Fonksiyon

Excel tablosundan eşleşen veya eşleşmeyen verileri almak isterseniz DÜŞEYARA Fonksiyonu çok iyi bir yöntemdir. Bu fonksiyonu bir bakışta bekli analiz edip kullanabilirsiniz. Ancak çıkardığınız verinin hatalı olma ihtimali çok yüksektir. Çünkü DÜŞEYARA Fonksiyonu işe yarasa da formülün bazı sorunları vardır.

1. DÜŞEYARA İlk Eşleşmeyi Bulur. Sonraki değerleri Görmez

Aradığnız değer hedef tablodaki iki veya daha fazla varsa ilk değeri alır diğer verileri göz ardı eder. Aşağıdaki örnekte 180006 sicil tabloda iki satırda var. Ancak ilk satırda olan veriyi almaktadır. Böyle bir sorunun önüne geçmek için önce Veri Sekmesinden Yinelenenleri Kaldır işlemi yapabilirsiniz. Verilerin kaybolmasını istemiyorsanız da PivotTable’dan Sicil Tablodaki verileri kaç adet olduğunu tespit edebilirsiniz.

2. DÜŞEYARA Büyük Küçük Harfe duyarlı değildir

DÜŞEYARA formülünde büyük/küçük harf duyarlılığı yoktur. Aşağıdaki örnekte Tabloda ELİF BAYRAKTAR yazarken arama işlemini küçük harfle elif bayraktar yazdım buldu. Yani büyük/küçük harf kontrolü yaparak DÜŞEYARA işlemi için kullanamazsınız.

Öncesinde BÜYÜKHARF veya KÜÇÜKHARF Fonksiyonu ile verileri dönüştürebilirsiniz.

3. DÜŞEYARA Varsayılan olarak Yaklaşık Eşleşmeyi Kullanır

DÜŞEYARA Fonksiyonu kullanırken en son parametre aralık_bak parametresidir. Bu alanda sizden iki seçenek ister DOĞRU veya YANLIŞ isterseniz bunun yerine 0 veya 1’de kullanabilirsiniz.

1- DOĞRU : Yakşalık Eşleşme

0 – YANLIŞ : Tam Eşleşme

Aşağıdaki örnekte aralık_bak parametresini kullanmadım. Ama formül gene çalışacaktır.

Aşağıda görüldüğü gibi aralık_bak parametresi kullanmadım. Ancak Elif Bayraktar’ın mail adresini vermesi gerekirken ilk satırdaki veriyi getirdi. DÜŞEYARA aralık_bak değeri yazmadığımızda tam eşleşme değil yaklaşık eşleşme işlemi yapar. Genelde DÜŞEYARA’da tam eşleşme kullanılır. Bu da aralık_Bak değeri parametresini yazmadığınızda veriler gelecek ancak tamamen yanlış veriler olacaktır. Bu çok tehlikeli bir durumdur. Bu yüzden aralık_bak parametresi her zaman kullanılmalı ve tam eşleşmeyi temsil eden DOĞRU veya 0 değeri mutlaka her DÜŞEYARA formülünde yazıldığından emin olunmalıdır.

4. DÜŞEYARA’da Tabloya İsim Ver

Özellikle iki tablolu karşılaştırma işlemlerde Hücre Sabitleme kullanmak zorundayız. Hücre Sabitleme ile formül daha da karmaşık görünümde olacaktır. Bunun yerine formül yazmadan Tabloya Ad Yöneticisi marifeti ile isim verin. Sonra tablo ismi verirken karmaşık formüller yerine sadece ismini yazın. Daha temiz ve anlaşılır bir görünüm olacaktır.

=DÜŞEYARA(F50;personel;2;0)

5. Olmayan değer #YOK Mesajı yerine Daha Anlamlı Mesaj

DÜŞEYARA Formülünde eşleşme bulunmazsa #YOK mesajı döner. Ancak formül çalışmadığı zaman da # ile başlayan benzer hatalar alıyoruz. Özellikle tablolarda DÜŞEYARA ile bazen olmayan yani #YOK değerlerine ihtiyacımız olur. O zaman bu mesajın #YOK hatası verine sizin belirlediğiniz bir mesaj ile kurgulayabilirsiniz.

6. Metin tipinde sayılar DÜŞEYARA’da eşleşme hatasına sebep olabilir.

Temel Excel bilgisi hücrede veri SOLA yaslı ise bu Metindir. Sağa yaslı ise sayıdır. Aşağıdaki veride Sayılar Metin tipinde görülmektedir. Bu verileri sayısal bir alan ile DÜŞEYARA işlemi yapmak istediğinizde veri tipi farklı olacağı için aradığınız değeri bulamayabilir. Bunun için Metin görünen Sayıları sayı ya yani hücrede Sağa yaslı hale getireceğiz.

Bunun için çok pratik bir yöntemden bahsedeceğim. bir yan hücresinde Metin görünen sayıyı 1 ile çarpın. Metin tipinde olmasına rağmen sayısal olduğunu hatırlayıp sayıya dönecektir. 🙂

Sayıları ilgili kolona Kopyala- Değerleri Yapıştır diyerek artık sayısal bir veri elde edebilirsiniz.

Gerçekten sayısal olduğunu teyid etmek için Hücreleri seçip – Giriş – Temizle – Biçimleri Temizle yaptığınızda veriler Sağa yaslayacaktır.

Kaynak : Bu makaleyi https://exceljet.net/things-you-should-know-about-vlookup siteden esinlenerek hazırlanmıştır.

Düşeyara Hakkında daha fazla bilgi almak için Düşeyara Fonksiyonu ilgili Tüm yazılara göz atabilirsiniz.

Bir önceki makalemizde DÜŞEYARA Fonksiyonunun Temel bilgisini anlatmaya çalıştım. Ancak iş hayatında herkes bilir ki DÜŞEYARA Fonksiyonun en çok işe yaradığı şey iki tabloyu birbiri ile Birleştirme veya eşleştirme işlemidir. Ne işe yarandığını bilinse de nasıl kullanıldığını genelde unutuluyor. Çünkü açıklaması olmayan bazı kuralları var.  Bir önceki makalede temel bilgileri öğrendikten sonra bu makalemizde iki farklı tabloyu birleştirmeden bahsedeceğim.

Devamını oku

DÜŞEYARA Fonksiyonunu direk kullanabilirsiniz. Ancak aşağıdaki kuralları uygulamadan formülü uygularsanız bazı verileriniz istediğiniz doğrultuda eşleşme sağlanamayabilir. Olmaz demiyorum ama veri getirmede riskler oluşabilir. Formül çalıştığı için doğru kabul edersiniz veri analizinde en tehlikeli durumdur bu. İşte bu sebepleri-şüpheleri  ortadan kaldırmak için DÜŞEYARA Kullanmadan Önce aşağıdaki işlemleri uygulamanızı şiddetle tavsiye ediyorum.

Aranan Veri Her Zaman İlk İndis (Kolon) Olmalı

Hedef gösterilecek tablo yani Personel Tablosunda aradığımız yani sicil alanı ilk kolonda olmalı. İlk kolonda olmazsa DÜŞEYARA çalışmayacaktır. Bu sebeple hedef tablonuzda arayacağınız alan ilk kolonda değilse ilk kolona getirin. DÜŞEYARA Kullanmadan Önce bu kontrolü yapıp formülünü öyle kullanın.

Aynı Veri Tipinde olmalı

Aranan Değer ile Tablo Dizisindeki eşleşecek alan Sayı ise ilk kolonda sayı olmalı. Ya da Metinse aynı Metin olmalı. Sayısal değerlerde eşleşme daha garanti olabilir. Ama kararlı bir metinse yani düzgün bir metinsel, tarihsel veri tipleri ile de DÜŞEYARA çalışabilir.

Biçimlerini Temizle

Verileri birleştirmeden önce eşleşecek iki alanın Biçimlerini temizleyin. Bu tavsiyedir. Yapmasanız da olur. Eğer verileriniz bir sistemden değilde kullanıcı tarafından oluşturulduysa Veri göründüğü gibi olmayabilir. Biçimle veri tipi farklı gösterilebilir. Bu sebeple Biçimlerini temizlediğinizde Verinin ham hali ortaya çıkacak ve veride sorun varsa açıkça görebileceksiniz.

Biçimleri temizlemek için DÜŞEYARA’da işlem görecek aranan değer ve tablo dizisindeki ilk kolon ayrı olarak seçilir ve Giriş Sekmesinden Temizle – Biçimleri Temizleme seçin ve biçimlerinden arındırın.

Aşağıdaki örnekte biçimlendirme nasıl temizlenir gösterdim. Dikkat ettiyseniz bir örnekte alt çizgi var ve bu değer bu karakterden dolayı sayı değil metinsel ifade olur. Ama rengi beyaz olduğu için sayısal gibi görünüyordu. Biçimlendirme temizlediğimizde Metinsel ifadeler sola sayısal ifadeler sağa yaslaması kuralı gereği hatalı veri tipini bu yöntemle bertaraf etmiş  oluruz.

Eşleşecek Alanları KIRP Fonksiyonu Kullan

Her ne kadar Veride Biçimlendirmeleri temizlesekte boşluk karakterleri de bir karakter olduğu için o veriler silinmez. Eğer verinin başında sonunda boşluk karakterleri varsa eşleştirme yapmadan önce tespit etmek gerekiyor. Çünkü eşleştireceğiniz tabloda boşluklu olmayabilir. Bunun için aranan veriye ve Tablo dizisindeki ilk kolona tıpkı biçimlendirmeyi temizlediğimiz gibi KIPP fonksiyonu ile olası boşlukları temizlememiz gerekiyor. Bu işlemi de yan bir yan hücrede KIRP Fonksiyonunu uygulayıp  daha sonra formüllü kolonu kopyala yaptıktan sonra gerçek değerin üzerine gelip Özel Yapıştır – Değerleri diyoruz. Böylece formülü kullanıp işimiz bittikten sonra boşluksuz olan (içinde varsa) verileri temiz olanını gerçek verilerin üzerine yapıştırıyoruz.

Devamını oku