Excel’de Ad Tanımlama (Name Manager) Nedir?

Ad Tanımlama Nedir
Excelde bir hücreyi örneğin C4 diye okuruz. C harfi üçüncü sütunda olduğu, 4 ise 4. satırda olduğunu temsil eder. Herhangi bir adresi ( kısayolu olmakla birlikte ) genelde gözle takip ederek bulunabilir.

Elimizdeki excelde birkaç küçük iş varsa hiçbir ayar yapmadan çalışmanız sorun olmaz ancak yaptığınız iş git gide büyüyorsa ve bu işleri excelde takip ediyorsanız tahminin birçok excel sayfa ve birbiri ile bağlantılı ( domino taşı gibi ) birçok formül olmaya başlayacaktır. Böyle bir durumda da yaptığınız exceli yeni işe başlayan birine devretmek istediğinizde veya  siz formülleri nerede ne varmış diye kontrol etmek istediğinizde exceldeki dosyanın (Exceli çok iyi bilse dahi) anlaşılması bir hayli zor olacaktır.



UYGULAMA DOSYASI : AD TANIMLAMA NEDİR.xlsx

Ancak dosyanızı formülleştirmeden önce (ya da Adları Uygula bölümünden revizede edilebilir) Ad Yöneticisi ile isimlendirirsek herhangi birine mevcut işinizi tarif ederken ya da siz analiz ederken işiniz çok daha kolay yapacaksınız.

Excelde =Sayfa1!$A$1:$C$4 şeklide formüllerle karşılaşmışsınızdır. Bu formülü nasıl okuyacağımızı Satır
– Sütun ve Hücre Kavramı
ve İkinokta Üstüste Noktalı Virgül Anlamları makalelerde bahsetmiştik. Ancak böyle karmaşık formülü Ad yöneticisi sayesinde karmaşık görünmesi yerine =tablo şeklinde kullanarak gayet basit ve anlaşılır olmasını sağlayabiliriz. Ya da =C2 hücresi demek yerine =dovizkuru yazarak bu hücrenin içerisinde döviz kuru olduğunu anlayabiliriz.Excel sayfasının herhangi bir yerinde =dovizkuru yazarak B23 hücresindeki değeri çağırabiliriz.

Ad yöneticisinin mantığını izah etmeye çalıştım. Şimdi uygulamalarla konuyu daha netleştirmeye çalışıyım.

Ad Tanımlama Name Manager Nasıl Kullanılır

Eğer döviz kurları ile çalışıyorsak her gün değişen döviz kurlarını excelden de güncellememiz gerekiyor. Bunun içinde her hücre için döviz kuru hesaplaması yapmamız yerine Hücre Sabitleme ile döviz kurunu tek bir hücrede güncelleriz listedeki tüm hesaplamalar hücreler güncellenmiş olur.

Ad Tanımlama Nasıl Kullanılır

Ancak döviz kurunu hesaplarken formül =C5*$C$2 şekilde görünecektir. Daha anlamlı bir formül olması için döviz kurunun yazılı olduğu C2 hücresini seçiyoruz. C2 yazan sol üst köşede her hücresinin isminin gösterildiği alana gelip C2’yi silerek yerine dovizkuru yazıyoruz ve Enter’a basıyoruz. Burası önemli yazdıktan sonra Enter basılmazsa kaydetmez. İşlem bu kadar. Artık dosyanın herhangi bir yerinde =dovizkuru yazarak döviz kuru değerini çağırabilirsiniz.

Hücre grubuna Ad Tanımlama

Daha önceki örnekte tek bir hücre için isim vermiştik. Ancak grup halinde hücreleri seçerekde isim verebiliriz.
Hücre Grubuna Ad Tanımlama Listesi

Elimizde B2’ten başlayan ve D9 hücresinde biten bir sayı dizisi olsun. Bu sayıları bir işlemle anlatalım. Görünen sayıları TOPLAM fonksiyonunu kullanarak toplamını  normal yolla ve Ad Tanımlama ile deneyelim.

Ad Tanımama kullanmadan Toplam İşlemi

Bunun için =TOPLA(B2:D10) şeklinde yazarak toplamı elde edebiliriz.

Ancak Ad Yöneticisini kullanarak yapmak istersek; önce B2 ile D9 arasını seçiyoruz.
Hızlı Ad Tanımlama Yeri

Yine B2 yazan Ad Kutusu alanına gelip bir tablo diye bir isim verip Enter yapıyoruz. Artık ne zaman B2 ile D9 arasını seçersem Ad kutusu alanında tablo görülecek.
Hızlı Ad Tanımlama Yapma

Daha önceden =TOPLA(B2:D10) şeklinde yazdığımız formülü artık daha anlamlı olan =TOPLA(tablo) olarak yazmış olduk.

Ad Tanımlama Verilen İsme Toplama Yapma

Bu örnekle ne gerek var ikiside aynı sonucu veriyor diyebilirsiniz. Ancak yukarıda bahsettiğim gibi işler karmaşıklaştığı zaman bu isimlendirmeler sizin işinizi daha kolaylaştıracağından emin olabilirsiniz.

Ad Tanımlama Kullanırken Dikkat Edilecek Hususlar

· İsim verirken kesinlikle sayı ile başlanmamalı. Mutlaka harfle başlamalıyız.

· İsimlendirmede Hücre veya Hücreleri isimlendirirken asla boşluk kullanılmamalıdır. Doviz Kuru değil. Doviz_Kuru veya dovizkuru şeklinde olmalıdır.

· İsim verirken büyük küçük harf duyarlılığı bulunmamaktadır. Siz büyük harf ile yazıp formülün içerisinde küçük harfle kullanabilirsiniz.

Tanımlı Adlar Menüsü

Yukarıda bahsettiğim iki örnekte de bir hücredeyken Ad Kutusu üzerine gelip yeni isimlendirmeyi yaparak kullandık. Bu işlem nerede kaydediliyor?  Hücrelerde isimlendirmeyi kullanarak Ad Yöneticisi başka neler yapılabilir biraz da ondan bahsedeyim.

Ad kutusu işlemlerinin Office şeritinde ayrı bir menüsü vardır. Formüller sekmesine geldiğimizde bu alanı aşağıdaki görseldeki gibi görebiliriz.
Tanımlı Adlar Sekmesi Bölümü

Gelin şimdi de menüdeki araçları inceleyelim.

Ad Yöneticisi

Ad Yöneticisi

Bu butonu seçtiğimizde excel dosyasında kayıtlı olan tüm ad tanımlamalarını görebilirsiniz. Ad Yöneticisi ekranında Yeni Ad verebilir veya excelde tanımlı adları silebiliriz İlgili Ad kısmına gelip Başvuru Yeri bölümünden de verilen adreslemeyi değiştirebiliriz.

Ad Yöneticisi Menüsü

Ad Tanımla

Ad Yöneticisi bölümünden de değiştirmek için ismin üzerine çift tıklayarak gelen bölümdür.

Ad Tanımlama - Yeni Ad Menüsü

Ad Tanımlama çift tıkladığımızda buradan Ad verip Başvuru yeri bölümünde ister mouse ile ister yazarak Ad oluşturabilirsiniz.

Adları Uygula

Daha önceden Ad Tanımlama yöntemi ile yapılmamış dosyalarınız varsa ben şimdi bunları tek tek nasıl değiştireceğim diye düşünmeyin.  Ad Tanımlama altında Adları Uygula aracı ile bu işlemi daha kolay yapabilirsiniz.
Adları Uygula

Öncelikle Referans hücrelere istediğimiz isimlendirmeyi yaptıktan sonra bu işlemi iki adımlı işlemle daha kolay değiştirebiliriz. İsimlendirdiğimiz hücreyi veya hücreleri seçiyoruz. Formül Denetleme bölümünden Etkilenenleri izle seçiyoruz.
Etkilenenleri İzle

Döviz kurunu ok ile gösterilen alanlarda nerelerden referans aldığını görüyoruz.  Ok ile gösterilen hücreleri tamamını seçerek yada tek tek yapabiliriz. Biz tamamını seçiyoruz.  Ad TanımlaAd Uygula seçerek buradan isimlendirdiğimiz dövizkuru seçiyoruz ve Onaylıyoruz.

Ad Tanımlama - Ad Uygulama Kullanımı

Böylece toplu olarak tüm seçilen alanları $C$2 yerine dövizkuru olarak değiştirmiş olduk.

Ad Tanımlama- Ad Uygulama Sonucu

Formülde Kullan

Formülde Kullan

Eğer Ad Yöneticisi ile verdiğiniz ismi biliyorsanız ismi yazmaya başladığınızda dövizkuru gibi formüllerden sonra yazının altında açılan
menüde görülecektir.
Formül Yazarken Ad tanımlama çıkması

Eğer ismi hatırlamıyorsanız formülü yazdıktan sonra Formülde Kullan seçiyoruz ve Tüm tanımlı listesi çıkacaktır. Buradan kullanmak
istediğiniz ad tanımlamayı seçmenizi sağlayan bir araçtır.

Formülde Kullan Verilen İsimler listesi

Ad Yapıştır

Ad Yapıştır

Bu bölüm ise direk verilen adı başında = ile hücreye yazdırmaya yaramaktadır. Herhangi boş bir hücredeyken Formülde Kullan aşağıda ok seçiyoruz. Ad  Yapıştır  aracını seçiyoruz. Çıkan tanımlı isimlerden istediğimizi seçip tamam diyoruz.

Ad Yapıştır Menüsü

Ad Tanımlama - Döviz Kuru

Hücreye direk yazıyor. Tabi bu işlem yapmak uzun sürer, elle yazmak daha mantıklı. Uzun yapmak yerine F3 kısayolu ile Ad Yapıştır ekranına hızlıca ulaşırsınız. F3 tuşu ile hızlı şekilde kayıtlı isimleri seçip kullanabilirsiniz.

Ad Yapıştır aracındaki Liste Yapıştır

Ad Yapıştır bölümünde tüm isimlendirdiğimiz listeyi görüyoruz. Bu adları ve hangi hücreleri referans aldığını excelde liste olarak görmek istersek Ad Yapıştır aracındaki Liste Yapıştır butonu ile excelde listeleyebiliriz.

Ad Yapıştır - Liste Yapıştır

Böylece menüde görmek yerine Ad Tanımlama da neler yapmışız daha net görebiliriz.

Seçimden Oluştur – Otomatik Ad Tanımlama

Seçimden Oluştur - Otomatik Ad Tanımlama

Bu anlattıklarımda her ad tanımlama işlemini manuel olarak belirlemiştik. Ancak bazen de ad tanımlama işlemlerini topluca yapma ihtiyacı olduğunda Seçimden Oluştur aracını kullanacağız. Örnekle anlatalım.

Seçimden Oluştur - Otomatik Ad Tanımlama Listesi

Elimizde Aylar ve buna bağlı Kira, Personel ve Akaryakıt verileri yer alsın. Personel verilerini, Kira verilerini ve Akaryakıt verilerini ayrı ayrı ad tanımlamak istiyoruz.

Seçimden Oluştur - Otomatik Ad Tanımlama İşlemi

Bunun yanında da Ocak, Şubat, Mart diye devam eden tüm ayları ayrı ayrı Ad tanımlamak istiyoruz. Bu tablo için 15 defa ayrı ayrı ad tanımlama işlemi yapmış olacağız. Bu çok uzun bir iştir. Bu işlemi yaparsak ta formül yazma işimiz daha da kolaylaşacak. Örneğin =topla(ocak) dediğimizde Ocak ayı verilerini, =topla(personel) dediğimizde de personel verilerini toplamını menü seçme gibi bir dert olmadan yapmış olacağız.

Öncelikle başlıklar dahil tüm tabloyu seçiyoruz. Seçimden Oluştur aracını seçiyoruz.

Seçimden Oluştur - Otomatik Ad Tanımlama - Üst Satır - Sol Sütun Seçimi

Sol Sütunda Aylar, Üst Satırda diğer başlıklar olduğu için Üst Satır ve Sol Sütun seçiyoruz ve Onaylıyoruz. İşlem bu kadar. 15 adımlık işlem tek seferde tanımlanmış oldu.

Ad Yöneticisinden baktığımızda Seçimden Oluştur aracı marifetiyle ile istediğimiz adlar otomatik olarak yaptığımızı görmekteyiz.
Seçimden Oluştur - Otomatik Ad Tanımlama - Ad Yönetici Görünümü

Aynı kontrolü Ad Yapıştır ile de tanımlanan tüm alanları listeleyebiliriz.
Ad Yapıştır ile Tüm Adları Excel listele

Artık tablodaki yatay ve dikey olarak formüllerde isimlendirmeyi rahatlıkla kullanabiliriz. Örneğin
Formülde Ad Kullanımı

Haziran ayını toplamak istediğimde ilgili verilerin seçildiğini,
Formülde Ad Kullanımı-2

Personel verilerini seçtiğimde ise personele ait verilerin seçildiğini görmüş olduk.

Ad Tanımlamanın Kullanıldığı yerler

Ad tanımlama konusunda yukardaki anlatımlarla tamam iyi de birkaç yerde kullanırım başka ne işime yarar diye sorabilirsiniz.

Aslında Ad Tanımlamayı aktif kullanan birisi excelde ustalığa doğru gidiyor demektir. Bu konuları yeri geldiğinde her yazdığım makalede Ad Tanımlama yöntemi ile de ilave olarak anlatmaya çalışacağım. Ancak tüm anlatacaklarımı bu makalede yazmaya kalksam makale bitmeyecek. İnanın. Şimdilik aklıma gelenleri bir liste şekilde yazayım;

  • Veri Doğrulama listeleme kullanılırken Veri Doğrulamada Liste ve Ad yöneticisi iyi bir ikilidir.
  • Düşeyara’da hedef tabloyu seçerken $ İşareti ile sabitlemek yerine Ad Tanımlama çok daha hızlı bir çözümdür.
  • Özet Tablo kullanırken Veri kaynağına isim vererek daha kolay anlaşılmasını sağlayabiliriz.
  • Özet Grafikte verilerin bittiği yere kadar grafiğe dahil etmek için Ad Tanımlama süper bir araçtır.
  • Bir tablo düşünün verileri filtrelediniz. Sıra numaraları da filtreleniyor  ve karmaşık bir sıralama oluyor. Sıra numaraları filtreden sonra yeniden sıralanmasını istemez misiniz?

İşte Ad tanımlama sayesinde böyle sihirli dokunuşlarla daha kaliteli ve nitelikli bir excel kullanımı sağlamış olursunuz.

Biraz daha düşünsem birçok alanda kullanıldığını belirtebilirim. Siz Ad yöneticisinin öneminde ne demek istediğimi gayet iyi anladınız J

Saygılarımla,

Cevap bırakın

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.