Excel’de Gelişmiş Veri Doğrulama Teknikleri
Excel eğitimlerimizin bu bölümünde, temel veri doğrulama özelliklerinden farklı olarak, gelişmiş ve kişiselleştirilmiş veri doğrulama tekniklerini ele alacağız. Bu yazıda, sadece Excel’in hazır seçenekleri dışına çıkarak Custom (Özel) formüllerle nasıl veri doğrulama yapılacağını anlatacağım.
Veri Doğrulama Nedir ve Neden Önemlidir?
Veri doğrulama, Excel’de kullanıcıların belirli kriterlere uyan veri girmesini zorunlu kılan bir özelliktir. Bu sayede yanlış veya hatalı veri girişlerinin önüne geçilir ve veri bütünlüğü sağlanır.
Excel’in standart veri doğrulama seçenekleri arasında “Whole Number” (Tam sayı), “List” (Liste), “Date” (Tarih), “Time” (Zaman) gibi hazır tipler bulunur. Ancak bu yazımızda, standartlara bağlı kalmayıp Custom (Özel) seçenekler üzerinden veri doğrulamanın nasıl yapılacağını göreceğiz.
Custom Veri Doğrulama Nedir?
Custom veri doğrulama, Excel formülleri kullanılarak kendimize özel kurallar oluşturduğumuz bir yöntemdir. Yani bir hücreye girilecek veriyi, kendiniz yazdığınız mantığa göre sınırlandırabilirsiniz.
Bu bölümde üç önemli örnek üzerinde ilerleyeceğiz:
-
Mükerrer Kayıt Girişini Engelleme
-
Tarih Alanına Sadece Gün/Ay/Yıl Formatında Değer Girişi
-
Soyadı Hücresine Sadece BÜYÜK HARF İle Veri Girişi
1. Mükerrer Kayıt Girişini Engelleyen Formül
Excel listelerinizde, aynı verinin birden fazla kez girilmesini istemeyebilirsiniz. Bunun için custom veri doğrulama kısmına belirli bir formül yazılabilir.
Öncelikle, listedeki verileri kontrol eden ve yeni girilen değerin listede tekrar bulunup bulunmadığını hesaplayan bir formül hazırlanır. Bu formülü Veri Doğrulama > Custom alanına ekledikten sonra, tekrar eden girişlerde kullanıcı uyarılır.
2. Tarih Alanına Sadece Tarih Formatında Giriş Sağlama
Tarih sütunlarına sadece geçerli bir tarih formatında veri girilmesini sağlamak için gelişmiş bir custom formül kullanılır. Böylece, metinsel ya da sayısal farklı formatlarda veri girişlerinin önüne geçilir.
Bunun için, kullanıcıların sadece “gün/ay/yıl” formatında tarih girmeleri sağlanır ve aksi durumlarda hata mesajı gösterilir.
3. Sadece Büyük Harf Veri Girişi için Doğrulama
Bazı durumlarda, özellikle soyadı gibi kritik metin alanlarında kullanıcıların küçük harf girmesini engellemek gerekebilir. Bunu sağlamak için custom formüller ile sadece büyük harflerin kabul edilmesi sağlanır.
Aksi halde, sayısal veya küçük harf gibi hatalı girişler engellenerek, verilerin standart formatta alınması garantilenir.
Sonuç ve Ek İpuçları
-
Custom veri doğrulama formülleri, standart seçeneklerin ötesinde size esneklik sağlar.
-
Gelişmiş Excel kullanımı için özellikle veri bütünlüğünü sağlamak adına bu tekniklerden faydalanmak önemlidir.
-
Pratik örnekler üzerinde çalışarak, liste tekrarını engelleme, tarih doğrulama ve metin biçimlendirme gibi ihtiyaçlara kolayca çözüm bulabilirsiniz.
Excel’de veri doğrulama ile ilgili daha gelişmiş ve özel uygulamalar yapmak isterseniz, bu yöntemler başlangıç için oldukça faydalıdır.
Eğitimimize devam edeceğiz, başka Excel ipuçları için takipte kalın!
