000.000 → 1M
2.500.000 → 2.5M
750.000 → 0.75M

 

3. Milyar ve Üzeri Değerler

Gösterim Şekli

  • 1 milyardan büyük değerler “B” (milyar) olarak işaretlenir
  • Üç nokta kullanılarak milyar bölme işlemi gerçekleştirilir
  • Örnek: 3.500.000.000 → 3.5B

Örnekler

2.000.000.000 → 2B
8.750.000.000 → 8.75B

 

Formül Yapısı ve Hesaplama Teknikleri

Formülün Temel Bileşenleri

  • Nokta sayısı: Bölme kademesini belirler
  • Köşeli parantezler: Koşul tanımlama
  • Tırnak içi metinler: Birim gösterimi

Grafik Üzerinde Gösterim

Excel’in güçlü görselleştirme özellikleri sayesinde:

  • Dinamik sayı formatları grafiklerinizi temizleştirir
  • Veri etiketleri ile sayılar daha anlaşılır hale gelir
  • Farklı ölçeklerdeki veriler tek bir grafikte sunulabilir

Pratik İpuçları

  1. Formülü esnek tutun
  2. Farklı veri setlerinde test edin
  3. Grafik düzenlemelerini ihmal etmeyin
  4. Gerektiğinde manuel düzeltmeler yapın

Olası Zorluklar ve Çözümleri

  • Sorun: Çok büyük sayılar grafik düzenini bozabilir
  • Çözüm: Nokta sayısını ve bölme kademelerini ayarlayın

Sonuç

Excel’de dinamik sayı gösterimi, verilerinizi profesyonelce sunmanın anahtarıdır. Doğru tekniklerle karmaşık sayıları basit ve net bir şekilde görselleştirebilirsiniz.

Hemen Uygulamaya Koyun!

🔑 Püf Nokta: Her zaman verilerinizin okunabilirliğini ve anlaşılabilirliğini ön planda tutun.

Sıkça Sorulan Sorular

S1: Tüm Excel sürümlerinde bu yöntem çalışır mı? Çoğu modern Excel sürümünde sorunsuz çalışır.

error: İçerik Kopyalamaya Karşı Korulamlıdır. !!