Ben de dahil excel’de en çok korktuğum formülde hiçbir hata vermeyip gizlice yanlış sonuçlar veren, normal görünen formüllerdir. Formülün doğru sonuç verdiğini zannederiz bir de o verilere göre şirketiniz aksiyon alırsa.
Örneğin bütçe hesaplamasını sizin hesapladığınız formüle göre ödeme yaptıklarını düşünün. Ne kadar tehlikeli bir durum değil mi? Benim Excel eğitimime katılanlar iyi bilirler. Eğitimin büyük bir çoğunluğunda bu hatalara karşı alınacak Tedbirler değiniyorum.
Gözünüzü bu kadar korkutmak istemem. Ama çalışırken alışkanlık haline getirmenizi tavsiye ettiğim bu makaledeki maddeler size yaptığınız işte hataları en aza indirmenizi sağlayacaktır.
Şimdi gelin formül yazmadan önce neleri kontrol edeceğimizi madde madde görelim.
Veri Tipi Kontrolü Yapın
Veri Tipinin ne olduğunu kontrol edin. Eğer sayısal bir listede formül yapacaksanız verilerin sayı olduğuna emin olmalısınız.
Bunun için sayısal ifadenin hemen yanına ESAYIYSA Fonksiyonunu kullanın ve sonucun DOĞRU çıktığına emin olun. Aynı şekilde Metinde de EMETİNSE Fonksiyonu kullanabilirsiniz.
Benim tavsiyem başkasının kullandığı bir Excel ile çalışmayın. Kötü Sürprizlerle karşılaşabilirsiniz. Sayının Metin olması, boş hücrenin biçiminin amaca uygun olmayan şekilde değiştirilmesi vs. Bir excel ile çalışacaksanız ilk yapmanız gereken Biçimden arındırma (Giriş – Düzenleme – Biçimleri Temizle) işlemi yapın.
Böylece Veri Tipleri tam yerine yani sayısal değerler sağa yaslı, metinsel değerler sola yaslı olacak şekilde yerli yerine gelir. Size göz ucu ile hatalı verileri görmüş olursunuz.
Verideki Boşlukları Kontrol ederek Tedbirler Alın
Veri Tipi doğru olsa dahi hücre içindeki veride boşluk olabilir. Bunu biçimleri arındırsak dahi göremeyiz. Boşluklar gözle görünmeyeceği için de risklidir. Bu sebeple verilerde boşluk yok demeyin. Tavsiyeme kulak verin.
Örneğin DÜŞEYARA gibi işlemde boşluktan dolayı veriler eşleşmeyecektir. Çok tehlikeli bir durum. Eşleşecek alan boşluktan dolayı #YOK görülecek. Bu sebeple formül yazmadan önce KIRP Fonksiyonu uygulayın.
Bu formülden çıkan sonuçları Kopyala – Değerlerini Yapıştır yaparak (Formülden Arındırarak) kullanın. Böylece veride boşluk şüphesini bertaraf etmiş olacağız.
Parantezlere Dikkat ederek Tedbirler Alın
Eğer iç içe formüller yazıyorsanız açtığınız parantezin kapattığınızdan emin olun. Tavsiyem Modüler formül yazmanız. Şöyle ki bir hücrede uzunca formül yazmak yerine her bir formülü ayrı bir hücrede yapıp gizleyin. Diğer bir ifade ile başkası formülünüze baktığında kolaylıkla anlayabilecek şekilde formül yazın.
Çünkü formülü sizde yazdıktan bir süre sonra siz de unutacaksınız. Bana gelen bir soruda iç içe Eğer formülü yazılmış ve sorunu bulamamış. Bu formülü alıp Word’e yapıştırdım. Formül bir buçuk sayfa tuttu. İlk baktığım parantezlerdi. Ben Word’de formülü anlamaya çalışırken formülü yazan kişi sorununu kendi buldu.
Formülleri Modüler Yazın
Formülü modüler yazmadığı için bir süre sonra kendi de çözemez hale gelmişti. Üşenmeyin!. Her bir formülü ayrı bir hücreye yazın ve çıkan sonucu referans gösterin. Bu işleme yazılım dilinde Nesne Yönelimli Programlama (Object Oriented Programming) denir.
Excelde bir programlama işlemi olduğuna göre Excel’de de Nesne Yönelimli Formül yazmak gerektiğine inanıyorum. Böylece hatalarla daha az karşılaşırsınız.
Formüllerde Boşluk Olmaz
İster tek bir formül, ister uzunca formül yazın asla ama asla formüller arası boşluk olamaz. ( Çift tırnak içi hariç ). Eğer olursa hata alırsınız.
Metinsel İfadeleri Çift Tırnak içinde Yazdığınıza Emin Olun
Formüllerde bir verinin Metinsel olduğunu belirtmek için Çift Tırnak kullanırız ve içinde boşluk olabilir. Bazen çift tırnak yerine iki tane tek tırnak yazılabiliyor. Bu da formülde hata veriyor.
Metinsel ifadelerde klavyede tab tuşunun hemen üstündeki Çift Tırnak tuşu kullanılmalıdır. Genelde Çift tırnak klavyede aşağıdaki konumdadır.
