Excel’de veri doğrulama ile listelerinizde aynı kaydın birden fazla kez girilmesini engellemek kolaydır. Bu yazıda, özellikle mükerrer kayıtların önüne geçmek için COUNTIF formulünün nasıl kullanıldığını örneklerle açıklayacağız.
Veri Doğrulamada COUNTIF Formülü Nedir?
COUNTIF fonksiyonu, belirli bir aralıktaki hücreler arasında, aranan değerin kaç kere geçtiğini sayar. Örneğin, B sütununda “10” sayısı iki kez var ise, COUNTIF bu değer için “2” sonucunu döndürür.
Bu fonksiyon, veri doğrulamanın içinde kullanılarak, eğer bir değer listede birden fazla görünüyorsa bunu tespit eder ve kullanıcıyı uyarır.
Mükerrer Kayıtları Engellemek İçin COUNTIF Kullanımı
Örnek senaryoda, B sütunundaki girişlerde tekrar eden kayıtların girilmesini istemiyoruz.
Adım Adım Formül Açıklaması:
-
COUNTIF(B:B,B4) Formülü
-
B sütununun tamamını arar ve B4 hücresindeki değerin kaç kere olduğunu sayar.
-
-
Mantıksal Kıyaslama ile Kontrol
-
Excel’e, eğer COUNTIF sonucu 1’i aşarsa (yani değer birden fazla varsa) veri girişine izin vermemesi için “TRUE” / “FALSE” mantığı kurarız.
-
-
Veri Doğrulama Alanında Kullanımı
-
Bu formülü veri doğrulama > Custom alanına yapıştırarak aktif ederiz. Böylece kullanıcı, aynı değeri ikinci kez yazmak istediğinde hata mesajı alır.
-
Formülün Çalışma Prensibi ve Dinamikliği
Formülde:
=COUNTIF(B:B,B4)=1
-
“B:B” sütunu, tüm sütunu ifade eder.
-
“B4” ise aktif hücreyi gösterir.
-
Formül, her satır için kendi hücresiyle dinamik olarak çalışır, çünkü B4 hücresine sabitleme ($) uygulanmaz.
-
Böylece B5 hücresinde formül otomatik olarak COUNTIF(B:B,B5)=1 olur.
Bu yöntem sayesinde, her satırdaki veri aynı sütundaki diğer kayıtlarla dinamik olarak karşılaştırılır.
Uygulama ve Örnek Test
-
B4 hücresine “10” yazdığınızda, COUNTIF değeri “1” olur ve veri girişi kabul edilir.
-
Başka bir hücreye tekrar “10” yazarsanız, COUNTIF sonucu “2” olur ve veri doğrulama aktif edilerek hata mesajı verir.
-
“11”, “12” gibi farklı sayıları yazarak girişlerin sorunsuz yapılabildiği görülür.
Özet
-
COUNTIF fonksiyonu, veri doğrulamada mükerrer girişlerin önüne geçmek için güçlü bir araçtır.
-
Formülü veri doğrulama > Custom alanına yazarak, aynı kaydın tekrar yazılmasını engelleyebilirsiniz.
-
Formülde hücre adresinin sabit olmaması, formülün tüm satırlarda dinamik çalışmasını sağlar.
-
Veri doğrulama ile giriş hatalarını minimize ederek Excel listelerinizin verimliliğini artırabilirsiniz.