Veri Doğrulama Giriş

Excelde Veri Doğrulama aracı hücrelerde oluşturacağınız kurallara uygun veri girişi yapmanızı sağlar. Eğer belirlediğiniz kurallara uygun değilse hata verdirerek istikrarlı veri girişi yapılmasını sağlarsınız. Bu makalemizde Veri Doğrulama hakkında temel bilgileri anlatmaya çalışacağım.

UYGULAMA DOSYASI : 1.VERI-DOGRULAMA-GIRIS.xlsx

Hepimiz internet üzerinde bir üyelik kaydı veya bir form doldurmuşsunuzdur.  Hatırlarsanız Gönder tuşuna bastığımızda site sahibinin zorunlu kıldığı bölümlerde * veya aşağıdaki gibi bir uyarı mesajı verir. Bu bilgiyi yazmadığınız sürece formu kesinlikle kaydedemezsiniz.

Web Form Veri Doğrulama Örnek

Exceldeki Veri Doğrulama işlemi de aynıdır. Webde form yerine biz exceldeki hücrelerde bu işlemi yapacağız.

Veri Doğrulama Nerelerde Kullanılır

Genelde çalıştığımız yerde bir hiyerarşi olur. Alt birim üst birim gibi. Örneğin Genel Müdürlük ve altında da 10 adet Bölge Müdürlüğü şeklide alt ve üst birimlerimiz olsun.

Genel Müdürlük çalışanı Bölgelerden bir veriye ihtiyaç duyduğunda bir excel dosyası hazırlar ve bu bilgileri Bölgelerden ister.

Excel dosyası bölgelerden geldiğinde Genel Müdürlük çalışanı Veri Doğrulama yapmadıysa hiç alakası olmayan ekstra bilgilerle dolu bir dosya gelebilir. Genel Müdürlük çalışanı bu listeleri tek tek gereksiz alanları temizlemekle uğraşır durur.

Bu senaryo ile birçok kişi karşılaşmıştır. Buradaki sorun Bölge Müdürlüğü mü? Hayır! Çünkü Bölge Müdürlüğünün işe bakışı işle Genel Müdürlüğünün işe bakışı farklıdır. Bölge Müdürlüğü için daha detaylı bilgiler önemli görür ve Genel Müdürlüğün bilmesi gerektiğini düşünürken, Genel Müdürlük için o bilgiye ihtiyacı hissetmez. Çünkü olaylara daha genelden bakar. Bu sebeple tüm Bölgelerdeki bilgileri belirli kategoilerde düzenli olarak görmek ister.

İşte sorunda buradan kaynaklanıyor. Eğer Genel Müdürlük çalışanı Bölgelere göndereceği excel’i veri doğrulama ile hazırlarsa Bölge Çalışanı hangi bilgiler isteniyorsa sadece onu yazmak zorunda olacaktır.

Excel Veri Doğrulamada Liste Uygulaması

Excelde İl listesini hücrede açılır şekilde listelenmesini istiyoruz. Çünkü yukarıdaki örnekten yola çıkarsak Bölgelere göndereceğim listede KAHRAMANMARAŞ yazılsın istiyorum. Ancak Bölgeye bırakırsam K.MARAŞ ya da KAHRAMAN MARAŞ şeklinde yazabilir. Bu durumun önüne geçmek için Veri Doğrulamada Liste aracını kullanacağız.

Bunun için elimizde aşağıdaki gibi bir liste olsun. İl kısmındaki hücrelere il bilgilerini Veri Doğrulama ile yapalım.

Veri Doğrulama Liste Girişi

Öncelikle İl bilgisi yoksa https://www.nvi.gov.tr/hakkimizda/projeler/mernis/il-ilce-kod-tablosu adresinden il listesi Excel’ini indirebilirsiniz.

Veri Doğrulamada iller listesi

Boş bir yere iller listesini taşıyın. Sonrasında kural belirleyeceğiniz İl alanına giderek alanları seçiniz. (Örneğimizde E3:E10 arasıdır.)

Veri Doğrulamada İl Bilgisi Seçilecek Alanlar

Daha sonra Veri Sekmesinden Veri Doğrulama seçiyoruz.

Veri Doğrulama Butonu

Karşımıza Veri Doğrulama ekranı gelecektir.

İlk gelen Ayarlar Sekmesinden İzin Verilen Alanından Liste’yi seçiyoruz.

Veri Doğrulama Menüsü

Kaynak Kısmında İller listesinin sayfasına gelip illerin tamamını seçiyoruz.

Veri Doğrulamada Liste Kaynak Seçimi

İşlemi Onaylayıp çıktıktan sonra

Veri Doğrulama İller Listesi Görünümü

Seçtiğimiz hücrelerde İller listesi açılır liste olarak gelecektir.

Veri Doğrulama Aracını Tanıyalım

Ayarlar Sekmesi

Veri Doğrulama Ayarlar Sekmesi

Veri Doğrulama makale serisinde her zaman İzin Verilen alanında seçenekleri işleyeceğiz. Bu konu bir tek makaleye yetmeyeceğinden Veri Doğrulama Serisi hazırlamayı planlıyorum. Bu makalede işin temelini halledelim. Sonra Veri Doğrulama ile ilgili birçok etkili yöntemlerden bahsedeceğiz.

Bu değişiklikleri aynı ayarlara sahip diğer hücrelerin tümünde uygula Seçeneği

Daha önceden bir grup hücreyi seçip bir Veri Doğrulama belirlediyseniz. Sonrasında da sadece bir hücreyi seçip değişiklik yaptığınızda bu seçeneği seçerseniz önceden seçilen tüm hücrelere de aynı Veri Doğrulamayı Uygular.

Girdi İlerisi

Veri Doğrulama Menüsü Girdi İletisi Sekmesi

Veri Doğrulama belirlediğiniz alana geldiğimiz anda Başlık alanında Girdi İletisi alanında yazdığınız uyarılar çıkar.

Veri Doğrulama Girdi İletisi Görünümü

Hata Uyarısı

Veri Doğrulama Hata Uyarısı Sekmesi

Veri Doğrulama ile belirlediğiniz kuralın dışına çıkıldığı durumlarda Hata Uyarısı bölümü devreye girer. Stil bölümünde seçime göre de kısıtlama durumu değişir.

Hata Uyarısı devreye girdiğinde Başlık Alanında ve Hata İletisinde yazılan açıklamalar hata mesajı olarak kullanıcıya gelecektir.

Veri Doğrulama Hata Uyarısı Görünümü

Stil olarak seçebileceğimiz Hata çeşitleri 3 çeşittir. Seçeceğimiz duruma göre işlevleri farklılık gösterir.

Geçersiz veri girdikten sonra hata uyarısını göster

Adından da anlaşılacağı gibi Veri Doğrulamayı belirledik ancak hata mesajı verip vermemekle ilgili karar seçeneğidir. Amacımız hata uyarısı vermekse Zaten seçili gelen alan hiçbir işlem yapılmamalıdır.

Dur

Veri Doğrulama Hata Uyarısı - Dur Stili

Hücreye verdiğiniz kuralda Stil olarak Dur seçeneğini seçerseniz. İlgili hücreye asla değer girmesine müsaade etmez.

Veri Doğrulama Hata Uyarısı - DUR Menüsü

Hata Mesajına yazdığımız başlık ve İçerik İl bilgisi dışında değer girdiğimizde bu şekilde görülecektir.

Veri Doğrulama Hata Uyarısı - DUR Görünümü

Seçeneklerde ise Yeniden Dene ve İptal seçeneği göründüğünden kurallara uygun hücre girmesine zorladığını görüyoruz.

Uyarı

Veri Doğrulama Hata Uyarısı - Uyarı Stili

Hücreye verdiğiniz kuralda Stil olarak Uyarı seçeneğini seçerseniz ilgili hücreye verilen değeri Onaylamanızı isteyerek değerin girmesine izin verir.

Veri Doğrulama Hata Uyarısı - UYARI Menüsü

Görüldüğü gibi Dur seçeneğinde Yeniden Dene varken Uyarıda Evet ve Hayır seçenekleri ile Veri Doğrulama yapılmış hücreye farklı değer girilmesi için onayınızı istiyor.

Veri Doğrulama Hata Uyarısı - Uyarı Görünümü

Bilgi

Veri Doğrulama Hata Uyarısı - Bilgi Stili

Bilgi kısmı ise Uyarı seçeneğinin daha az denetlenmiş halidir. Sadece bir mesajla değerin girilmesine izin verir.

Veri Doğrulama Hata Uyarısı - BİLGİ Menüsü

Uyarı’da Evet ve Hayır seçeneği ile bize seçenek sunarken Bilgi kısmında Tamam seçeneğiyle Hatalı veriyi girmenize izin vermektedir.

Veri Doğrulama BILGI Hata Uyarısı Mesajı

Bu makale ile Temel Veri Doğrulama konusunu işlemiş olduk. Bundan sonra hazırlayacağım Veri Doğrulama serisini takip ederek Veri Doğrulama da neler yapılabileceği takip edebilirsiniz.

Saygılarımla,

Cevap bırakın

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.