Excel’de Gelişmiş Veri Doğrulama: Mantıksal Formüllerle 3 Pratik Örnek

Merhaba! Bu yazımda Excel’de veri doğrulama konusunu ele alacağız. Ancak basit veri doğrulamalarla değil, daha gelişmiş mantıksal formüllerle yapılan veri doğrulama örnekleriyle ilgileneceğiz.

Basit Veri Doğrulamalar Nelerdir?

Excel’de Data sekmesinden Data Validation’a gittiğinizde şu seçenekleri görürsünüz:

• Whole Number (Tam Sayı)
• List (Liste)
• Date (Tarih)
• Time (Zaman)

Bu basit doğrulama türleri çoğu durumda yeterli olabilir, ancak daha karmaşık ihtiyaçlar için Custom seçeneğini kullanmamız gerekir.

Mantıksal Veri Doğrulama Nedir?

Custom kısmında Excel’deki formülleri kullanarak kişiselleştirilmiş veri doğrulama kuralları oluşturabiliriz. Bu mantıksal yaklaşım sayesinde çok daha esnek ve güçlü doğrulama sistemleri kurabilirsiniz.

Örnek 1: Mükerrer Kayıt Girişini Engelleme

İlk örneğimizde listemizde mükerrer kayıt girişini engelleyen bir formül yazacağız.

Formül:

=COUNTIF($A$2:$A$1000,A2)<=1

Formül Açıklaması:

• COUNTIF fonksiyonu: Belirtilen aralıkta kritere uyan hücreleri sayar
• $A$2:$A$1000: Kontrol edilecek tüm veri aralığı (mutlak referans)
• A2: Mevcut hücreyi temsil eder
• <=1: Bu değer sadece 1 kez veya hiç bulunmamalı

Nasıl Çalışır?

Bu formül, girilen değerin listede kaç kez geçtiğini sayar. Eğer 1’den fazla ise (yani mükerrer ise) FALSE döner ve veri girişi engellenir.

Örnek 2: Tarih Alanına Format Kontrolü

İkinci örneğimizde tarih alanına sadece gün/ay/yıl formatında değer girişi sağlayacağız.

Formül:

=AND(ISNUMBER(A2),A2=INT(A2),A2>0)

Formül Detayları:

• ISNUMBER(A2): Girilen değerin sayısal olup olmadığını kontrol eder
• A2=INT(A2): Girilen değerin tam sayı olup olmadığını kontrol eder (tarihler Excel’de tam sayı olarak saklanır)
• A2>0: Pozitif değer olmasını sağlar
• AND: Tüm koşulların aynı anda sağlanmasını gerektirir

Kontrol Kriterleri:

• Sadece tarih formatında giriş kabul edilecek
• Sayısal değer girişine izin verilmeyecek
• Metinsel değer girişine izin verilmeyecek

Bu sayede tarih alanlarınızda format tutarlılığını sağlamış olacaksınız.

Örnek 3: Büyük Harf Zorunluluğu

Üçüncü ve son örneğimizde ad-soyad kısmına sadece büyük harf veri girişini sağlayacağız.

Formül:

=AND(ISTEXT(A2),EXACT(A2,UPPER(A2)),LEN(A2)>0)

Formül Bileşenleri:

• ISTEXT(A2): Girilen değerin metin olup olmadığını kontrol eder
• EXACT(A2,UPPER(A2)): Girilen metnin büyük harfe çevrilmiş hali ile birebir aynı olup olmadığını kontrol eder
• UPPER(A2): Metni büyük harfe çevirir
• LEN(A2)>0: Boş giriş yapılmasını engeller
• AND: Tüm koşulları birleştirir

Engellenecek Durumlar:

• Küçük harfli metinsel değer girişi engellenecek
• Sayısal değer girişi engellenecek
• Boş alan bırakılması engellenecek
• Sadece büyük harf kombinasyonları kabul edilecek

Uygulama Süreci

Her üç örnek için de şu adımları takip edebilirsiniz:

1. Formül Hazırlığı

Önce formülü ekran üzerinde hazırlayın ve test edin.

2. Veri Doğrulama Ayarları

• Data sekmesinden Data Validation’a gidin
• Allow kısmından “Custom” seçeneğini seçin
• Hazırladığınız formülü Formula alanına yapıştırın

3. Test Süreci

Çalışıp çalışmadığını farklı senaryolarla kontrol edin.

4. Hata Mesajları

Error Alert sekmesinden kullanıcılara gösterilecek uyarı mesajlarını özelleştirin.

Formüllerin Mantığı

Bu mantıksal veri doğrulama yaklaşımının temelinde TRUE/FALSE mantığı yatar:

• Formül TRUE döndürürse: Veri girişine izin verilir
• Formül FALSE döndürürse: Veri girişi engellenir ve hata mesajı gösterilir

Sonuç

Mantıksal veri doğrulama kullanarak Excel’de çok daha güçlü ve esnek doğrulama sistemleri kurabilirsiniz. Bu üç pratik örnek ve formülleri, günlük Excel kullanımınızda karşılaşabileceğiniz yaygın ihtiyaçları karşılamaktadır.

Bu teknikleri ve formülleri projelerinizde kullanarak veri kalitesini artırabilir ve hatalı veri girişlerini önleyebilirsiniz.