Sıralama ve Düzeyli Sıralama – Temel Excel #07

Bu bölümde elimizde yüzlerce veya binlerce satırlık veriler üzerinde yaptığımız işe göre anlamlandıracak sıralama ve gruplama işlemlerine gene DOKUMANISTAN tarzı ile en temelden Sıralama ve Düzeyli Sıralama başlığında Sıralama ve Düzeyli Sıralama konusunu anlatmaya çalışacağım.

 

UYGULAMA DOSYASI : TEMEL-EXCEL-7-SIRALAMA.xlsx

Aslında excel’i kullanan herkes sıralama işlemini bilir. Sıralamadaki örneği verdiğim linki link’den indirerek ekranınızın bir köşesinde excel, diğer köşesinde DOKUMANISTAN okumaya devam edelim.

Örnek Sıralama Tablosu

Elimizde gibi bir veri tablosu olsun. Bu tabloda farklı kategoride sıralamalardan bahsedebiliriz. Şöyle ki verilere dikkat edecek olursak 3 kolonda Metinsel veri tipi, diğer 3 kolonda rakamsal veri tipi son kolonda ise tarihsel veri tipi görülmektedir. Tıpkı önceki konularda bahsettiğimiz gibi Sıralama ve Düzeyli Sıralama veri tiplerine göre sıralamalar veya gruplamalar yaparak veriye anlamlı hale getirebiliriz. Eğer kararlı bir (alt alta aynı tipte veriler) veri tipi yoksa sıralama da istediğimiz verilerden beklenti almamız güç olacaktır. Sıralama yapmaz diyemeyiz. Yine de sıralayacaktır. Ancak önce veri tiplerine göre gruplandırarak sıralayacak, sonra kendi aralarında A’dan Z’ye veya tam tersi sıralama yapar. Tabi veriden bir anlam çıkarmak zor olsa gerek.

Sıralama

Sıralama Butonları

Bir veriyi sıralamak için Veriler üzerinde çalışacağımız için Veri Sekmesine geçiyoruz. Sırala ve Filtre Uygula bölümüne odaklanırsak bir grup butonlar yer almaktadır.  Şimdilik A’dan Z’ye veya Z’den A’ya butonuna göz atalım.
Hangi kolonu sıralamak istiyorsak o kolon içinde konumlanıyoruz. (İlgili kolonun herhangi bir satırından tek bir hücreyi seçiyoruz.) Tablo verimizden örnekle gidersek Marka Sütunu A’dan Z’ye sıralamak istersek Marka sütunun herhangi satırında sadece tek bir hücreyi seçiyoruz. Şekil-3’de üçüncü satırda konumlandık. Sonra Şekil-2’deki AZ butonuna tıkladığımızda Marka kolonuna göre tüm tabloda karşılık gelen verileri de yanında yetirmesi Şekil4’deki gibi sırala özelliğini önemli bir araç kılmaktadır.

Hangi kolon seçili ise o alan seçili olmalı

Kolon seçili olduğunda sıralanmış Hali Sıralama

Verileri Nasıl Bozabiliriz. (Aman Dikkat!…)

Bu bölümde aslında ne yapılırsa veriler birbirine tıpkı iplerin birbirine dolanması gibi artık geri dönülemez bir duruma getirilir onu anlatmaya çalışacağım.
Sıralama bir velinimet ama bunun yanında yanlış bir adım atarsanız (o kadar korkmayın excel hep yanınızda sizi uyarır)  örneğin 1000 satırlık bir verinin birbirine karışmasına yol açabilirsiniz. Bir çok laf ettim. Ama çok basit yukarıda üstüne basarak tek bir hücrede konumlanmalısınız demiştim. Eğer iki veya daha fazla alan seçerseniz excel sadece o seçili yeri sıralama yaptığından sıralamanın velinimeti olan diğer kolonları yanında getirme işlemi yapmıyor. Bu sayede verileri bozmuş oluyoruz. Sırala

Aman dikkat Veri Bozulabilir

Özellikle üstüne basarak tekrar vurgulamak istiyorum. Belirli bir alanı seçerseniz excel sadece seçili alanda sıralama yapacağınızı düşünerek verileri bozmanıza sebep olur.
Tabi excel o kadar da düşüncesiz değil. Kararlı bir tablo (yan yana dizi bloğu) algılarsa ve siz de bir seçim yaparak sıralama yapmak istediğinizde Şekil-6’daki uyarıyı veriyor.

Sıralama Uyarısı Seçimi Genişlet

Tam da bizim hata yaparken “ Seçimi Genişlet” seçili olarak gelerek okumadan (malum çok okumuyoruzJ) direk Enter’a basarsak bile bizi hata yapmaktan kurtarıyor. Seçimi genişlet seçimi seçili alan değil tüm tablo için işlem yapmak istiyorum demiş oluyoruz. Ya diğer “Geçerli seçimle devam et” seçerseniz geçmiş olsun veriler bozulmuş demektir.
Bir diğer seçim veriyi bozma yöntemi ise Şekil-7’deki gibi ilgili kolonun tamamını seçmemiz. Bu durumda da Sıralama Uyarısı gelecektir.

Sıralama Tablosunun Bozulmuş Hali
Seçimi genişlet diyerek bu seçimden kurtularak doğru sıralamayı yapabileceksiniz.

Test Ediniz

Seçim yapmadan önce bir satırı farklı bir renkte boyayınız.

Tablo bozulduğunda renklendirilmiş Örnek

“Geçerli Seçime Devam Et “ seçiniz ve sırala dediğinizde Şekil-8’deki gibi verilerin kaydığını göreceksiniz.

Sıralama Uyarısı Geçerli Seçime Devam Et

Bu bahsettiğim hatalar hepimizin ben de dâhil bir zamanlar yaptığımız klasik yanlışlar. O yüzden böyle bir başlıkla bilgilendirmek istedim. Sıralama ve Düzeyli Sıralama

Düzeyli Sıralama

Yukarda anlatığımız sadece bir kolonu sıralamak içindi. Şimdi ise birden fazla kolonu sıralamadan bahsedeceğiz. Birden fazla derken, kolonlar birbiri ile ilişkili bir sıralama olacak.
Veri Sekmesinden Şekil-10’daki butona tıkladığınızda karşınıza Şekil-11’deki gibi bir ekran gelecek.
Sırala

Not: Yukarıda bahsettiğim kural tablonun içindeki hücrelerden birinde konumlanmamız gerekiyor.

Düzeyli Sıralamada Değerleri A'dan Z'ye sıralama-1

Menüde “Düzey Ekle” Butonunu kullanacağız.
Tablodaki örnekle devam edelim. Ürün Adına göre A’dan Z’ye Sırala sonra da Marka’yı Z’den A’ya göre sırala dersek. Bunun Düzeyli sıralamadaki karşılığı

  • Önce Ürün Adı A’dan Z’ye
  • Düzey Ekle
  • Daha Sonra Marka Z!den A’ya

Düzeyli Sıralamada Değerleri A'dan Z'ye sıralama-2

Sonucu yukarıdaki gibi görülecektir.

Tabloda Z'den A'ya Sıralama

Burada mantık şudur. Önce Ürün Adınız A’dan Z’ye sıralayacak. Daha sonra Aynı isimde olanlar alt alta geldikten sonra Marka kolonunda sadece Ürün Adındaki benzer alanlar arasında Z’den A’ya sıralama yapacaktır.
Şekil-13 tablosunda Ürün adında birbirine benzeyen Computer verisini incelediğimizde Marka kolonu I Harfinden C harfine doğru sıralandığını yani Z’den A’ya sıraladığını görmektesiniz.

Biçimsel Sıralama Koşulları

Sıralama işlemini hep veriler üzerinden anlattık. Ancak sadece veriler değil biçimleri üzerinden de sıralama yapılabilmektedir. Sıralama koşullarına gelmeden önce Şekil-14’de görüldüğü üzere Sıralama koşulunu Değerler’den değiştirdiğimizde diğer seçenekler biçim üzerinedir. Düzen Sekmesi’de seçilen kolonda hangi renkler varsa o renkler belirecektir. Örneğin Şekil-14’de Marka kolonunda Pembe, Yeşil, Sarı renkler tespit etmiş. Hemen sağ kısmında ise Üstte ve Altta seçenekleri vardır.

Renge Göre Düzeyli Sıralama

Sıralama koşullarında biçimsel sıralama da sadece belirttiğiniz biçime uyan satırları ya en üstte gruplayacak ya da en altta. Bunun dışında sıralama biçime göre yapması da mantıksız olur takdir ederseniz.

Diğer Biçimsel sıralama koşulları ise
Yazı Yipi Rengi : Adından da anlaşılacağı gibi Yazının rengine göre üste ve alta sıralayacaktır.
Hücre Simgesi : Genelde koşullu biçimlendirme de gördüğümüz biçim türlerine göre sıralama yapmak için kullanılır.

Düzeyli Sıralama Butonları

Şimdi gelelim Düzeyli Sıralamanın diğer tuşlarının ne işe yaradığına;

Düzeyli Sıralama Butonları

  • Düzey Ekle : Yukarda anlattığımız gibi Her Düzey ekle’de Yeni bir “Daha Sonra” açılır. Bu şekilde her bir kolonu düzeyli sıralamaya dahil etmiş olursunuz.
  • Düzey Sil : Eklenen Düzeyleri Silmek için Kullanılır.
  • Düzeyi Kopyala : Oluşturulan bir düzeyi aynı özelliklerle sıralamış olursunuz
  • Aşağı – Yukarı Tuşlar : Sıralamanın düzeyini değiştirir. Sıralamanın düzeyini değiştirir. Yukardaki örnekle anlatacak olursak Önce ürün Adı sonra Marka sıralaması ile Önce Marka sonra Ürün Adı şeklinde değiştirmenize yarar. En çok kullanacağınız butonlardır.
  • Verilerimde Üst Bilgi Var : Bu checbox gözden kaçmamalıdır. Eğer sıralama yapacağımız alanda başlık yoksa seçim kaldırılır. Eğer başlıklı ise seçili olmalıdır. Hiç müdahale etmezseniz seçili olarak gelecektir. Başlıksız veride seçili olursa ilk satırı yani ilk veriyi otomatik başlık olacak alacağından sıralamaya dahil etmeyecektir.

 

4 Yorumlar

Cevap bırakın

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.