Bu yazımda Excel’de tarih alanlarına sadece gün/ay/yıl formatında veri girişi yapılmasını sağlayan mantıksal veri doğrulama örneğini detaylı olarak inceleyeceğiz.
Problem: İşe Giriş Tarihinde Format Kontrolü
İşe giriş tarihi gibi kritik alanlarda sadece doğru tarih formatında (gün/ay/yıl) veri girişine izin vermek istiyoruz. Bu sayede:
- Metinsel değer girişini engelleyeceğiz
- Sadece ay/yıl girişini engelleyeceğiz
- Tam tarih formatı dışındaki girişleri engelleyeceğiz
Excel’de Tarihlerin Sayısal Yapısı
Excel’de tarihler temelde sayısal değerlerdir. Önemli bir kural:
16.09.2024 tarihini yazdığınızda, bu hücreyi Home sekmesinden Clear Format dediğiniz anda tarih verisi sayısala dönüyor. Bu kuralı bilerek hareket edeceğiz.
İlk Kontrol: ISNUMBER Formülü
Başlangıçta basit bir kontrol yapalım:
=ISNUMBER(I4)
Bu formül girilen değerin sayısal olup olmadığını kontrol eder. Ancak bu tek başına yeterli değil.
Tarih Format Kontrolü: CELL Formülü
Excel’de formatları kontrol etmek için CELL formülünü kullanabiliriz:
=CELL("format",I4)
Format Kodları:
- D1: Gün/Ay/Yıl formatı (16/8/24)
- D2: Gün/Ay formatı (16/8)
Pratik Test:
- 16/8/24 yazdığımızda: D1 formatı
- 16/8 yazdığımızda: D2 formatı
Format Eşitlik Kontrolü
Sadece D1 formatında veri girişine izin vermek için:
=CELL("format",I4)="D1"
Bu formül hücrenin D1 formatında olup olmadığını kontrol eder.
Tamamlanmış Mantıksal Formül
İki kontrolü birleştirerek final formülümüzü oluşturalım:
=AND(CELL("format",I4)="D1",ISNUMBER(I4))
Formül Açıklaması:
- CELL(“format”,I4)=”D1″: Hücrenin D1 formatında olup olmadığını kontrol eder
- ISNUMBER(I4): Girilen değerin sayısal olup olmadığını kontrol eder
- AND: İki koşulun da aynı anda sağlanmasını gerektirir
Uygulama Süreci
1. Formül Testi
Önce formülü test edelim:
- 16/8/24 → TRUE döner (D1 formatı + sayısal)
- 16/8 → FALSE döner (D2 formatı olduğu için)
- Metin → FALSE döner (sayısal olmadığı için)
2. Veri Doğrulama Ayarları
- Kontrol edilecek hücre aralığını seçin (Ctrl+A ile tüm sütunu seçebilirsiniz)
- Data sekmesinden Data Validation‘a gidin
- Allow kısmından “Custom” seçin
- Formula kutusuna formülü yapıştırın
- Tamam’a basın
Test Senaryoları
Metinsel Değer Testi
Metinsel değer girmeye çalıştığımızda:
- İki koşul da FALSE döner
- Veri girişi engellenir
Sayısal Değer Testi (Eksik Format)
Sadece sayısal değer girdiğimizde:
- ISNUMBER: TRUE
- Format kontrolü: FALSE (D1 formatında değil)
- Sonuç: Veri girişi engellenir
Kısmi Tarih Testi (16/8)
Sadece gün/ay girdiğimizde:
- ISNUMBER: TRUE
- Format: D2 (D1 değil)
- Sonuç: FALSE, veri girişi engellenir
Doğru Format Testi (16/8/24)
Tam tarih formatı girdiğimizde:
- ISNUMBER: TRUE
- Format: D1
- Sonuç: TRUE, veri girişine izin verilir
Farklı Tarih Format Girişleri
Formül şu girişlere izin verir:
- 16/8/24
- 22.09.2024
- 15-10-2024
Çünkü Excel bu formatları otomatik olarak tanır ve D1 formatında saklar.
Mantıksal İşleyiş
Bu mantıksal veri doğrulamanın çalışma prensibi:
- TRUE + TRUE = TRUE: Veri girişine izin verilir
- TRUE + FALSE = FALSE: Veri girişi engellenir
- FALSE + TRUE = FALSE: Veri girişi engellenir
- FALSE + FALSE = FALSE: Veri girişi engellenir
Sonuç
Bu formülü kullanarak tarih alanlarınızda format tutarlılığını sağlayabilirsiniz:
=AND(CELL("format",I4)="D1",ISNUMBER(I4))
Bu yaklaşım sayesinde:
- Sadece tam tarih formatında giriş kabul edilir
- Metinsel ve kısmi tarih girişleri engellenir
- Veri kalitesi ve tutarlılığı sağlanır
Bu mantıksal veri doğrulama tekniği, özellikle tarih verilerinin kritik olduğu İK, muhasebe ve proje yönetimi uygulamalarında çok faydalıdır.