Koşullu Biçimlendirme – Temel Excel #10

Verileri görsel olarak incelemek, kritik sorunları belirlemek için Koşullu Biçimlendirme kullanılır.

Koşullu biçimlendirme de ilk iki maddesi formülleri içeren koşulları içerir. Kalan 3 madde ise görselliğe hitap eder.

Koşullu Biçimlendirme Menü

Belirli bir isme göre Renklendirme

Hücre Kuralları Vurgula – Eşittir

Örneğin Markası Asus olan verileri Kırmızı renkte göstermesini sağlamak için

Koşullu Biçimlendirme Tablo

Marka sütununu seçiyoruz ve Koşullu Biçimlendirme > Hücre Kurallarını Vurgula > Eşittir

Koşullu Biçimlendirme Metin Eşit

Gelen ekrana “ Asus “ yazıyoruz. Seçtiğimiz alandaki tüm Asus yazılı alanlar kırmızı olacaktır.

Koşullu Biçimlendirme Metin Eşit Tablosu

Sayıları Hücre içinde Grafik olarak Gösterme

Veri Çubukları – Gradyan Dolgusu

Eğer toplu bir listeniz varsa ve içinde sayısal değerleriniz varsa sayıların hangisi büyük hangisi küçük diye tek tek okuyarak bakmak zorunda değilsiniz. Daha anlaşılabilir örneğin en büyük sayı birden gözünüze çarpması için Veri Çubuklarını kullanabilirsiniz. Bu işlemi yaptığınızda hücrenin içinde Çubuk grafik oluşmaktadır. Ancak bilmemiz gereken sadece sayısal alanlar için geçerlidir.

Bunun için önce sayısal alanı seçmeliyiz. Sonrasında Koşullu Biçimlendirme  – Veri ÇubuklarıGradyan Dolgusu veya Düz Dolgu alanlarından herhangi birini seçmeniz. İşlem bu kadar

Koşullu Biçimlendirme Veri Çubukları Gradyan Dolgusu

Koşullu Biçimlendirme Veri Çubukları Gradyan Tablo Örneği

Peki bu çubuk nasıl oluşuyor biraz bunun mantığından bahsedeyim. Seçim yapılan alanlardaki en büyük ve en küçük değerleri tespit ediyor. Ancak tekrar belirteyim, sadece seçtiğimiz alanlardaki sayıları tespit ediyor ve aralarındaki sayılar arasında bir algoritma çalıştırıyor.

Dolayısıyla eğer hücrede bir çubuk grafik oluşturacaksak mutlaka sütundaki tüm sayısal değerleri seçmeliyiz. Seçilmeyen sayılar değerlendirme dışında olacaktır. Bu durumu göz önünde bulundurmalıyız.

Simge Kümeleri

Gene Sayısal değerler üzerinden anlatalım.

Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Simge Kümeleri alanı açtığımızda simgelere bağlı Koşullu Biçimlendirmeler oluşturuyor.

Koşullu Biçimlendirme - Simge Kümeleri - 4 Yönlü

Veri Çubuklarındaki mantıkla benzer şeklindedir. Ekrandaki gibi 4 Ok Renk seçiyoruz.

Koşullu Biçimlendirme - Simge Kümeleri - 4 Yönlü Tablo Örneği

Gene sayısal değerlerin büyük veya küçük olmasına göre simgeler değişiyor. Ancak bu yapı nasıl çalışıyor. Biraz derinlemesine inelim.

Koşullu Biçimlendirme Kuralları Yönet

Alanlar seçildikten sonra Kuralları,  Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Kuralları Yönet  seçiyoruz.

Koşullu Biçimlendirme Kuralları Yöneticisi

Buradan da “ Kuralları Düzenle” seçiyoruz.  Karşımıza İleri Koşullu Biçimlendirme’de anlatacağımız Formüllü alan geliyor.

Koşullu Biçimlendirme Kuralları Düzenle - Simge Kümeleri

Görüldüğü gibi şekiller üzerinden formüllere bağlanmış bir koşullu biçimlenme işlemi görüyoruz. Bu demek oluyor ki isteğimize bağlı bu şekillendirmeyi değiştirebiliyoruz.

Seçilen tüm alandaki değer %75’den Büyük ve Eşitse Bu ok sembolü yerleştirmektedir. Burada dikkatimizi çeken sayıların değerleri değil, tüm seçtiğimiz değerlerde %75’in üzerinde olduğunu ayrıca vurgulamak isterim.

Eğer kendimize özgü bir işlem yapacaksak. Bu bölümlerini tanımamız gerekiyor. Düzen alanda iki ayrı bölüm bulunmaktadır.

Değer Alanı

Koşullu Biçimlendirme Simge Kümeleri Değer Yüzdeleri

Değer aralarını Sayısal, Yüzde, Formül, %1’lik alanlarına göre değer belirtiyoruz. Bu değerleri ister formülle üretebilirsiniz isterseniz direk sayısal değer yazabilirsiniz.

Ardından Büyük veya Büyük Eşit alanlarını seçince Sol tarafında simgelerde belirlediğimiz değerlere 4 seviyeli olarak geliyor.

Simge Alanı

Koşullu Biçimlendirme Simge Kümeleri Simgeler

Değer alanında 3 kategori belirlemiştik ancak tam belirlediğimiz yüzdesel sayıya karşılık geldiğinde ise değer eşitse simgesi görülecektir.

İki Düzeyli Koşullu Biçimlendirme

Örneğin sayısal bir kolunuzda şöyle bir kural tanıyalım.

Koşullu Biçimlendirme İki Düzeyli Koşul Tablo

“Satılan Adet” kolonunu 100’den küçükse Kırmızı olsun, 50’den büyükse yeşil Renk yapalım. Bunun için iki düzeyli kural oluşturmamız gerekiyor. Yani kolon seçili iken aynı işlemi iki kere yapmalıyız.

Koşullu BiçimlendirmeHücre KurallarıBüyüktür seçilir

Koşullu Biçimlendirme Büyük Sayı

50 yazılarak  “Koyu Yeşil Metinle Yeşil Dolgu”  geçilir. Böylelikle 50’den büyük olan tüm sayısal değerler yeşil olur.

Koşullu Biçimlendirme Büyük Sayı Tablosu

Gene “Satılan adet” kolonu seçili olsun. Bu sefer de 100’den küçük olanları Kırmızı yapalım.

Koşullu Biçimlendirme – Hücre Kuralları – Küçüktür seçilir

Koşullu Biçimlendirme Küçük Sayı

Ve aşağıdaki şekilde bir görüntü elde edeceksiniz.

Koşullu Biçimlendirme Büyük Küçük Sayı Tablosu - İki Düzeyli Koşul

Bu örnekte kurallar birbirleri ile kesişmektedir ve doğru görüntü sağlanamamaktadır.

Koşullu Biçimlendirme Mantığı

Koşullu Biçimlendirme İki boyutlu Koşul Detayı

Koşullu biçimlendirme mantığını anladığımızda işlem yaparken daha doğru hareket edeceğiz.

Aslında Koşullu biçimlendirme tıpkı tüm programlar gibi Kod mantığı gibi çalışmaktadır. Buna göre yukarıdaki iki düzeyli sıralamada Önce Hücre Değeri > 50 Yeşil kodlaması çalışacak. Yani 50’den büyük olan tüm sayısal alanları yeşil renge boyayacaktır.

Sonrasında Hücre Değeri < 100 Kırmızı çalışarak 100’den küçük olanları kırmızı ile renklendirilecektir.

Peki şöyle bir soru sormalıyız. 50 ile 100 arası ne oldu. İşe Koşullu Biçimlendirmenin püf noktası tamda burasıdır. Kodlama mantığı ile düşünüp sırası ile ne yaptıysa o’dur. Yani 50’den büyük tüm alanları yeşil yapıp bitirir. Sonra da 100’den büyükleri kırmızı yapar.

Aynı anda iki koşula da uyanlar varsa ikinci çalışan önceki yeşili ezer ve kırmızı değeri alır.

Liste şekilde de gördüğünüz gibi 100’den büyük sayılar yeşil olmuş. Yani ilk kod’un belirtileri görüyorsunuz. Kırmızı olanlar ise önceden yeşil olmasına rağmen ikinci kırmızı olduğu için koşul değişmiştir.

Eğer biz bu koşulun sıralamasını değiştirirsek kuralı tekrar yorumlamak gerekiyor. Çünkü artık önce kırmızı çalışacak.  Lafı fazla uzatmayayım. Kuralları Yönet’den aşağıdaki oklarla değiştirip farklılıkları gözlerinizle görmenizde fayda vardır.

Koşullu Biçimlendirme Yeni Kural Kuralı Düzenli Kuralı Sil

Yapılan Yanlışlar

Daha önce Koşullu Biçimlendirme’nin mantığını anlatmamın asıl nedeni yapılan yanlışlarla istediğimiz sonuca varamamızdır.

Kolonu seçip bir Koşullu Biçimlendirme işlemi yapıyoruz. Yok bu istediğimiz değil diye başka bir Koşullu Biçimlendirme işlemi daha seçiyoruz. İşte bu durumda ise üst üste iki tane koşul gerçekleştirmiş oluyoruz. Beğenmediğimiz Koşullu biçimlendirme bu sefer başka bir hal alıyor. İstediğimizde olmuyor.

Bu sebeple özellikle vurgulamak istiyorum. Bir koşul belirledik beğenmediysek eğer  Koşulu Biçimlendir > Kuralları Temizle alanında seçtiğiniz veya tamamı için temizleme yapılmalıdır.

Koşullu Biçimlendirme - Kuralları Temizle - Seçili Hücrelerden Kuralları Temizle

Böylelikle iki veya daha fazla düzeyli kural farkında olmadan yapmamış oluyoruz.

Tabii bu işin mantığını bilerek yaptığınızda çok daha faydalı bir iş yapmış olacağız.

Konu Bitiyor!…

Koşullu Biçimlendirmenin ilk bölümünü dilim döndüğünce anlatmaya çalıştım. Ancak koşullu biçimlendirme daha bitmedi. Bu temel Seviye idi. Birde İleri Excel konusu altında İleri Koşullu Biçimlendirme konusu başlığım olacak. Bu makaleden sonra oraya da bekliyorum.

Anlattıklarımın yapılmış halini #KOŞULLU BİÇİMLENDİRME-TEMEL.xlsx linkten inceleyebilir sizde deneyebilirsiniz.

Teşekkürler

Cevap bırakın

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.