DOKUMANISTAN.COM
|| İÇERİK

Sıralama ve Düzeyli Sıralama

Excelde Sıralama ve Düzeyli Sıralama
|| İÇERİK

Bu bölümde elimizde yüzlerce veya binlerce satırlık veriler üzerinde yaptığımız işe göre anlamlandıracak sıralama ve gruplama işlemlerine gene DOKUMANISTAN tarzı ile en temelden Sıralama ve Düzeyli Sıralama başlığında Sıralama ve Düzeyli Sıralama konusunu anlatmaya çalışacağım.

Aslında excel’i kullanan herkes sıralama işlemini bilir. Sıralamadaki örneği verdiğim linki link’den indirerek ekranınızın bir köşesinde excel, diğer köşesinde DOKUMANISTAN okumaya devam edelim.

Örnek Sıralama Tablosu

Elimizde gibi bir veri tablosu olsun. Bu tabloda farklı kategoride sıralamalardan bahsedebiliriz. Şöyle ki verilere dikkat edecek olursak 3 kolonda Metinsel veri tipi, diğer 3 kolonda rakamsal veri tipi son kolonda ise tarihsel veri tipi görülmektedir. Tıpkı önceki konularda bahsettiğimiz gibi Sıralama ve Düzeyli Sıralama veri tiplerine göre sıralamalar veya gruplamalar yaparak veriye anlamlı hale getirebiliriz. Eğer kararlı bir (alt alta aynı tipte veriler) veri tipi yoksa sıralama da istediğimiz verilerden beklenti almamız güç olacaktır. Sıralama yapmaz diyemeyiz. Yine de sıralayacaktır. Ancak önce veri tiplerine göre gruplandırarak sıralayacak, sonra kendi aralarında A’dan Z’ye veya tam tersi sıralama yapar. Tabi veriden bir anlam çıkarmak zor olsa gerek.

Sıralama

Sıralama Butonları

Bir veriyi sıralamak için Veriler üzerinde çalışacağımız için Veri Sekmesine geçiyoruz. Sırala ve Filtre Uygula bölümüne odaklanırsak bir grup butonlar yer almaktadır.  Şimdilik A’dan Z’ye veya Z’den A’ya butonuna göz atalım.
Hangi kolonu sıralamak istiyorsak o kolon içinde konumlanıyoruz. (İlgili kolonun herhangi bir satırından tek bir hücreyi seçiyoruz.) Tablo verimizden örnekle gidersek Marka Sütunu A’dan Z’ye sıralamak istersek Marka sütunun herhangi satırında sadece tek bir hücreyi seçiyoruz. aşağıdaki gibi üçüncü satırda konumlandık.

Hangi kolon seçili ise o alan seçili olmalı

Sonra AZ butonuna tıkladığımızda Marka kolonuna göre tüm tabloda karşılık gelen verileri de yanında getirmesi sırala özelliğini önemli bir araç kılmaktadır.

Kolon seçili olduğunda sıralanmış Hali Sıralama

Verileri Nasıl Bozabiliriz. (Aman Dikkat!…)

Bu bölümde aslında ne yapılırsa veriler birbirine tıpkı iplerin birbirine dolanması gibi artık geri dönülemez bir duruma getirilir onu anlatmaya çalışacağım.
Sıralama bir velinimet ama bunun yanında yanlış bir adım atarsanız (o kadar korkmayın excel hep yanınızda sizi uyarır)  örneğin 1000 satırlık bir verinin birbirine karışmasına yol açabilirsiniz. Bir çok laf ettim. Ama çok basit yukarıda üstüne basarak tek bir hücrede konumlanmak gerekmektedir. Eğer iki veya daha fazla alan seçerseniz excel sadece o seçili yeri sıralama yaptığından sıralamanın velinimeti olan diğer kolonları yanında getirme işlemi yapmıyor. Bu sayede verileri bozmuş oluyoruz.

Aman dikkat Veri Bozulabilir

Özellikle üstüne basarak tekrar vurgulamak istiyorum. Belirli bir alanı seçerseniz excel sadece seçili alanda sıralama yapacağınızı düşünerek verileri bozmanıza sebep olur.
Tabi excel o kadar da düşüncesiz değil. Kararlı bir tablo (yan yana dizi bloğu) algılarsa ve siz de bir seçim yaparak sıralama yapmak istediğinizde aşağıdaki şekilde uyarıyı verir..

Sıralama Uyarısı Seçimi Genişlet

Tam da bizim hata yaparken “ Seçimi Genişlet” seçili olarak gelerek okumadan (malum çok okumuyoruz!..) direk Enter’a basarsak bile bizi hata yapmaktan kurtarıyor. Seçimi genişlet seçimi seçili alan değil tüm tablo için işlem yapmak istiyorum demiş oluyoruz. Ya diğer “Geçerli seçimle devam et” seçerseniz geçmiş olsun veriler bozulmuş demektir.
Bir diğer seçim veriyi bozma yöntemi ise aşağıdaki gibi ilgili kolonun tamamını seçmemiz. Bu durumda da Sıralama Uyarısı gelecektir.

Sıralama Tablosunun Bozulmuş Hali
Seçimi genişlet diyerek bu seçimden kurtularak doğru sıralamayı yapabileceksiniz.

Test Ediniz

Seçim yapmadan önce bir satırı farklı bir renkte boyayınız.

Tablo bozulduğunda renklendirilmiş Örnek

“Geçerli Seçime Devam Et “ seçiniz ve sırala dediğinizde yukarıdaki gibi verilerin kaydığını göreceksiniz.

Sıralama Uyarısı Geçerli Seçime Devam Et

Bu bahsettiğim hatalar hepimizin ben de dâhil bir zamanlar yaptığımız klasik yanlışlar. O yüzden böyle bir başlıkla bilgilendirmek istedim. Sıralama ve Düzeyli Sıralama

Düzeyli Sıralama

Yukarıda anlattığımız sadece bir kolonu sıralamak içindi. Şimdi ise birden fazla kolonu nasıl sıralanacağından bahsedeceğiz. Birden fazla derken, kolonlar birbiri ile ilişkili bir sıralama olacak.

Veri Sekmesinden aşağıdaki butona tıkladığınızda karşınıza seviyelendirme yapabileceğiniz bir ekran gelecek.

Not: Yukarıda bahsettiğim kural tablonun içindeki hücrelerden birinde konumlanmamız gerekiyor.

Düzeyli Sıralamada Değerleri A'dan Z'ye sıralama-1

Menüde “Düzey Ekle” Butonunu kullanacağız.
Tablodaki örnekle devam edelim. Ürün Adına göre A’dan Z’ye Sırala sonra da Marka’yı Z’den A’ya göre sırala dersek. Bunun Düzeyli sıralamadaki karşılığı

  • Önce Ürün Adı A’dan Z’ye
  • Düzey Ekle
  • Daha Sonra Marka Z!den A’ya

Düzeyli Sıralamada Değerleri A'dan Z'ye sıralama-2

Sonucu yukarıdaki gibi görülecektir.

Tabloda Z'den A'ya Sıralama

Burada mantık şudur. Önce Ürün Adınız A’dan Z’ye sıralayacak. Daha sonra Aynı isimde olanlar alt alta geldikten sonra Marka kolonunda sadece Ürün Adındaki benzer alanlar arasında Z’den A’ya sıralama yapacaktır.
Yukardaki tabloda Ürün adında birbirine benzeyen Computer verisini incelediğimizde Marka kolonu I Harfinden C harfine doğru sıralandığını yani Z’den A’ya sıraladığını görmektesiniz.

Biçimsel Sıralama Koşulları

Sıralama işlemini hep veriler üzerinden anlattık. Ancak sadece veriler değil biçimleri üzerinden de sıralama yapılabilmektedir. Sıralama koşullarına gelmeden önce aşağıda görüldüğü üzere Sıralama koşulunu Değerler’den değiştirdiğimizde diğer seçenekler biçim üzerinedir. Düzen Sekmesi’de seçilen kolonda hangi renkler varsa o renkler belirecektir. Örneğin aşağıda Marka kolonunda Pembe, Yeşil, Sarı renkler tespit etmiş. Hemen sağ kısmında ise Üstte ve Altta seçenekleri vardır.

Renge Göre Düzeyli Sıralama

Sıralama koşullarında biçimsel sıralama da sadece belirttiğiniz biçime uyan satırları ya en üstte gruplayacak ya da en altta. Bunun dışında sıralama biçime göre yapması da mantıksız olur takdir ederseniz.

Diğer Biçimsel sıralama koşulları ise
Yazı Yipi Rengi : Adından da anlaşılacağı gibi Yazının rengine göre üste ve alta sıralayacaktır.
Hücre Simgesi : Genelde de gördüğümüz biçim türlerine göre sıralama yapmak için kullanılır.

Düzeyli Sıralama Butonları

Şimdi gelelim Düzeyli Sıralamanın diğer tuşlarının ne işe yaradığına;

Düzeyli Sıralama Butonları

  • Düzey Ekle : Yukarıda anlattığımız gibi Her Düzey ekle’de Yeni bir “Daha Sonra” açılır. Bu şekilde her bir kolonu düzeyli sıralamaya dahil etmiş olursunuz.
  • Düzey Sil : Eklenen Düzeyleri Silmek için Kullanılır.
  • Düzeyi Kopyala : Oluşturulan bir düzeyi aynı özelliklerle sıralamış olursunuz
  • Aşağı – Yukarı Tuşlar : Sıralamanın düzeyini değiştirir. Sıralamanın düzeyini değiştirir. Yukarıdaki örnekle anlatacak olursak Önce ürün Adı sonra Marka sıralaması ile Önce Marka sonra Ürün Adı şeklinde değiştirmenize yarar. En çok kullanacağınız butonlardır.
  • Verilerde Üst Bilgi Var : Bu checkbox gözden kaçmamalıdır. Eğer sıralama yapacağımız alanda başlık yoksa seçim kaldırılır. Eğer başlıklı ise seçili olmalıdır. Hiç müdahale etmezseniz seçili olarak gelecektir. Başlıksız veride seçili olursa ilk satırı yani ilk veriyi otomatik başlık olacak alacağından sıralamaya dahil etmeyecektir.
Excel Dosya Download Makalede kullandığımız çalışma kitabını buradan indirebilirsiniz.

Özel Liste ile artık aynı şeyleri tekrar tekrar yazmaya gerek kalmayacak.

Mustafa ÇETİN
Mustafa ÇETİN

Yorumlar - Sıralama ve Düzeyli Sıralama için

26 thoughts on “Sıralama ve Düzeyli Sıralama”

    1. Mustafa ÇETİN

      Merhaba Süleyman Bey, Sorunuzu buradan sorabilirsiniz. Elimden geldiğince yardımcı olmaya çalışırım. Selamlar.

  1. Merhaba mesela bir kitapcida ben karisik yazilmis kitaplari yazarina gore siralamak istersem hangi yolu takip etmem gerekir

    1. Mustafa ÇETİN

      Temel sıralama zaten A dan Z’ye veya Z’den A’ya sıralayacaktır. Kitap ismi bir kolonda Yazar ismi ayrı bir kolonda ise Yazar kolonunun herhangi bir alanında konumlanmanız yani herhangi bir hücresinde bulunmanız yeterli. Veri Sekmesinden A’dan Z’ye seçmeniz yeterli. Başlangıç harflerine göre sıralayacaktır.
      Karaşıktan kastınız Kitap ismi ve Yazar aynı hürede ise Veri Sekmesinden Metni Sütunlara Dönüştür işlevi ile iki ayrı hücreye ayırabilirsiniz.
      Sorunu anladığım kadarıyla cevaplamaya çalıştım. Cevap alamadıysanız soruyu biraz daha açarsanız yardımcı olmaya çalışayım
      Selamlar.

  2. Merhaba, ben tez calismam icin girecegim veriler altisarli sekilde artmasi gerekiyor bunu excel dosyasina girmenin kolay bir yolu var midir? Tesekkurler…
    1
    1
    1
    2
    2
    2
    3
    3
    3
    .
    .
    .

  3. Merhaba 5 basamaklı sayıları sıralamak isterken basamak sayılarını dikkate alarak sıralayan excelde nasıl bir yol izlemem gerekir.
    Örneğin
    2016/11411
    2016/11418
    2016/116
    2016/118
    2016/119
    2016/12
    2016/122
    2016/123
    2016/125
    2016/132
    2016/13431 burada olduğu gibi 116, 118 , 119 gibi sayılar üstte olması gerekirken basamak sayısına göre aldığından 11411 sayısını küçük olarak algılıyor.
    Bunu düzeltmenin yolu var mı ? teşekkürler

      1. Mustafa Bey iyi günler,
        22 Ocak 2020’de “Hüseyin” rumuzu ile sorulmuş yukarıdaki sorunun cevabını yönlendirmiş olduğunuz linkte bulamadım. Aynı sorunla karşı karşıya kaldım. Yardımcı olursanız sevinirim. Teşekkürler, iyi çalışmalar…

  4. hocam meraba benim oyrenmik istediyim diyelim ki boyle tablomuz var
    isim firma tutar
    ilqar firma -1 100
    ilqar firma-2 75
    ceyhun firma -3 67
    murad firma 1 75 olusturmaq istediyim tablo

    firma1 firma 2 firma3
    ilqar 100 75 –
    murad 50 45
    ceyhun – – 67
    seyhun – – –

  5. Merhabalar; elimde mekik sayıları ölçülmüş öğrenciler var ;
    Ayşe 10
    Ahmet 9
    Mehmet 12
    Ali 5
    Fatma 8
    bunları büyükten küçüğe sılaradıktan sonra başka bi hücrede de sıralamalarını oluşturmak istiyorum.

    Ayşe 2.
    Mehmet 1.
    Ahmet 3.
    Fatma 4.
    Ali 5. Gibi. Aynı dereceyi yapmış kişiler aynı sıralamada olmalı. Nasıl yapabilirim yardımcı olur musunuz ?

    1. Merhabalar;
      Önce Mekik sayılarını A’dan Z’ye sıralayın. Daha sonra KAÇINCI Fonksiyonunu kullanarak yapabilirsiniz.
      En üstte birinci ve sıralama sona doğru gideceği için İlk sıradaki’de KAÇINCI 1 diyecek ve alta doğru sayı artarak devam edecek.
      =KAÇINCI(A1;$A$1:$A$5;0)&”. nci”

      &”. nci” ise yanına istediğiniz karakterini yazabilirsiniz.
      Selamlar.

  6. Merhaba
    Aşağıdaki bir tablo var sipariş numarası en küçük olan ölçüyü en başta olacak örnek “A” ölçüsü sonra “A” ölçülerini ipariş numarasına göre sıralayacak.
    sonra en küçük sipariş numarasındaki ölçü ne ise onları alt altta gibi bir sıralama şansımız var mıdır.

    sip no ölçü
    1 A
    2 B
    3 A
    4 B
    5 C
    6 B
    7 D
    8 B
    9 E

    1. Merhabalar;
      Bunu yapmak için İki düzeyli Sıralama yapabilirsiniz. Veri içerisindeyken Veri Sekmesinden Sırala ve Filte Uygula bölümündeki ZA | AZ tıklayın. Bu alanda iki düzeyli sıralama yapıyoruz.
      Düzey Ekle seçin ve İlk Sıralama Ölçüsü sizin belirttiğiniz Ölçü alanı Düzen kısmından ise A’dan Z’ye seçin

      Tekrar Düzey Ekle Seçin Burda da Sipariş No alanını seçin
      Tamam Dedikten sonra aşağıdaki şekilde bir sıralama olacaktır.

      Sip.No – Ölçü
      1 – – – A
      3 – – – A
      2 – – – B
      4 – – – B
      6 – – – B
      8 – – – B
      5 – – – C
      7 – – – D
      9 – – – E

  7. Merhaba. a sutunun a veri girdikçe b sutunun da bulunan 3 kişiye sıra ile dağıtım yapmak istiyorum buna ilişkin formül varmıdır?
    A B
    FİRMA1 AYŞE 2
    FİRMA2 VELİ 1
    FİRMA3 OSMAN 1
    FİRMA4

  8. merhaba , benim excelde bir tablom var.
    A sütununda 100 bin satır kodlar var. Şöyle ki ;
    1.satırda 1000
    2.satırda 1000
    3.satırda 3000
    4.satırda 3000
    5.satırda 3000
    6.satırda 7200
    7.satırda 7200

    gibi her satırda 5-6 adet aynı değer gibi. Ben bu değerlerin yanına sıra no eklemek istiyorum.
    Mesela ;

    1.satırda yazan 1000 yerine toplamda 1000 değerinden 2 adet olduğu için 1000-1 ,
    2.satıra 1000-2
    3.satıra 3000-1
    4.satıra 3000-2 gibi
    umarım anlatabilmişimdir.
    Teşekkürler

    1. Anladığım kadarıyla normal sıralama istemiyorsunuz. Örnekten anladığım her sayıdan kaç tane varsa o kadar mı istiyorsunuz.
      Onu için EĞERSAY fonksiyonunu denediniz mi?

  9. Merhaba, tablomda formülle getirdiğim işlem içeren verilerim var ve çoketopla formülü duruyor, sıralama yaptığımda sayıları sıralarken bağlı olduğu ifade bambaşka sıralanıyor. yani ilgili satır kayıyor. bulunduğu satırı ıle gelmesını ısterken ıfade atıyor.

    Formül varken sıralamayı nasıl yapabılırım

  10. mustafa bey yukarıda anlattığınız gibi bir taabloda sıralama yaparken geçerli seçimle devam et seçeneğini seçip tabloyu bozduysak kurtarma gibi bir durum söz konusu mudur? yoksa tabloyu baştan mı girmemiz gerekecek? daha önce aynı hatayı yaptığınızı yazzmıştınız siz nasıl halletmiştiniz?

    1. Office Sürümünüze göre farklılık gösterebilir. Office 365’de ve One Drive uygulamalarında sürüm geçmişi diye bir özellik aktif oluyor. One Drive’a web üzerinden girildiğinde sürüm geçmişi var. Office Uygulamanıza da bir bakın böyle sürüm geçmişi özelliği aktifse önceki haline erişebilirsiniz.
      Ancak Sürüm Geçmişi aktif değilse Office bir veri değişikliği olarak algılayacağından eski haline geçmek bildiğim kadarıyla zor olacaktır.

  11. Merhabalar;
    897 25 552 89 79 894
    6548 289 265 38 88 gibi sayılarım var. bunları nasıl sıralatabilirim. şu şekile getirebilmek için.
    25 38 79 88 89 265
    289 552 894 897 6548 (yani önce ilk satır küçükten büyüğe, ikinci satır da ilk satırın devamı niteliğinde küçükten büyüğe). Umarım anlatabildim. Teşekkür ederim.

    1. Merhabalar,
      Sayılar belirttiğiniz gibi yan yana 897 25 552 89 79 894 şekilde ise önce alt alta yapmak gerekir. Bunun için 1. Adımda Veri Sekmesinde Metni Sütunlara dönüştür ile yan yana sütunlar sağlanır. İkinci adımda da yan yana aynı hücrerlerdeki verileri seçip ayrı hücreye sağ tuş “İşlemi Tersine Çevir” yeni ofis sürümünde “Devrik Dönüşüm” alanını seçerek sayılar alt alta sağlayabilirsiniz.
      Son adım da garanti olması açısından boşluklar olabilir sayıya çevilmemiş olabilir SAYIYAÇEVİR() fonksiyonu ile e sayıya çevirmekte fayda var.
      Bu işlemlerden sonra rutin sıralama yapabilirsiniz. Selamlar.

Yorum bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.